転職までの手続きの流れ|退社時にもらう7つの書面と入社時に必要な6つの書面

初回公開日:2021年08月25日

更新日:2021年08月25日

記載されている内容は2021年08月25日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

転職の際には、いろいろな手続きが必要となります。退職・入社に必要な手続きをリストアップして、漏れがないようにしましょう。退職のときに渡される書類のほとんどは、入社に必要なものです。しかし、会社に申請しないと渡されない物もあるため注意が必要です。

転職までの手続きの流れ|退社時にもらう7つの書面と入社時に必要な6つの書面

転職にはどんな手続きが必要なのか?

最近は「転職活動は在職中にする」という方が多いでしょう。しかし、いざ転職となると繁多な手続きが多くあり、退職の手続きに追われて入社の手続きがおろそかになる場合も多々あります。

また、退職と入社との間があく場合は、公的な手続きも多くあります。退職すると、健康保険もなくなります。住民税の支払いや年金など自分で手続きする必要があります。手続きの漏れが出ないよう、一覧表を作るといいでしょう。

転職するまでの主な手続きの流れ9つ

内定が出て転職を決意したら、いろいろな手続きをしなければなりません。退職と入社には、多くの書類の返却と提出が必要となります。退職の手続きや引き継ぎ業務ばかりに追われていると、転職先への提出書類が準備できないという事態になります。

転職した後で、前の会社に問い合わせることは避けたいでしょう。また、退職時に返却しなくてはいけないものを忘れていると、トラブルになる可能性もあります。チェックリストを作って確認しましょう。

1:上司に転職する意向を示す

転職先が決まったら、できるだけ早く直属の上司に退職の意向を示す必要があります。法律上では、2週間前に申し出ると退職が認められます。しかし、2週間では業務の引き継ぎ等に支障が出る可能性があります。

円満退職のためには、1~2カ月前に、申し出るのが一般的です。また、先輩社員や同僚に、先に伝えることはNGです。無用なトラブルを避けるためにも、まずは直属の上司に伝えましょう。

出典:あっせん案の要旨及び案を決めた背景・理由|厚生労働省
参照:https://www.mhlw.go.jp/churoi/assen/dl/jirei32.pdf

2:1ヶ月前には退職届を上司に渡す

上司と相談して退職日を決め、退職日よりも1ヶ月前には退職届を渡すのが好ましいとされています。会社によっては、退職届の提出時期を規定していることもあります。その場合は、会社の就業規則に従いましょう。

引き継ぎ業務があるため、それに係る時間を考えて退職日を決めましょう。上司と相談して、有給消化の期間を設けることも可能です。

3:自分が受け持つ業務を他の人に引き継ぐ

退職にあたって、自分が受け持つ業務を他の人に引き継ぐ必要があります。退職届が受理されたら、できるだけ早い段階での引き継ぎを心掛けましょう。

後任の担当者が決まっていないのであれば、引き継ぎ資料の作成に取り掛かりましょう。取引先の状況や仕事の進捗状況をまとめます。誰が後任になってもスムーズな引き継ぎを行なうことが、円満退社につながります。

4:仕事を受けた企業に挨拶をする

仕事を受けた企業や取引先に、退職の挨拶をします。ただし、会社の意向を考慮しなければいけないため、上司に相談してからにしてください。

後任者が決まっている場合には、同行しての挨拶が望ましいでしょう。仕事ができる人材であること、きちんと引き継ぎがされていること等を説明すると、相手も安心できます。また、後任者もスムーズに仕事を引き継げるでしょう。

5:最終日に会社から手続きに必要な書類をもらう

最終日には、会社から手続きに必要な書類をもらいます。源泉徴収票は転職先に提出しなければいけない書類のため、紛失しないように気を付けてください。離職票は転職先が決まっている場合には必要はありませんが、提出を求める企業もあります。

雇用保険被保険者証と年金手帳は、一般的には会社が保管しています。こちらも返却してもらい、転職先への提出が必要です。名刺や社員証、経費で購入した備品などは会社に返却しましょう。

6:今までお世話になった上司や同僚に挨拶をする

最終日には忙しくないタイミングを見計らって、お世話になった上司や同僚に挨拶をします。目安は就業時間の1時間前あたりが好ましいでしょう。朝に挨拶をしてしまうと、就業時間までが手持無沙汰になる可能性があります。

在籍した部署には、お菓子などを配ると好印象です。直接挨拶ができない方には、社内メールで挨拶メールを送ることをおすすめします。仲の良い同僚でも、きちんとした挨拶を送りましょう。

7:転職先の担当者と入社日を話し合う

面接のときに、だいたいの入社可能日は伝えてあるでしょう。正式な退職日が決まったら、転職先の担当者と入社日を話し合うことになります。

呼び出されないかぎりは、一般的には電話もしくはメールでの話し合いになります。面接で伝えていた時期よりも入社日が遅くなる場合は、お詫びの言葉を添えてください。

手続き等を考えると、退職日の翌日の入社をおすすめします。間が空くと、公的な手続きが増える場合があります。

8:転職先に提出する書類を準備する

退職時に渡される書類のほとんどは、転職先に提出する必要があります。年金手帳や雇用保険被保険者証、源泉徴収票などです。紛失をしないように気を付けてください。紛失した場合は再発行も可能ですが、面倒な手間が増えてしまいます。

また、転職先によっては、提出を求められる書類もあります。離職票や健康診断書、入社承諾書、給与振込先届出書などです。前もって指定されるため、早めに記入、準備を進めましょう。

9:新しい会社に書類を提出して入社する

新しい会社に必要書類を提出して、入社の段取りとなります。前の会社から受け取る書類が多いため、紛失や受取忘れには気を付けてください。健康診断書などは、前もって指定医療機関で受けなければならないため、事前に準備が必要です。

扶養控除等申告書や健康保険被扶養者移動届等は、会社から受け取った後に記入して提出します。場合によっては、入社前の提出が求められることもあります。

転職時に会社からもらう必要がある7つの書面

転職した際には、退職する会社からもらう必要がある書類が7つあります。前の会社から提出、もしくは返却された書類の中には、新しい会社に必ず提出しなければならない物もあります。前の会社から受け取る書類については、受け取り忘れのないように気を付けましょう。

中には、会社側に要求・申告しないと渡されない書類もあります。転職先の必要書類をチェックして、在職中に依頼してください。

1:雇用保険被保険者離職票

雇用保険被保険者離職票は、雇用保険の失業給付を受けるのに必要な書類です。そのため、すぐに転職するのであれば不要となります。しかし、企業によっては、入社時に提出を求められる場合もあります。

再就職までに間があり無職の期間がある場合は、失業給付を受けるために必要です。記入されている退職理由によって給付開始の時期が変ります。退職理由が正しく記入されているかをチェックしましょう。

2:年金手帳

年金手帳は、厚生年金加入手続きのために必要です。一般的には、在職している会社に預けているものです。年金手帳は大切な個人書類のため、必ず退職する際には返してもらいましょう。

最近は、コピーなどの基礎年金番号が判るもので差し支えないとする会社も増えています。転職先の必要書類を確認してください。年金手帳の再発行は可能ですが、とても大切なものです。無職の間は自己責任で、きちんと保管しましょう。

3:雇用保険被保険者証

雇用保険被保険者証は、雇用保険に加入している証明になります。加入年数によって給付額も変わってきます。転職しても加入年数が継続されるため、退職の際には必ず受け取りましょう。

アルバイトの場合でも雇用保険に入っている場合もあります。また派遣社員の場合は、派遣元企業から受け取ることになります。自分の雇用状況を把握しておきましょう。

出典:雇用保険の手続はきちんとなされていますか!|厚生労働省
参照:https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/0000147331.html

4:健康保険被保険者資格喪失証明書

健康保険被保険者資格喪失証明書は、退職したことで健康保険を喪失したときに、国民健康保険に加入するために必要になります。これは、事前に会社側に申請しないと発行してもらえません。

しかし、すぐに再就職するのなら不要な場合もあります。転職先の必要書類で確認してください。また、再就職までに間がある場合、加入していた健康保険を任意継続したいときにも必要となります。

出典:退職後の健康保険制度ヘのご加入は、3つの選択肢があります。|全国健康保険協会
参照:https://www.kyoukaikenpo.or.jp/g3/sb3270/r147/

5:厚生年金基金加入員証

会社が厚生年金基金に加入していれば、厚生年金基金加入員証が発行されています。労働組合がある会社なら、加入している場合が多いでしょう。会社が預かっているため、退職の際には返却してもらいましょう。

この厚生年金基金は、将来年金を受け取るときに、厚生年金に上乗せして支給されます。厚生年金基金加入員証は大切なものですが、企業年金連合会に問い合わせれば、再発行も可能です。

6:源泉徴収票

源泉徴収票には「給与の総額」と「給与から差し引いた所得税額」が記載されています。転職先の会社に年末調整を行ってもらうため、提出が必要となります。ほとんどの場合、転職先の会社から提出を求められるでしょう。

源泉徴収票は、事前に請求しないと出ないため、あらかじめ手配をしておいてください。年末調整をしてもらえない場合は、自分で確定申告が必要となります。その場合も源泉徴収票が必要になります。

7:退職証明書

退職証明書は、勤めていた会社を退職したことを証明するものです。決まった書式はありませんが、退職者が要求すると、会社は発行する義務があります。

退職証明書があれば、健康保険の手続きがすぐにできるため、転職先からの提出が求められることがあります。また、履歴書や職務経歴書との照合にも使われます。退職者からの請求がないと発行しないことが多いため、事前に手配しておきましょう。

転職時に会社に返さないといけないもの6つ

退職時には、会社に返さないといけないものもあります。一般的には退職の手続きのときに持参しますが、会社によっては返却不要のものもあります。

事前に返却物を確認することをおすすめします。退職時に持参していないと、後日に会社に返却に来なくてはなりません。また、弁償を求められることもあります。

1:社員証

社員証はその会社の社員であることを証明するもののため、退職する際には返却しなければなりません。名刺もすべて返却しましょう。顧客先で使用した入館証も返却します。

取引先からもらった名刺も返却対象になります。持ち帰りたい場合は、上司に確認をとってから持ち帰るのが原則です。

2:健康保険被保険者証

健康保険は、退職した時点で脱退する仕組みになっています。退職すると健康保険被保険者証は使用できないため、返却します。転職先の健康保険に新たに加入することになります。

試用期間等ですぐに新しい健康保険に加入できない場合は、国民健康保険に加入するか、任意継続し保険者制度を利用する必要があります。その場合は、健康保険被保険者資格喪失証明書が必要になります。

出典:退職後の健康保険制度ヘのご加入は、3つの選択肢があります。|全国健康保険協会
参照:https://www.kyoukaikenpo.or.jp/g3/sb3270/r147/

3:制服や作業着

仕事で使っていた制服や作業服も返却しなければなりません。その際には、洗濯をするかクリーニングに出して、きれいな状態で返却するのがマナーです。

退職当日まで制服を使用している場合は、後日に返却でも大丈夫です。いつ、誰に返却するかを決めておきましょう。返却が遅れると、弁償を請求される場合もあります。直接の返却が困難な場合は、郵送での返却も可能です。

4:会社から支給された備品

会社から支給された備品は、全て返却します。また、会社の経費で購入した事務用品や書籍、参考書なども返却の対象となります。

会社から支給されたスマートフォンやパソコンも返却の対象です。中のデータをどうするかは、上司の方と相談してください。忘れがちになりますが、USBメモリなども返却対象です。

5:会社から支給された定期券

会社から支給された通勤定期券は、退職時に返却する必要があります。ただし定期券の払い戻しが不可能の場合は、返却不要のこともありますので事前に確認してください。

定期の残り期限が1ヶ月を切っている場合は、払い戻しは不可となっています。定期代が支払われて自分で定期代を買っている場合は、会社に問い合わせてください。

6:仕事のマニュアルや作成したデータ

仕事のマニュアルや作成したデータも、すべて会社に返却します。仕事上で作成したデータは、自分が作ったものでも持ち帰るとトラブルになる可能性があります。

自宅のパソコンに残っているものは全て消去します。自宅に持ち帰った資料も、忘れずに会社に返却しましょう。また、社内システムのパスワードなどは、後任者に引き継ぎましょう。

転職時の5つの切り替え手続きについて

転職時には、公的な手続きもあるため注意が必要です。すぐに転職する場合と、転職までに間がある場合では、手続きが異なってきます。また、転職先が決まっていない場合も、さまざまな手続きが必要となってきます。

自分の場合はどのような手続きが必要なのか、考えて準備をしましょう。

1:健康保険の切り替え手続き

転職先の会社で、健康保険の切り替え手続きが必要となります。被扶養者の申請も必要です。前の会社を辞めた日に健康保険証を返却しているため、すぐに保険証を交付してもらわなければなりません。

会社の人事担当者の指示に従い、入社前から書類を揃えて準備をしましょう。一般的には、家族全員のマイナンバーと住民票、収入証明の提出が必要でしょう。

2:年金の切り替え手続き

退職した翌日に入社するのでなければ、年金の切り替え手続きが必要となります。退職後に1日でも離職期間がある場合は、国民年金への切り替え手続きをしなくてはなりません。

しかし、転職先が決まっている場合は、国民年金の支払いが不要になるケースもあります。月の末日に会社に属している場合です。

出典:会社を退職した時の国民年金の手続き|日本年金機構
参照:https://www.nenkin.go.jp/service/kokunen/kanyu/20140710-03.html

3:失業保険の申請手続き

転職先が決まっている場合は、失業保険の申請手続きは必要ありません。転職先が決まっていない場合は、ハローワークに離職票を持参して手続きをします。離職票に記載されている退職理由によって、失業手当の支給の待機期間が異なってきます。

失業保険は、失業者が再就職するまでを支援するものです。再就職の意思がない人や、病気等で再就職が困難な人には支給されません。

4:住民税の支払い手続き

一般的に、会社に属している期間は、住民税は特別徴収(給与からの天引き)されています。転職先の会社で特別徴収の継続手続きを行ってもらうと、特別徴収が継続します。継続が難しい場合は、普通徴収に切り替えた後、転職先で特別徴収に切り替えてもらいます。

6~12月に退職する場合は、手続きは不要です。1~5月に退職する場合は、原則として退職月から5月までの住民税が一括徴収されます。

出典:(7)退職者・休職者の徴収方法 |東京主税局
参照:https://www.tax.metro.tokyo.lg.jp/kazei/tokubetsu/pdf/tebiki.pdf

5:所得税の還付申請手続き

すぐに転職する場合は、転職先に源泉徴収票を提出して年末調整をしてもらえます。所得税の還付手続きを自分ですることはありません。

12月の転職の場合は、年末調整に間に合わないこともあります。その場合は、自分で確定申告をする必要があります。年末調整の可否を、転職先に確認が必要です。確定申告については、国税庁のホームページで確認できます。

入社の手続きに必要な6つの書面

入社には、さまざまな手続きが必要になります。その手続きに必要な6つの書面を紹介します。提出する書類には、役所の窓口で発行してもらうものや、会社が指示したフォーマットに記入しないといけない物など、種類もさまざまです。

会社が決めた提出期日に間に合う様に、計画を立てて準備する必要があります。転職先の人事担当者の手間を省くためにも、確実に提出書類を用意しましょう。

1:雇用保険被保険者証

雇用保険被保険者証は、雇用保険に入っていることを証明する書類です。転職先の会社でも引き続き加入をするために必要なものです。年金手帳と雇用保険被保険者証は、一般的には在職している会社が預かっています。

とても大切な書類のため、紛失には注意してください。紛失した場合は、居住地のハローワークで再発行をしてもらうことが可能です。

2:年金手帳

年金手帳は、年金の加入手続きのために必要です。年金手帳は一般的には、在職している会社が保管しています。退職日に返却されたら、大切に保管しましょう。

転職先で提出を求められるため、提出が必要です。年金手帳は一生同じものを持つのが原則です。もし紛失してしまったら、社会保険事務所で再発行をしてもらいます。

3:健康保険扶養者異動届

健康保険扶養者移動届は、社会保険の手続きに必要な書類です。扶養家族を持たない人は、提出する必要はありません。

扶養控除等申告書と同じく、会社が用意したフォーマットに記入・捺印して提出します。捺印は認印で大丈夫です。

4:源泉徴収票

源泉徴収票は、退職する際に受け取る書類で、「給与の総額」と「天引きした所得税額」が記載されています。転職先で年末調整をしてもらうために提出が必要となります。

年明けの入社の場合は、年末調整の必要がないため、提出を要求されないことが多いでしょう。しかし年末調整に関係なく、源泉徴収票の提出を要求されることもあります。これは、前職での収入を確認するためとされています。

5:扶養控除等申告書

扶養控除等申告書は、社会保険や税金の手続きに必要です。会社側が用意したフォーマットに、必要事項を記入し捺印します。捺印は認印でも大丈夫です。

扶養家族がいない人も、提出の必要があるため注意してください。

6:給与振込の届出書

給与振込の届出書は、給与振込に必要な金融機関の講座を届け出る書類です。会社側が用意したフォーマットに、支店名や口座番号等の必要事項を記入・捺印します。銀行の届出印と同じ印でなくても大丈夫です。

会社によっては、通帳のコピーの提出を求めることもあります。

入社の手続きに提出をお願いされやすい5つの書面

入社の手続きに提出をお願いされやすい書類を5つ紹介します。これらは入社の際に、必ず求められるものではありません。会社の規定に従ったもののため、会社によって差が出てきます。

また同じ会社でも、新しく入社する社員によって、必要になる場合があります。会社の規定や就業規則に従って要求してくるため、気持ちよく応じるようにおすすめします。

1:雇用契約書

雇用契約書は、会社と本人が署名捺印し、双方が所持するようになっています。賃金などの労働条件を明示し、お互いが納得していることを確認するためのものです。

会社側に義務付けられている「労働条件通知書」と兼ねて「労働条件通知書兼雇用契約書」というフォームになっていることもあります。

2:健康診断書

健康診断書の提出を求められることもあります。会社が社員の健康状態を把握するためで、会社の健康診断に準じたものが主流となっています。

会社から検査を受ける項目を指定する場合がほとんどです。会社側が健康診断をする医療機関を指定することもあり、健康診断の費用を負担してくれる場合も多々あります。

3:資格の証明書

職種によっては、特定の資格の保有が必要とされています。業務に就くためには、資格の証明書を求められることが多いでしょう。

医療関係の資格取得証明書や、TOEICの点数を証明する書類等です。また、資格手当が出る場合も、免許や資格の証明書は必要となります。

4:身元保証書

入社後の問題に対して、連帯責任を負う身元保証人が出す証書です。会社側が用意したフォーマットに署名捺印してもらいます。ほとんどの場合、親兄弟が身元保証人となるでしょう。

特に指定がなければ、押印は認印で問題ありません。

5:住民票記載事項証明書

住民票記載事項証明書は、履歴書に記載されている住所に住んでいるかを確認するためのものです。これがあると、住民税の手続きがスムーズに行えます。従来は住民票が一般的でしたが、個人情報保護のため、住民票記載事項証明書を利用する会社が増えています。

会社から住民票記載事項証明書を渡されたら、居住している市区町村の役所窓口で手続きをしましょう。

退職から転職までの手続きをスムーズにしよう

転職時には、社内外の手続きが多数あります。退職時に渡される書類は、ほとんどが転職先への提出が必要となります。普段見慣れない書類が多いため、受け取ったのか分からなくなることもあるでしょう。また、受け取ったが、保管場所が分からないという事態も発生します。

必ずもらったときに確認しておくことが肝心です。紛失して再発行という事態にならないよう、退職から転職までの手続きをスムーズにしましょう。

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