転職の内定の返事はメールでも良いのか?マナーと例文のポイントもあわせて紹介

初回公開日:2021年08月25日

更新日:2021年08月25日

記載されている内容は2021年08月25日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

転職の内定の連絡はメールでしても良いのか悩んでしまう方がいます。また、内定の連絡を行う際には事前に押さえておくべきマナーやポイントがあります。スムーズで正しい内定の連絡をするためにも、これらのことを押さえておくようにしましょう。

転職の内定の返事はメールでも良いのか?マナーと例文のポイントもあわせて紹介

転職の内定の連絡が来た時はまず返信しよう

転職活動では、内定の連絡を受けても、選考状況によって内定を保留したいと思う場合もあるでしょう。もし、電話で内定の連絡があれば、その場で保留を相談することができます。

しかし、メールで内定連絡が来たからと、そのメールに返信をせず、勝手に返事を保留するようなことをしてはなりません。そのようなことをしてしまうと、企業は正しくメールが届いていないと思ってしまいます。

また、返事を長く待たせてしまうことはマナー違反であり、最悪の場合は入社の意思がないと判断されてしまう可能性もあります。

そのようなことを避けるためにも、まずは内定のメールを受け取ったということと、内定をもらったことへのお礼を伝えるようにしましょう。

転職の内定承諾の連絡の基本的なマナー5つ

内定が出れば、選考が終わったということで、気が緩んでしまう方もいるでしょう。しかし、内定が出たあともマナーはしっかりと守る必要があります。

そのため、内定の連絡が来た場合も、マナーに従って失礼のないように返信をする必要があります。最後まで気を抜かず、内定連絡の返信で必要となるマナーを押さえておくようにしましょう。

1:内定承諾はその日のうちに伝える

内定連絡の返事が遅ければ、企業はメールが届いていない、入社意思がないと勘違いしてしまう可能性があります。また、これらの勘違いをされることで、その後の連絡のやりとりが遅れてしまう原因となることもあるでしょう。

そのため、もし内定連絡がメールで届いている場合は、承諾と保留のどちらであっても、まずはその日のうちにメールが届いていることを伝えるための返信をするようにしましょう。また、内定の承諾をする場合はそのメール内で伝えましょう。

2:転職先が開示している連絡手段に合わせる

内定連絡の電話を取り逃がした場合や、メールで内定の連絡が届いた場合に、電話とメールのどちらで連絡をすれば良いのか悩んでしまう方もいるでしょう。

内定連絡の返事は重要なことであり、確実に意思を伝える必要があるため、基本的には電話で行います。ただし、メールで内定連絡が来ている場合は、メールで返事をしても問題はありません。そのため、企業から連絡が来た方法で、返事をすると良いでしょう。

3:気になる点は承諾前に必ず確認する

内定を承諾して、労働契約を結べば、その後は簡単に賃金や業務内容、就業場所や就業時間などを変えることはできません。そのため、内定承諾の返事をする前に、必ず気になる点は確認する必要があります。

もし、電話で質問する場合には確認するべきことを忘れないように、メモに質問内容をまとめておきましょう。

4:迷っている時はあやふやにしない

転職活動は同時に複数の選考を進めていることが多いです。そのため、急に内定の連絡が電話でかかってくると、他の選考状況によっては返事に迷ってしまうこともあるでしょう。

そのような場合に、迷っているからとあやふやな返事をしてしまうと、意図しない返事の伝わり方をしてしまう可能性があります。そのようなことにならないように、迷っている場合は理由を説明して、内定の返事を保留してもらえるようにお願いしましょう。

5:転職エージェントを経由して伝える

転職エージェントを活用して転職活動を行っている場合は、内定の連絡は転職エージェントに入り、転職エージェントから本人に伝えられます。その際の内定承諾の返事は、企業に伝えるのではなく、転職エージェントを経由して伝えてもらうことになります。

また、転職エージェントに内定を承諾することを伝えれば、その後の入社までに必要な手続きなどもサポートしてもらうことが可能です。

転職の内定承諾の連絡のポイント5つ

内定承諾の返事をする際にも、いくつかマナーがあります。また、内定を承諾する意思を明確に伝えることも必要です。そのため、正しい内定承諾の連絡ができるように、事前にいくつかのポイントを押さえておくようにしましょう。

1:簡潔に伝える

企業が内定連絡の返事で欲しい内容は、その内定を受けるか、受けないか、その答えです。そのため、マナーとして内定をもらったことのお礼や、入社をする場合は仕事への意欲などを伝えることも大切ですが、肝心な内定の返事は簡潔な言葉で明確に答える必要があります。

2:選考に対するお礼を伝える

内定の返事をする場合には、いきなり本題に入ってはなりません。まずはこれまでの選考でお世話になったお礼や、内定をもらったことへのお礼を伝える必要があります。お礼の言葉はダラダラと長く伝える必要はないため、内定の答えと同様に簡潔にまとめるようにしましょう。

3:不明点を再度確認する

内定を承諾すれば、入社に向けて手続きが進みます。その手続きが全て済んでしまうと、あとから労働条件を変更することはできません。そのため、これから仕事をするにあたって、不明点がある場合は、企業に確認をして、解消しておく必要があります。

4:内定を承諾する意思を伝える

内定を承諾する際には、明確にその意思を伝えるためにも、答えの部分は特に簡潔に伝えるようにしなければなりません。そのため、余計な意見や感想を付け足すようなことや、遠回りな表現は避けるようにしましょう。

5:入社後の意欲を改めて伝える

選考や内定のお礼を伝えて、内定承諾の答えを明確に伝えたあとは、最後に入社後の意欲で締めるようにしましょう。

担当者に内定承諾の意思が明確に伝われば、今後の手続きや入社までの流れなどを説明してもらえます。そのため、もし電話で内定承諾の連絡をする場合は、大切なことを伝えられた場合に備えて、事前にメモの準備をしておきましょう。

メールで内定承諾を伝えるポイント6つ

内定承諾の返事をする場合、電話とメールのどちらの方法であっても、基本的な注意点や流れは変わりません。しかし、メールで内定承諾を伝える場合には、メールを使ううえでの注意点がいくつかあります。

正しく内定承諾を伝え、マナー違反とならないように、これから紹介するポイントも押さえておきましょう。

1:件名を変えずに返信をする

担当者には毎日多くのメールが届くため、優先度の低いメールは確認をあと回しにされます。そのため、メールの件名のつけ方によっては、内定承諾に関するメールということが伝わらず、内容確認をあと回しにされてしまう可能性があります。

そのようなことを避けるために、内定承諾のメールは、受け取ったメールの件名を変えずに「Re:」を付けるようにしましょう。件名を変えないことで、担当者は件名を見ただけで内定連絡の返事と判断できるため、メールの確認をあと回しにされにくくなります。

2:自分の面接日と名前を必ず添える

メールのマナーとして、まず誰からのメールであるか分かるように名乗る必要があります。その際に、名字だけで担当者はどこの誰か判断することができません。

そのため、名前はフルネームで書き、面接日も添えておくようにしましょう。これらが分かることで、面接を受けて内定の連絡をしている応募者であると、担当者が明確に判断できるようになります。

3:相手が読みやすい文章と見栄えに気を付ける

メールは相手が読みやすいように書くこともマナーに含まれています。そのため、長すぎる文章を避け、簡潔にまとめることや、改行のタイミングなどで、読みやすくて見やすい文章を書くことも重要です。

ただし、ツールを使って文字の色や太さなどを変えてはなりません。これらはメールソフトが異なると文字化けを起こす可能性があるため、使う機能を最小限にする必要があります。

4:自分色や現職でのメールアドレスと署名や名乗りを使用しない

仕事を辞めずに転職活動をする方もいるでしょう。その際、メールの署名や名乗りで現職の企業名や部署名、役職などを入れてはなりません。転職活動はあくまでも個人的な活動であることを忘れないようにしましょう。

また、現職で使っているメールアドレスも使ってはなりません。そのため、個人のメールアドレスを持っていない場合は、転職活動用にアカウントを作成します。

転職活動で使うメールアカウントは、趣味や個人色の強いアカウント名やアドレスは避け、本名を用いるようにしましょう。

例文

---------------------------
名前:鈴木太郎
住所:○○県○○市△△△1-2-3
電話番号:XX-XXXX-XXXX(0X0-XXXX-XXXX)
メールアドレス:tarousuzuki@xxxx.xxx.xxx
---------------------------

5:確認事項があるケース

内定を承諾する前に、不明点があれば内定承諾の意思表示をせずに質問をすることになります。

その内容の流れは、まず名乗りを入れて、選考や内定に対するお礼を伝えます。次に、内定の答えではなく、質問を書きます。そして、入社への意欲の代わりに、回答がもらえるようにお願いをして締めます。

6:確認事項がないケース

不明点がない場合は、質問する必要がないため、内定承諾の意思表示をします。その流れは、名乗りから内定承諾の意思表示を伝え、入社への熱意で締めます。内定承諾の意思表示は正確に伝える必要があるため、簡潔にまとめて伝えるようにしましょう。

電話で内定承諾の返事のポイント7つ

メールで内定連絡に返事をする場合にいくつかのポイントがあるように、電話で内定連絡をする際にもいくつかポイントがあります。

電話の場合、メールでのポイントと異なるため、どちらの方法でも対応できるように、電話で内定承諾の返事をする際のポイントも押さえておきましょう。

1:プライバシーが保てる静かなところで電話をする

電話で内定承諾の連絡を行う場合、その会話の内容には多くの個人情報が含まれます。そのため、プライバシーが保てるように、できるだけ他人に電話の内容が聞かれない場所で電話をするようにしましょう。

また、内定承諾の連絡では、内定承諾の意思表示や今後の手続きや入社までの流れなど、重要な情報をやりとりします。もし、周囲が騒がしいとお互いの声が聞き取りにくくなってしまうため、静かな場所から電話するようにしましょう。

2:担当者不在時の予定を確認して折り返せるようにしておく

内定承諾の電話をした時に、担当者が不在という可能性もあります。そのような場合は、担当者が戻った時に折り返すといわれることもあるでしょう。

しかし、電話を折り返してもらうよりも、自分からかけ直した方が連絡の行き違いを防ぎやすいです。そのため、担当者が不在であればいつ頃に戻ってくるか確認して、自分からかけ直すようにしましょう。

3:採用担当者が忙しい時間帯や休憩時間に電話をしない

電話をかける際のマナーとして、相手の忙しい時間帯や休憩時間は避ける必要があります。

バタバタとしやすい始業時間の直後や、仕事を片付け始める終業時間の直前などの電話は避けるようにしましょう。また、昼休憩の連絡もマナー違反となりますので、昼間の時間帯は避けましょう。

4:確認したいことはメモを用意しておく

内定の電話はいつかかってくるか分かりません。そのため、不明点について質問したい場合には、あらかじめ質問内容をメモにまとめておき、いつでも対応できるように持ち歩くようにしましょう。

また、内定承諾をすればその後の手続きや入社の流れなどの重要な説明を受ける場合もあります。その際に質問しておくべきこともメモしておきましょう。

メモは質問内容を箇条書きにして簡潔にまとめておき、余白に回答を書き込むようにすると良いでしょう。

例文

(内定連絡が来た場合の質問リスト)
・労働条件の詳細
・内定承諾書の受け取り方法と提出期限
・入社までに準備しておくもの
・入社までのスケジュール
・不明点が出た場合の連絡先や担当者

5:担当者不在のケース

内定承諾の電話をかけた場合に、担当者が不在ということもあります。そのような場合は、対応をしてくれた社員に、担当者がいつ頃に戻ってくるか聞き、その時間帯にかけ直すと伝えましょう。

かけ直す時間帯を伝えておけば、電話のかけ直しがあることを担当者に伝えてくれます。そのため、担当者は電話を受ける準備をしてくれるようになり、連絡の食い違いが起きにくくなります。

6:確認事項があるケース

不明点があり、質問することがある場合は、メールの場合と同様に、名乗りとお礼をしてから質問をします。

電話のため、その場で回答をもらって、不明点が解消することもあります。不明点が解消できれば内定承諾の返事をしましょう。

もし、その場で回答できない内容であれば、数日してから電話をかけ直す、質問に関する書類を送るなど、その後の対応方法の説明や提案をしてくれるため、その指示に従います。また、最後には質問に対応してくれたことのお礼も忘れずに伝えましょう。

7:確認事項がないケース

不明点がなく、確認すべきことがないのであれば、名乗りから内定承諾の意思表示をして、入社への熱意で締めます。内定の承諾をすれば、その後の手続きや流れを説明されることが多いため、必ずメモを準備しておくようにしましょう。

転職の内定承諾を保留したい場合

内定が出ても、その返事を保留したいという場合もあります。そのような場合は、担当者に理由を説明して返事を保留してもらえないか相談しましょう。多くの場合は返事の保留に応じてもらうことができます。

ただし、内定の保留は企業側にとって内定を辞退される可能性や、内定辞退をされた場合に採用活動をやり直すなど、いろいろなリスクを抱えることになります。そのため、あまり良い印象を与えないことを事前に理解しておきましょう。

また、企業側もいつまでも返事を待つことはできないため、保留ができても長くて1週間ほどと思っておきましょう。

内定承諾の返事を送ったあとの注意点3つ

内定承諾の連絡をメールで送る場合もあるでしょう。メールを送ったあとにも、いくつか注意すべき点があります。最後の最後で気を抜かず、しっかりと正しい対応ができるように、内定承諾の返事をメールで送ったあとの注意点も把握しておきましょう。

1:採用担当者から返事が来ていた場合の返信について

内定承諾の返事を送ったあとに、さらに担当者がそのメールに対して返信を送って来る場合があります。そのような場合に、また自分も返信をするべきか悩んでしまうこともあるでしょう。

しかし、内定承諾の内容に対して、特に新しい追記がなければ、返信をしても、しなくても、どちらでも問題はありません。

ただし、手続きや確認などが必要になる追記があれば、その内容を確認したことを返信で伝えます。また、資料を送るような内容であれば、資料が手元に届いた際に、資料を受け取ったことや、いつ提出するつもりであるかなどをメールで伝えるようにしましょう。

2:内定承諾のメールを送ったが返事がない

内定承諾のメールを送ったが、翌日も何も返事がなかったという場合には、メールの送信ミスをしている可能性があります。そのため、メールアドレスに間違いはないか、送信エラーで送れていなかったということはないかなど確認してみましょう。

また、そのようなことが起こらないように、メールがちゃんと送信できたか、その時にしっかりと確認するようにしましょう。

それでも企業からの連絡が来ていないという場合には、電話をしてメールが届いているか確認しても良いでしょう。

3:内定承諾を電話で伝えたあとに改めてメールも送るべきか

内定の連絡は電話でかかってくることも多いです。もし、電話で内定承諾の確認が済んでいる場合は、改めてメールを送る必要はありません。

しかし、企業側が内定を承諾したことを形に残したくて、電話のやりとりのあとにメールでも内定承諾のやりとりを求めてくる場合があります。

そのような場合は、企業の指示に従って、メールでも内定承諾のやりとりをしましょう。また、先の電話のやりとりで聞きそびれたことがあれば、メールでやりとりをする際に再確認するようにしましょう。

転職時の内定の返事は滞りなく行おう

内定の連絡を受ければ、転職活動が終わるということもあり、安心をする方も多いでしょう。しかし、内定の連絡を受けたとしても最後まで気を抜いてはなりません。内定の返事をする際にもマナーやポイントを守る必要があります。

これから入社して仕事をする企業のため、マナーやポイントを押さえ、正しい流れと方法でスムーズに内定承諾の返事をできるようにしておきましょう。

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