内定辞退は直接伝えるべきか?メリット・デメリットやマナーを紹介

初回公開日:2021年06月30日

更新日:2021年06月30日

記載されている内容は2021年06月30日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

内定辞退を伝えたいけど、どう伝えればよいかわからなくて困っていることはありませんか?内定辞退をする際にはいくつか気を付けることがあり舞う。この記事では、内定辞退を伝える際のマナー、方法について解説しています。ぜひ参考にしてみてください。

内定辞退は直接伝えるべきか?メリット・デメリットやマナーを紹介

内定辞退は直接伝えるべきか?

複数ある内定から最終的に入社する企業を決めるときに、入社しない企業に内定辞退の報告をする機会が出てきます。中には内定辞退について良い印象を持っておらず、企業を決めきられない人もいるでしょう。

内定をいただいた企業に内定辞退の連絡をするのは心苦しいという気持は非常にわかります。しかし、企業側は内定辞退されることを悪く思っていません。むしろ早めに連絡をした方が企業側からしてもありがたいと言えます。

内定辞退は決して悪いことではなく、誠意を持った態度であなたの思いを伝えれば、相手にも良い印象を与えられる場合もあります。実際に内定辞退の伝え方について紹介します。

内定辞退の伝え方4つ

内定辞退の際には相手に不快な思いをさせないように、配慮と誠意が必要です。どのように相手に誠意を伝えればよいのでしょうか。内定辞退を伝える際の手段4つと、どの方法が一番良いのかについて紹介します。

1:直接会う

直接会って内定辞退を伝えることで、より人事担当者の方に良い印象を与えられます。内定辞退をする企業に直接訪問して伝えることは気が引けますが、「直接会って伝えたい」という気持ちがあなたの印象を良くします。

また、直接会うことであなたの意思を明確に伝えられるので、心残りなく選択できます。

しかし訪問前の日程調整の際に人事の方から「来社しなくても大丈夫」と言っていただけることも多いため、実際に訪問することは少ないでしょう。直接会って話したいという気持を持つことが重要です。

2:電話する

内定辞退を伝える際に、人事担当者に好まれるのは電話で伝えることです。電話であれば人事担当者の時間をとることも少なく、簡単に辞退する理由を説明できます。

内定辞退の報告は、今後の採用活動のためにも、担当者は辞退理由について聞きたいと考えていますので、時間を取らない程度に電話で伝えるのが良いでしょう。電話で事態を伝える際には、担当者が忙しい時間帯(出社、退社、昼休憩)はできるだけ避けるようにしましょう。

3:メールする

どうしても電話で内定辞退を伝えることに気が引ける場合は、メールにて内定辞退を伝えましょう。メール連絡することで、あなたの伝えたいことが分かりやすく簡潔に書けます。

メールを書く際には、時間を割いてくださったことへの感謝や、内定辞退をする理由について、相手に納得してもらえるようにわかりやすく書きましょう。

メールを送ると、詳しい話を聞きたいと人事担当者から電話がかかってくることもあります。その場合には、電話でしっかりとあなたの意志を伝え、相手に納得してもらえるようにしましょう。

4:手紙で伝える

電話やメールで内定辞退の連絡をした後に、手紙を送るとさらに良い印象を与えられます。手紙では時間を割いてくださったことへの感謝や、お詫びの手紙を送ることでさらに誠実さが伝わります。

今後、社会人になった際に取引先としてかかわる機会があるかもしれないので、常に丁寧で誠実な対応を心がけましょう。

内定辞退を直接伝えるメリット・デメリット

内定辞退を直接伝えることにはメリットとデメリットの両方があります。

内定辞退を直接会って伝えるメリットは1つ目が、誠意を伝えられることと、2つ目が内定辞退を迷っているときは相談できることです。

メリット①:誠意を伝えられる。
直接会って内定辞退を伝えることで、人事担当者に誠意を伝えられます。誠意を伝えることは内定辞退をする際にとても重要なので、できれば直接伝えることが好ましいです。

メリット②:内定辞退を迷っているときは相談できる。
内定を辞退しようかどうか迷っているときには、直接会って話すことであなたの中の不満点が解消されることも多くあります。辞退を迷った際には、人事担当者に疑問点や悩みを打ち明けて相談し、不安が解消された状態で再度考えることもできます。

内定辞退をする際のデメリットは2つあります。1つ目が、移動の手間がかかること。2つ目が、プレッシャーを感じることです。

デメリット①:移動の手間がかかる。
直接会って伝えるとなると、移動が手間になります。特に地方から都市への移動となると、多くの時間を費やすことになるので検討が必要です。

数時間もかけて内定辞退を伝えに訪問するとなると、企業側も負担に感じてしまいます。どうしても顔を合わせて伝えたいのであれば、SNSを利用したビデオ通話を行うことも良い方法です。

デメリット②:プレッシャーを感じる。
実際に合って伝えると、企業側からのプレッシャーを感じることがあります。企業としてもできれば内定辞退して欲しくないと考えるため、多少引き止めてくることもあります。そういった行為が、プレッシャーを感じる人も多いでしょう。

直接会って伝えることは「誠意が伝わり今後の関係も良好になる」といったメリットもありますが、「相手の手間を取らせる、プレッシャーを感じて本音を伝えられない」といったデメリットもあります。

内定辞退を直接伝える際のマナー6つ

内定辞退を伝える際の気を付けるべきマナーがあります。実際にこれができている人は少ないので、ぜひ参考にしてみてください。ここでは、内定辞退を伝える際のマナーを6つ紹介していきます。

1:早めにアポを取り連絡する

内定辞退を決めたらできるだけ早く伝えるようにしましょう。「内定の件でお時間をいただきたい」といった旨の連絡をし、アポを取ります。

内定辞退は伝えづらいと思いますが、放置するのは絶対にNGです。企業側としても、あなたの連絡次第で採用を継続するかが決まることもあるので、必ず早めにアポ取りをしましょう。

2:まず謝罪を述べる

内定辞退する際には、初めに謝罪を伝えましょう。直接謝罪を伝えることでより良い印象を与えられます。

企業があなたを採用するまでに、多くの時間と費用を費やしています。まずはあなたに費やしていただいた時間や費用、期待していただいたことに対して、感謝を伝えましょう。その際に、辞退することへの謝罪を伝えると、より誠意が伝わります。

3:他社へ入社する場合は伝えてよい

内定辞退を伝えた際に、あなたの気持ちを明確に伝えたい際には、入社する企業を伝えることも可能です。辞退の理由は伝えやすい方法を選びましょう。どこの企業に入社するかを聞かれた際には、入社先を伝えることで納得感を持たせることができます。

4:条件面の不満は述べない

辞退の理由に、条件面の不満は述べないようにしましょう。条件面を理由に内定を辞退すると、人事担当者に良い印象を与えないため、条件面は伏せておくことが重要です。「他社でやりたいことが見つかった」といった理由にすると、穏便に辞退できます。

5:服装などは面接時と同様にする

直接事態を伝える際には、面接時と同じ服装にしましょう。入社しないからといって面接時と異なる態度で辞退を伝えると、相手からの印象も悪くなります。また、入社先の取引先になる可能性もあるので、できるだけ良い印象を持っていただけるようにしましょう。

6:紹介者には別途お詫びする

内定辞退先が、知り合いや転職エージェントの紹介の場合は、別途紹介者にお詫びを伝えましょう。紹介者も、あなたのために紹介してくれているので、その気持ちに対する誠意を見せることが大切です。

内定辞退を引き止められたときは

内定辞退を伝えると、人事担当者から引き止められる場合もあります。引き止められた際は、あなたの意思をはっきりと伝えることが重要です。ここでは、引き止められた際に注意する点について詳しく解説していきます。

迷っているなら話を聞いてから決める

内定辞退に対して、あなたの中で納得がいっていないときには、話を聞いてから決めることも1つの手です。話を聞くことで新しい発見があり、よりあなた自身の選択に納得できる場合もあります。多くの意見を聞いたり、迷っている場合は話を聞いたりするのもよいでしょう。

辞退したいのであればきちんと断る

内定辞退したいのであれば、きちんと断りましょう。あいまいな表現をすると人事担当者から事態を引き止められることもあります。あいまいな表現を避け、あなたの考えをはっきりと伝えましょう。

内定辞退を直接伝える際はマナーを忘れないようにしよう

内定辞退を直接伝える際のマナーを忘れないようにしましょう。マナーをしっかりと守り、誠意を込めて辞退を伝えることで、円満に内定辞退できます。これまでに解説してきたマナーを意識すれば、問題なく内定辞退を伝えられるので参考にしてみてください。

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