事務職の主な仕事内容5選｜求められる資質もわかりやすく解説！

事務職とは？

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事務職とは、専門的な知識や資格が不要なことが多く「単純作業」や「定時退社」のイメージを持つ人も少なくありません。

また、就活では文系理系問わず、特に女性に人気の職業の一つですが、実際の作業は「縁の下の力持ち」として企業にとって必要不可欠な仕事内容になります。

同じ事務職でも、「仕事内容」や「業務内容」が異なるので、興味のある分野を見つける参考にしてください。

事務職の主な仕事内容5選

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事務職の仕事内容は「社員がスムーズに仕事ができるようにサポートする」というイメージが強いでしょう。実際、営業や人事のように目に見えた成績を残すわけではありませんが、別職種のサポートをすることで、会社に貢献しています。

就活中は「事務職」とひとくくりにされることが多いですが、企業や配属される部署によって業務が異なることもあります。ここからは、基本的に共通している仕事内容をご紹介していきます。

事務職の仕事内容1：プレゼン資料作成

基本的には会社が用意している定形ファイルに、必要事項を入力していくお仕事ですが、営業や人事など、部署によっては顧客へのプレゼン資料を作成する場合もあります。

資料作成だけでなく、修正も依頼される場合もあるので、作成時に使われることが多い「Microsoft PowerPoint」を使う練習をしておくとよいでしょう。

事務職の仕事内容2：見積書・発注書作成

事務職が担当する基本作業の一つに「書類作成・処理」があります。見積書や発注書の作成は、主に営業事務が担当する仕事内容になりますが、経理的な部分で社内の経理部との連携が必要になります。

ただ作成するだけでなく、営業や顧客とのコミュニケーションが必要になるので、コミュニケーション能力の他に、就活中でも使うことが多い「Microsoft Excel ・Word」のスキルを身に付けておくとよいでしょう。

事務職の仕事内容3：経理事務

経理事務は、経費精算や伝票の仕分け・作成、銀行での手続きなど、日々会社のお金が正確に処理されるように管理する仕事内容になります。

他にも、大きな金額を扱う「決算」など、重要な仕事を担当する場合もあるでしょう。「Microsoft Excel」のスキルだけでなく、簿記や会計・法律などの資格が活かせる仕事内容になります。

事務職の仕事内容4：問い合わせ対応

電話対応やメールなど、社内外の人と関わる機会も多くあります。また、他部署からの問い合わせにより、いつものルーティーンの他に突発的な仕事もできるため、さまざまな業務をこなしながらスケジュールを管理するスキルが必要になります。

さまざまな人に対応することから、最低限のビジネスマナーを身に付ける必要があり「秘書検定」などの資格で得た知識が活かせるでしょう。

事務職の仕事内容5：来客対応

問い合わせ対応だけでなく、来客対応も仕事内容の一つです。代わりに用件を聞いたり、会議室に案内したりと他部署と連携を取ることも多くあります。

会社の代表番号や受付が、事務職宛てになっていることも多くあるので、マニュアル以外の急な対応もできるように準備しておくとよいでしょう。

【種類別】事務職の業務内容3選

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ここからは、一般企業における事務職の業務内容を3つご紹介していきます。同じ事務職でも、部署により仕事内容は異なります。

配属される部署によって、必要なスキルや資格が変わってくるので、就活で事務職を志望する場合は、志望動機に書く際の参考に仕事内容の違いを知っておいた方がよいでしょう。

事務職の業務内容1：営業事務

営業事務は、文字通り「営業をサポートする仕事」になります。商品の見積書や発注書、請求書など、会社の売上に関する書類に関わる内容がメインになり、商品の在庫管理や顧客に向けたプレゼンテーション資料の作成なども任される可能性もあるでしょう。

商品やサービスをお客様のところに届けるだけでなく、受け渡しがスムーズにできるようにサポートする仕事内容になります。

事務職の業務内容2：総務事務

総務事務は、「会社のすべての部署に関わる仕事」と言っても過言ではありません。大手企業になると、経理部や人事部など部署が独立して存在しますが中小企業やベンチャー企業の場合は、人員確保が難しく他部署の仕事もこなしていかなければなりません。

契約関係の書類管理や人事労務などの仕事だけでなく、備品やオフィス管理なども任されることがあるので、社員がよりスムーズに働ける環境を管理する仕事にもなります。

事務職の業務内容3：人事事務

人事事務は、「人事の仕事を書類や手続きを通してサポートする仕事」になります。基本的には「労務管理」の仕事がメインになることが多く、入社・退社の手続きや、社員情報の管理などが業務になります。

他にも、仕事中に社員がケガをしたときの労災保険の手続きや、勤怠情報の管理、給与計算を任される場合もあるでしょう。入社直後は覚えることが多いですが、キャリアプランをイメージしやすく人気のある仕事内容です。

事務職に求められる資質2選

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事務職にも部署によってさまざまな仕事内容があることから、男女関係なく配属が決まります。新卒で事務職を軸に就活を進めていく場合に、特にどういった「資質」が求められるのかをご紹介していきます。

協調性がある

事務職は特に、他部署との連携が多い仕事のため「依頼事項を正確に理解し、要件を的確に伝える」スキルは欠かせません。

そこで必要になってくるのが「協調性」になります。個人プレーではなく、チームプレーを心掛け、「目標達成に向けてどうするか」を考えながら行動することが求められます。

ときには「潤滑油」の役割を果たすことも必要になってくるので、自分の役割をしっかりと理解することが重要になります。

コミュニケーション能力が高い

社内外のやり取りが多く発生するため、「コミュニケーション能力」は欠かせません。また、事務職は、他の社員のサポートをする仕事内容なので、相手の気持ちを汲み取らなければならない場面も出てきます。

業務をスムーズにこなすためにも、自分自身の機嫌次第で雰囲気を壊してしまうようなことがないように、「気遣い」や「思いやり」を持つことが大切になります。

事務職の志望動機の書き方　～就活ワンポイントアドバイス～

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ここからは、「志望動機の書き方」をご紹介していきます。「自分の長所を仕事でどう活かせるか」をアピールすることが重要になるので、これまでの経験を振り返ってうまくまとめることがポイントになります。

就活の採用面接では、必ずと言っていいほど「志望動機」は聞かれる設問の一つです。そのため、自己分析をしっかりとするようにしましょう。

志望動機例文

私は学生時代の部活動において、「目標を達成するために、相手の気持ちに寄り添いながら行動する」ことを心掛けていました。メンバーからは相談されることも多くあり、サポートする立場に興味を持ちました。この経験を貴社の事務職において活かし、社内外から信頼を得られる事務員になり、より多くの人をサポートできるように貢献していきたい所存です。

「自分の経験が入社後にどう活かせるか」を書くことが自己PRにつながります。

事務職は縁の下の力持ち

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事務職は、「縁の下の力持ち」として、なくてはならない存在です。さまざまな部署と連携を取り、スムーズに仕事ができるように、ときには「潤滑油」としてサポートという立場から貢献していく仕事になります。

「資格なし」でも応募できることから、就活では人気が高く内定を勝ち取るのが難しい職種の一つですが、自分の「強み」を入社後にどう活かせるかだけでなく、なりたい将来像を持っておくと、よりアピールにつながるでしょう。