就活で使用する返信用封筒の正しい書き方ステップ5つ｜注意点7つも紹介

就活時に使用する返信用封筒の書き方とは？

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返信用封筒は「相手の手間を省く」と言う気配りから用意するものです。住所の記入や切手を購入して貼る作業などを自分で行うことで、相手の負担を軽減することができます。だからこそ、住所の記入ミスや切手の料金間違いが起きてはいけません。

返信用封筒の書き方のルールを知り、些細なことで評価が下がらないよう覚えておきましょう。

そもそも返信用封筒とは？

就職活動中は、頻繁に返信用封筒を使用します。企業から受け取った書類に用意されていたり、応募条件に返信用の封筒を同封するよう指定があったりします。どちらも書く作業等を軽減し速やかに返信できる相手への配慮があり、誤配も防ぐ役割を果たしています。

返信用封筒を利用することで、送る側も受け取る側も最短で確実なやり取りが可能になります。迅速かつ確実な返事がほしいため用意するものですから、期日等は守りましょう。

返信用封筒のマナーについて

返信用封筒の色は、ビジネスでは茶色のものが多用されていますが、個人情報にかかわる書類なら白で中身の透けないものを選択します。封筒サイズは送る内容に合わせます。

封筒サイズの選択は、書類を折るかどうかで判断します。用紙がA4サイズで折り曲げても良いなら長3封筒、用紙がB5なら長4封筒になります。折らずに送りたいならA4は角2サイズ、B5は角3サイズになります。書類を折る際は、丁寧に三つ折りにします。

就活で使用する返信用封筒の正しい書き方ステップ5つ

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企業の採用担当者は、細部にわたり判断基準にします。文字を書く時は丁寧に読みやすい字を意識し自分宛てであっても住所を略すことなく明記します。

住所は、住民票記載の通りにし、都道府県やマンション名まで正確に書きます。就活では縦封筒を使用しますので、数字以外は漢字で書きます。自分の宛名に書く敬称は、やや左に寄せて他の文字より一回り小さめに「行」と書きます。

返信用封筒の正しい書き方1：縦書き・横書き

返信用封筒の正しい書き方として、縦書きや横書きなどの決まりはありません。ビジネス文書や正式な書類は、和封筒を使用し縦書きで書かれることが多いため、就活返信用封筒は縦書きにしましょう。

同封されている封筒を使って返信する際は、表書きが横書きか縦書きかで、裏書きの向きを合わせるようにします。稀に洋封筒を使用している場合は、封じ目が不要になりますので覚えておきましょう。

返信用封筒の正しい書き方2：住所と氏名を正確に

就活の際、企業があらかじめ書類と一緒に返信用封筒を用意している場合があります。その際、送り先である企業名の下に「宛」「行」と書いてあれば、どちらの文字でも二重線で消し、担当者名なら「様」会社名なら「御中」と書き足します。

自分の住所と氏名を書く際は、都道府県も省略せずに書きましょう。建物名なども正式名称で記載し、名前は楷書で書きます。封筒の裏書を書く際も丁寧かつ住所も略さず記入します。

返信用封筒の正しい書き方3：数字以外は漢字

就活で用意する返信用封筒は、自分に送るからといって、住所を省略せずに書きましょう。正式な住所の書き方は住民票の記載を参考にして同じように書きます。数字以外は、すべて漢字で書きます。

番地の記載方法は、1丁目1番1号というように書き、ハイフンで略さないようにします。アパートやマンション名は、正式名称で記載し、番地の後に、ハイフンで部屋番号のみを書くことはしません。〇〇ハイツ101号室と明記します。

返信用封筒の正しい書き方4：宛名や自分の氏名の「様」

就活で、企業側が用意した返信用封筒を使用する際は、宛名の敬称が「行」や「宛」の文字なら、二重線で消します。

担当者名には「様」を書き足し、部署名や会社名には「御中」を訂正した文字の下もしくは、右側に書き足します。会社名の下に担当者名の印が押してある場合は、印の下や横に「様」を書きます。

自分で準備する返信用封筒は、自分の氏名を書き、敬称は「様」ではなく「行」を左寄り小さめに書きます。

返信用封筒の正しい書き方5：封をした箇所に「〆」を記載

返信用封筒を糊で封じた後の継ぎ目には、親展という意味で誰も開封していませんという封緘に「〆」の字を書きます。この〆の文字は、「×」とは違います。丁寧に書かないと「×」に見えてしまいますので注意が必要です。

〆の文字には、受取人以外に開封してはならないという意味もありますので、担当者名が入っている際に書くようにします。企業や部署宛であれば封緘の文字は必要ありません。

就活で使用する返信用封筒の注意点7つ

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返信用の封筒は、企業側に返信するため先方が用意するものと、自分に返信がくるように、作成するものがあります。宛名書きの手間をなくし、誤配なく書類が届くよう配慮されたもので、ビジネスマナーとしての決めごとがありますので覚えて就活に役立てましょう。

封筒の色は、個人情報なら白が良いとされ、送る内容によりサイズを決めます。また、書類は折ってよいかどうかでサイズや切手代金が変わってきます。

返信用封筒の注意点1：正式名称で企業名を記載する

返信用の封筒を入れて書類送付する際の宛名書きは、誤字・脱字や住所の間違いなどがないように記入します。企業名は略さず正式名称で、株式会社も前か後株かは、会社により違いますので調べます。

（株）と略書きはしません。有限会社であっても同様で（有）とは書きませんので注意しましょう。会社名が英語表記の際は、勝手にカタカナで書くのもいけません。また、略称や通称記入もいけません。

返信用封筒の注意点2：中に入っている書類について「書類在中」は不要

封筒の表書きにある「書類在中」は、受け取る側が複数いる場所に送る際に、確実に必要な部署に届くよう記載するものです。就活の際、自分に届くための返信用封筒に、中に入っている書類を開封する前に知らせる必要はないため「書類在中」という書き込みは必要ありません。

企業への宛名書きの際は、封を開けずに必要部門に迅速に届くよう、記載が必要になります。「書類在中」を書くことで、事務処理の煩雑さを軽減でき誤配も防げます。

返信用封筒の注意点3：添え状を同封すること

就活に限らず企業に書類送付時は、添え状を入れます。雛型があるものを参考にするか、手書きで用意します。添え状を同封すると、双方で書類送付のミスや紛失防止になります。

「株式会社○○　人事課御中」など送付先を書き、「下記の通り応募書類を送付いたします。ぜひ、ご検討いただきますようお願い申し上げます。」と一筆を加え、書類の内容は一目でわかるよう「履歴書 1通」というように書きます。文末は以上と書いて止めます。

返信用封筒の注意点4：企業名の宛名部分に注目

企業が用意した書類に入っている返信用封筒は、印刷されているものであっても宛名の下の敬称を直します。企業名の敬称が「行」または「宛」なら、二重線で消し、担当者名の際は「様」、企業名や部署名には「御中」を下か左に書き足します。

封筒の裏書は、差出人である自分の住所氏名を記入します。裏書であっても表書き同様に、都道府県を略さずマンション名も入れて、番地以外は漢字で記入します。

返信用封筒の注意点5：二重線を書く場合の書き方

返信用封筒の宛名の下に書かれている敬称が「行」や「宛」という文字は、二重線を書いて消します。定規を使って縦書きなら縦、横書きは横二重線を引きます。「行」という字は、縦線だと修正が分かりにくいため縦書きでも横二重線引き訂正にします。

返信用封筒の注意点6：裏には何も記載しない

返信用封筒を用意するのは、相手の手間を軽減するための配慮と、誤配がなく双方にとって速やかなやりとりができる手段ですが、親切心が増して企業の住所がわかっているからといって封筒の裏書に書いてしまうのはマナー違反です。

表に自分の宛名を書きますが、裏側は先方が送る際に書くものですから何も書かずに送ります。

返信用封筒の注意点7：返信用封筒を準備する場合は切手を貼る

返信用封筒は、切手を貼ってから同封します。

郵便料金はサイズと重さで決まりますので、事前に内容を想定し重さを測っておきます。料金不足だと相手が負担しなければならないため、高めの金額で切手を用意して貼るようにします。

切手の枚数が複数になる際は、金額が高い順から、見栄え良く二列に貼ります。企業側が用意した返信用封筒に料金後納や受取人払いの印刷がないものも切手を貼ります。

就活で使用する返信用封筒に役立つマナー3選

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就職活動の文書は、短期間で確実に書類の収受を済ませるよう返信用封筒が利用されます。返信用封筒は、処理の簡素化だけではなく、送付状を添える、迅速かつ誤配を防ぐ郵送方法の検討や切手代の不足がないようにするなど、ビジネスマナーを心得る必要があります。

返信用封筒に役立つマナー1：送付状

書類を送る際は、送付状を同封します。これにより書類の不備がないかどうか、双方でチェックできます。返信用封筒に必要書類だけ入れて、指示がないからといって送付状もつけずに送るのは、マナー違反です。

返信用封筒に役立つマナー2：送る方法

返信用封筒を同封しても、企業に対して期限内の返信をお願いすることはできません。早く返事を受け取りたいという場合は、普通郵便ではなく、速達及び簡易書留にして返信用封筒を用意するという選択があります。

封筒の書き方としては、郵便番号の上に赤字で「＝速達＝」と書き、左下に長方形囲みにして「簡易書留」と書きます。切手代は普通郵便、速達、簡易書留分を調べて貼ります。

返信用封筒に役立つマナー3：切手料金を調べておく

返送用封筒に貼る切手は、料金不足により受取人である企業が支払うことがないよう事前に、日本郵便で料金を調べておきます。日本郵便のホームページで確認するか、最寄りの郵便局に行き切手を購入する際に調べても良いでしょう。

返信封筒についても料金受取人払や料金後納が印刷されていない場合は、切手は送る側の負担になりますので注意しましょう。

返信用封筒の書き方やマナーを学んで就活で活かそう

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返信用封筒は、文書のやり取りを取り交わす際、相手方の負担を軽減し誤配なく最短確実に収受する方法です。個人情報を入れる封筒を用意する場合は、白色などの決まりがあり、書きかたや書類の入れ方にも配慮が必要です。ビジネスマナーとして身につけ就活に役立てましょう。