新卒が内定辞退を伝える手順4つ|電話とメールの参考例も合わせて紹介

初回公開日:2021年06月30日

更新日:2021年06月30日

記載されている内容は2021年06月30日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

わざわざ内定を出してくれた企業に辞退を申し出るのは気が引けるものです。できれば何も言わずに済ませたいという方も多いでしょう。しかし、それではいけませんから、この記事で内定辞退の方法を紹介します。どのように内定辞退すべきか悩んでいる人は、ぜひご一読ください。

新卒が内定辞退を伝える手順4つ|電話とメールの参考例も合わせて紹介

新卒はいつまでに内定辞退の連絡をすればいい?

新卒で複数の企業に応募し、内定をもらった場合、最終的には1つに絞り込まなければなりません。そして、それ以外の企業の内定を辞退をする必要が出てきます。

では、いつごろまでに内定辞退を申し出て、どのような手順を踏めばいいのでしょうか

新卒採用の場合は、何もかもが初めてのことで分からないことも多いでしょうが、基本的にはできるだけ早く、まずは電話で連絡を取り、電話がつながらなければメールでという手順になります。

以下で、詳しい手順を見て行きましょう。

新卒が電話で内定辞退を伝える手順4つ

まずは、新卒が電話で内定辞退をする手順から確認しましょう。新卒とはいえ、社会人としての礼儀をわきまえた電話の仕方をしなければ、相手に失礼になります。

しかし、どのように電話をすればよいかは新卒では難しい部分であり、言いにくいことでもあるでしょう。

以下で、電話による内定辞退の正しい手順を4つに分けて紹介します。

1:相手のスケジュールを確かめる

内定辞退の電話をかける場合、相手に都合のいい時間帯を選ぶ必要があります。つまり、相手のスケジュールを確認しておくということです。相手も忙しいということを念頭に置き、スケジュールに配慮するのは当然です。

では、一般的に見て、どのような時間帯が電話をするのにふさわしいのでしょうか。相手企業の営業時間内であることはもちろんですが、お昼時は避け、10~12時、14~17時が適切な時間帯になります。

2:内定辞退したいという気持ちを最初に伝える

相手の都合のいい時間がわかり、電話をすることになったら、誠意を持って内定辞退したいという気持ちを最初に伝えましょう。

わざわざ内定をもらったのに断るのは後ろめたい気持ちにもなりますが、曖昧な言い方では相手には伝わりません。

相手も時間や労力を掛けて人員募集をし、内定を出しています。それを断るのですから、卑屈になりすぎる必要はありませんが、丁重になる必要はあります。

3:内定辞退したい理由を明確に伝える

相手に内定辞退を電話で伝える際に、理由を聞かれる場合があります。その際は、相手企業を貶めるような言い方をしないことを心がけましょう。たとえば、「あちらの方が給料がいい」などという理由は相応しくありません。

無難な答え方としては、「一身上の都合により」「いろいろと検討した結果」という言い方もできます。

ただ、もう少し明確に伝えた方がいい場合もあるので、「希望の業種と縁ができたため」などと答える方法もあります。

4:電話での内定辞退に対して謝罪する

「内定辞退」については、相手もある程度予測している事柄です。それでも、新卒募集に当たっては、いろいろな手間を掛けていますので、内定辞退ともなれば次の準備が必要になります。

つまり、内定辞退の連絡をすれば、相手にある程度迷惑が掛かるということです。それを考えれば、丁重に謝罪をする必要があります。

また、直接の連絡ではなく、電話を通しての辞退になったことへの謝罪も必要です。

新卒が内定辞退を電話で伝える時の注意点3つ

新卒が内定辞退を電話で伝えるときは、どのような点に注意したらいいでしょうか。

ここでは、電話で内定辞退をする際のポイントを紹介します。以下で紹介するポイントを参考にして、上手に電話をしてください。

1:時間帯を配慮する

繰り返しになる部分はありますが、新卒が内定辞退の電話をする場合は、相手のスケジュールや時間帯に十分気を配りましょう。

就業直後は忙しく、お昼時は休憩時間です。そして、終業前は残務整理で大変な場合が多いでしょう。

これらの時間帯を避けて電話をするようにしましょう。

2:できるだけ早く連絡する

企業は、新卒募集を掛けた時点で採用者の人数を決め、そのための準備をしています。それが辞退となれば、予定が変わり、次の準備に追われることになります。

そのような企業側の事情に配慮して、できるだけ早く内定辞退の電話を入れましょう。そうすれば、企業側も次の対応がしやすくなるからです。

3:誠意を持ってハキハキと答える

どんなことでも断るのは気が引けるものですが、内定辞退も同じです。だからと言って、遠回しの言い方にしたり、わかりにくく表現したりするのはいけません。

誠意を持ってハキハキと答えるようにして、相手に自分の気持ちを率直に伝えましょう。

新卒が内定辞退をする際の参考例3つ

新卒で内定辞退を伝える場合、どのような表現を使えばいいかあれこれ迷うこともあるでしょう。

以下に、ケースごとの参考例を示します。必ずこのようにすべきというわけではありませんが、1つの例として考えてください。

1:電話の参考例

電話で内定辞退を伝える場合は、自分の名前などを名乗ってから、まず内定をいただいたお礼を言います。「先般、内定のお知らせをいただきまして、誠にありがとうございました」などと伝えます。

そして、本題に移り、「実は大変心苦しいのですが、御社の内定を辞退させていただきたいと思い、ご連絡しました」と続けましょう。

ここで理由を聞かれたら、相手を傷つけないような言葉を使いながら説明してください。

2:メールの参考例

電話がつながらない場合は、メールで内定辞退を伝えますが、その例文も見ておきましょう。まず簡単な挨拶をしてから、「先日そちら様へお電話いたしましたが、お忙しいようでしたので、メールで用件を伝えさせていただきます」と前置きします。

そして、「その節は内定のご連絡をいただき、心より感謝しています」としてから、「誠に申し訳ありませんが、内定については辞退させていただきたく存じます」と続けます。そのうえで、理由などを添えて、相手への謝罪を加えましょう。

例えば、「本来なら直接そちらに伺ってお伝えすべきことではありますが、メールという形になったことをお詫びいたします」などと書くと良いでしょう。

3:手紙の参考例

内定辞退を電話で伝えるのが基本ですが、手紙でもお詫びの気持ちを示せば、より丁寧な印象になります。その場合の例文も見て行きましょう。

まず挨拶後、「先日電話でもお話しさせていただきましたが、貴社の内定を辞退させていただくことになりました」とします。次に、理由などを添え、お詫びしましょう。「わざわざ内定をいただきながら、このようなことになってしまい、誠に申し訳ありません」と続けましょう。

そして、選考に当たってくださった担当者への感謝の言葉も加えると良いでしょう。

「選考に携わってくださった○○様には大変お世話になりました。この場を借りて、心より感謝申し上げます」とします。

新卒が内定辞退する際のNG例4つ

新卒が内定辞退する場合は、いくつか守るべき注意点があります。その注意点を守らなければ相手側に失礼にもなり、迷惑も掛かります。

以下でそのようなNG例をいくつか取り上げますので、特に気を付けるようにしてください。

1:連絡をせず内定を辞退する

「内定を辞退しにくい」「面倒くさい」「気が重い」などの理由で、企業側に連絡しないのはNGです。

企業への連絡がなければ、企業側もその人は就職するつもりだろうと判断します。しかし、いつまでたってもその動きが見られなければ、非常に困ることになります。

内定辞退は、誰にでも認められた権利です。

新社会人としても責任ある行動を取るためにも、内定辞退は早めに企業側に伝えておきましょう。

2:企業の悪い情報を広げる

内定を辞退するということは、その企業に就職したくないという意思の表れになります。つまり、気に入らない点があるということでしょうが、その企業の悪い情報を広げてはいけません。

万が一、そのようなことをすれば、訴えられることさえあります。また、そこまでは行かなくても、将来的に取引をすることがあったり、ビジネスパートナーになったりすることがあったときに恥をかきます。

お互いの気分もよくありませんので、悪口は言わないようにしましょう。

3:メールだけの連絡で内定を辞退する

メールだけの連絡で内定辞退を伝えるのも避けましょう。メールの場合、送信ミスの可能性があります。また、送信されても、相手の確認が遅れたり、不十分になったりするケースもあるでしょう。

それでは内定辞退の意がうまく伝わらない可能性も出て来ます。そのようなことを避けるためにも、電話で連絡するのが基本です。

どうしても電話がつながらない場合だけ、メール連絡をし、後でまた電話をするのが正しいマナーです。

4:思ってもいないことを伝える

内定辞退を伝える場合は、正直に理由を話せばOKです。無理に思ってもいないことを付け加える必要はありません。表現に工夫しながら、自分の気持ちが伝わればいいのです。

それをあれこれ考えすぎて、変なウソでも付けば、つじつまが合わない部分が出てきて、釈明しなければいけないことにもなりかねません。そんなことをする必要はないので、思ってもいないウソは言わないようにしましょう。

内定辞退は誠意を持って早めの連絡を心がけよう!

一度内定をもらった企業への辞退の連絡はしにくいものです。しかし、企業側にも都合というものがあります。いくら気が重くても、できるだけ早く連絡をするのが社会人としての責務です。

そして、その際は誠意をもって伝えるようにすることが大事です。そうすれば、相手企業も意を汲んで、納得してくれるでしょう。

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