電話で面接を申し込みたい！失敗しない企業への電話のかけ方7STEP

企業への電話を緊張しないためには？

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就活の面接日程に関することで企業へ電話するときは、自分の将来が影響するので緊張感があります。もしくは「丁寧に応対しなければいけない」という日常ではあまりない思いが強い緊張となりがちです。

就活中の面接日程に関する疑問があって企業へ電話をする際は、メールと違って緊張感があるのは当然ですが、事前に聞くことをメモにまとめてから電話することにより、緊張が緩和します。

電話をかける前に練習する

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企業へ電話する前に聞きたいことをメモに箇条書きで記し、会話の練習もしておきます。その際は実際に声に出して練習しましょう。

初めて企業へ電話かけるときには必ずメモに要件を記し、発声しながら違和感がない話し方・受け方であるかを確認しておきます。

面接の日程を確認したい場合には丁寧な言葉を選んで失礼のないように応対し、途中で緊張感が増してしまった場合でもメモを見て整理しながら対話しましょう。

面接の日程調整の時に確認すること6つ

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企業が行う面接の日程調整をする際には6つの確認すべき点があるので、間違えないように把握しておきましょう。

電話を企業へかけて面接日程の調整をしたい場合には、いつでもスムーズに完了できるように事前に把握しておくとよい項目があります。担当者に失礼のないように事前に確認しておくとよいでしょう。

面接の日程調整の時に確認すること1：面接日時

企業に面接日の調整を依頼するときは、複数の日時を伝えます。1つの日時予定では、もし企業側がNGだったときに再検討したり電話をかけ直したりする必要が出てきます。

企業は多数の志願者に対応するため、何度も電話対応することは避けたいものです。複数の希望日時を用意してから、企業へ電話をかけましょう。

面接の日程調整の時に確認すること2：面接会場

最寄りの駅名と出口、会場の住所を確認し、最悪のケースを考えて当日つながる連絡先も聞いておきましょう。面接日程の変更時に会場についての再確認をするときには、聞き漏れのないように情報を得ておくと安心です。

当日、事故や災害によって公共の交通機関が不通となることもあるため、緊急の連絡先も聞いておき、万が一に備えられるようにしておくとよいでしょう。

面接の日程調整の時に確認すること3：担当者の名前

面接の日程変更する際は、電話で話した担当者の名前を控えておきます。企業側は日程どおりに大勢の志願者を面接するため、場合によっては変更内容を取り違えて当日を迎えてしまうことも起こり得ます。

間違いがあった際に担当者の名前を把握しておけば、改めて電話をかけて確認しやすいです。担当者の名前がわからない場合、性別しか判断材料がないことも多いので必ず聞いておきましょう。

面接の日程調整の時に確認すること4：必要書類

会場へ持参していく書類があるかを、面接日程を変更した際に担当者に確認します。転職時やアルバイト勤務でも同じですが、日程変更によって持参する書類に変更がないかを企業の担当者に聞いておくと最善です。

担当者も伝え忘れることがあるため、電話で面接日程の変更を依頼するときは、用意する書類に変更が生じるかをしっかりと確認しておきましょう。

面接の日程調整の時に確認すること5：当日に必要な持ち物

面接日程の変更を電話でお願いする際、当日に必要な持ち物の確認をしておきます。書類以外にも必須となる持ち物があれば、事前に確認を済ませておくといいでしょう。面接日程の変更によって、持ち物が増える可能性もあるため確認しておきます。

当日、忘れてしまって面接を受けられなくなるという最悪のパターンを回避するためにも、事前に把握しておきましょう。

面接の日程調整の時に確認すること6：おおよその終了時刻

開始時刻は事前に案内されていることが多いため、終了時刻の目安を聞いておくと、面接時間が何分ほどなのかを把握しておけます。

1人あたり何分ほどの面接が実施されているのかを把握することで、用意しておく質問も変わってくるため、面接の終了時刻は必要な情報でしょう。

失敗しない企業への電話のかけ方7STEP

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企業へ電話をするときに行う、7段階のステップを見ていきますので流れを把握しておきましょう。

面接に関して企業に問い合わせたり、変更事項が生じたりするときには、7段階のステップを踏んで電話をかけます。聞き忘れや伝え忘れがないように準備をしておけば失敗しないで済むでしょう。

企業への電話のかけ方1：落ち着いて電話できる場所を探す

慌ただしい状況のなかで企業へ電話してしまうと、要件をすべて伝えられず話した内容を聞き逃してしまうこともあるため、落ち着いた環境で電話しましょう。

人が大勢いる場所で企業へ電話するのは落ち着かないためNGです。相手の話がしっかりと聞き取れる場所で電話をしましょう。

駅や交通量が多い場所で電話すると先方の声が聞き取りにくく、何度も聞き返さなければ理解できず失礼になります。

企業への電話のかけ方2：メモ帳の準備をする

受け取る情報量が多いこともあるため、必ず筆記用具を準備してから企業へ電話をかけましょう。思っている以上に多い情報を伝達されるケースも多く、メモとペンの用意は重要です。

話を覚えておこうとしても人間の記憶力はあいまいになることが多く、自分だけの感覚で内容を解釈しかねません。何度も電話をすることは失礼にあたるため、企業へ電話をかけるときは筆記用具を手元に置いたうえで通話しましょう。

企業への電話のかけ方3：企業の迷惑にならない時間に電話をかける

企業で働く人々は仕事中だったり休憩中だったりしますので、電話の応対が迷惑となる時間帯を避けて連絡しましょう。

9時から17時までが一般的な企業の就業時間ですので、10時前後や14時前後、もしくは16時前後に電話をするのがベターです。

昼休憩が12時～13時までで15時に休憩を入れる企業もあるため、緊急時以外は先方が電話対応しやすいと思われる時間帯に電話をかけましょう。

企業への電話のかけ方4：自分の名前を伝えて面接担当者に繋いでもらう

面接に関して用事があり企業へ電話するときには、自分の名前を伝えるとよいでしょう。

「私、□□の件でお世話になる〇〇と申しますが、△△様はいらっしゃるでしょうか。」といった内容で企業に電話かけるとスムーズです。

企業は多くの志願者を対応しているため、用件と自分の名前を伝えることで取次いでくれる人も面接担当者へ伝達しやすくなります。

保留中も気を抜かない

昨今は防犯目的で通話中の会話を録音している企業が多いため、保留中に余計な話や雑音が生じるエリアでの通話は控えましょう。

企業によっては、面接担当者に取り次ぐまで数分かかることもあります。長く感じる時間ですが、無駄な言葉を発したり、騒音が生じたりすることのないように配慮したうえで企業へ電話をかけ、気を抜かずに話せる準備をしておきます。

企業への電話のかけ方5：面接担当者に要件を伝える

「御社で面接を受けさせていただきますが、〇〇について伺っておきたいと思いお電話いたしました」といった端的な内容で電話をかけるとよいです。

初めての面接では疑問が生じることが多いため、事前に電話確認したいことがある際は丁寧な言葉で担当者に伝えたり聞いたりしてみましょう。

相手の言葉を復唱して間違いを防ぐ

先方が話した内容を確認するためにも、復唱して双方で聞き違いを防ぎます。

重要な要件で電話をするときには、要点ごとに復唱しながらメモをとっておくと最善です。記憶しただけでは、解釈が異なり誤った捉え方をしたまま電話を切ってしまうこともあるため、聞いた要点を復唱し、お互いに間違いが起こらないように留意して通話しましょう。

面接担当者が不在だった時

「いつ頃かけ直すとご都合がよろしいか、お分かりになるでしょうか」と聞いて再度電話をかける意思を企業へ伝え、面接担当者と話せるおおむねの日時を把握しておきます。

不在時に何度かけても話は進みませんので、面接担当者が社内にいる日時を聞いておき、そのタイミングに合わせて電話を再度かけます。最後に「それでは〇月〇日の〇時頃かけ直します」と伝えて電話を切りましょう。

企業への電話のかけ方6：お礼を述べる

面接担当者に要件を伝えたり伺ったりして先方の時間を割いてもらったため、お礼を言って電話を切りましょう。

面接担当者は電話専門の担当ではありませんので、志願者からの電話は1つの業務でもあります。忙しい中、手を止めて応対してもらっているため、お礼を述べてから電話を切るのがマナーです。

企業への電話のかけ方7：相手が電話を切ってから切る

電話を切る際に受話器を置く音が不快と感じる人は少なくありませんし「用件だけ伝えて先に電話を切る」という行動がマナーに反するため、先方が電話を切ったあとに電話を切ります。

他人の家に急に押しかけて自分の都合でいきなり帰ることと同じです。とくに親しい間柄であれば問題ないですが、面接を受ける企業とのやりとりですので他人の家へ急に押しかけるようなものです。そのため、電話をかけた側が後に切りましょう。

企業へ折り返しの電話をかける時のポイント4つ

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かかってきた電話に出られず企業側へ折り返して電話するときには、4つのポイントがあるのでおさえておきましょう。

面接に関することや、それ以外で企業から電話がかかってくるパターンもあります。どうしても電話に出られなかった場合、折り返す時のポイントを理解しておくと面接もスムーズに行えるでしょう。

折り返しの電話をかける時のポイント1：再度電話がかかってくるのを待たない

電話をもらったとき対応できなかった場合に、再度かけてくるのを待つのは先方の手間になり、マナーにも反します。

面接や就職でお世話になる企業ですので、かかってきたとき対応できない状況だったとしても、待機はNGです。着信に気が付いたら迷惑にならない時間帯に、自分から電話をして用件を聞いてみましょう。

折り返しの電話をかける時のポイント2：なるべく24時間以内にかけなおす

企業からの電話に対応できなかったときは、24時間以内にかけなおしましょう。電話応対が不可な場合でも、翌日までに折り返すことで先方の業務が滞らずに済みます。

企業の担当者は複数の志願者へ電話連絡をすることもあり、すべて済んでいれば他の業務に取りかかれます。ですが、数日経過しても完了しない連絡事項があると、業務に支障が出かねませんので、なるべく24時間以内にかけなおしましょう。

折り返しの電話をかける時のポイント3：電話に出られなかったお詫びを伝える

かけてもらった電話に対応できなかったお詫びをするのは、社会人としてのマナーです。

どうしても応対できなかった電話に折り返す際は、まず一言「先程いただいたお電話に出られずに申し訳ありませんでした」というお詫びを述べます。「電話をしたのに何も挨拶がない」と思う担当者もいるでしょうから、必ず一言添えてから用件へと進んでいきましょう。

折り返しの電話をかける時のポイント4：留守電が入っていた場合は内容を確認した事を伝える

留守電を確認した場合には「先程はお電話に出られずに失礼しました」から始まり「留守番電話でメッセージを聞きましたが、確認のためお電話いたしました」という内容を企業側へ伝えましょう。

企業との重要なやり取りを行う場合、FAXを送った後に電話で確認の電話をするケースもあります。留守電を聞いたことを先方に伝えた上で、改めて用件を聞く方法が万が一の間違いをなくせます。

イレギュラーな場面ではどうする？電話の対処法4選

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少ないケースですが、企業との電話に関する4つの特殊なシーンがあります。

いろいろなパターンがありますが企業との電話連絡で不都合が生じないため、最善な対処をして失礼のない応対をしましょう。

電話中のイレギュラーな場面1：相手の声が聞こえない・早口で聞き取れない

先方が電話口での声が小さくて早口の場合は、自分の電話機の音量を大にし、「申し訳ありませんが通話が聞き取りにくいので、もう1度お話しいただけますでしょうか」と丁寧に聞いてみましょう。

担当者の声の特徴によっては、聞き取りにくいケースがあります。ですが、聞こえている振りをしては用件が理解できませんので、お詫びして再度話してもらいましょう。

電話中のイレギュラーな場面2：電話を取るのが難しい時にかかってきた

対応ができる状況になってから電話を折り返し、まずはお詫びをしてから企業側の用件を聞きましょう。対応できなかった際、通話できる場所・時間に折り返すことは、マナー違反にはなりません。企業側も他者へ電話をする気持ちは受け手側と同じです。

企業側は業務の一環で電話連絡をしていますが、受け手側にも不都合なときがあります。早いに越したことはありませんが、通話できる状況になり次第お詫びして話し始めましょう。

電話中のイレギュラーな場面3：間違って電話を切ってしまった

誤って電話を切ってしまったときはすぐにかけ直し、間違って切ってしまったことを謝ります。着信に気付き慌てて鞄やポケットから電話を取り出すときは、誤って間違ったボタンを押してしまうことがあるので、正直に伝えれば問題ありません。

先方も志願者が外出中である想定はしています。電話を切ってしまった直後であれば気にしなくてもいい、誰にでもある小さなミスでしょう。

電話中のイレギュラーな場面4：相手から折り返すと言われた

電話中に企業側が急に「かけ直します」と言った場合、「分かりました、お待ちしています」と伝えれば問題ありません。

企業側は多くの相手と対応したり業務を進めたりしていますので、急な用事が生じることも起こり得ます。先方が折り返す日時を伝えてきた場合には応じるようにしますが、志願者側の日時に不都合が生じるケースもあります。

ただし「折り返す」と言われた電話は、数分後にかけ直してくれるパターンが多いでしょう。

面接の日程調整の電話は落ち着いて丁寧な言葉で話そう！

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面接に関する企業との日程調整の電話では、志願者は落ち着いた丁寧な言葉で応対することで、清々しいまま面接当日を迎えられます。

企業との重要な接点でもある電話対応は就活中の学生にとって緊張の連続ですが、つねに丁寧な言葉を使い相手を慮ることで、双方が清々しい気分で電話を切ることが可能です。

慣れないうちは失敗もあるでしょうが、最低限度のマナーを守る意識を持ち続けて面接を受け、夢の就職を果たしましょう。