内定辞退書を送るときのポイント5つ｜書き方4ステップや送付方法をご紹介

内定辞退書とは？

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就活の中で、複数の企業から内定をもらうことがあります。複数の企業から内定をもらうことができても、入社できるのは1社だけで他の企業の内定は辞退しなければなりません。

内定辞退の意思は電話で直接伝えるのがマナーですが、それに加えて内定辞退の意思を記した内定辞退書を提出すると、より丁寧な印象を与えることができます。

本記事では、内定辞退書を送るときのポイントや書き方を紹介していきます。

内定辞退書が必要なケース

電話で内定辞退を伝えると内定辞退書の提出を求められるケースもありますが、企業によっては電話で内定辞退を伝えるだけで、特に内定辞退書の提出が求められない場合もあります。

内定辞退書は必ず必要というわけではありませんが、内定辞退に対する謝罪とこれまで選考に参加させてもらったことへのお礼を兼ねて、内定辞退書を提出するようにしましょう。

公務員は必須

公務員の内定を辞退する場合には、内定辞退書が必須となっています。公務員に欠員が出てしまうと、住民が生活していく上で必要な機能を維持していくことが難しくなるので、あらかじめ決められた人数を採用しなければなりません。

内定辞退者が出たら速やかに追加募集や補欠者の繰り上げ合格をし、人数を確保しなければいけませんので、正式に辞退したことを確認するために内定辞退書が必須となっています。

事前の電話連絡がおすすめ

内定辞退書の提出をした方がいいからといっても、いきなり内定辞退書を送りつけるのはマナー違反です。内定辞退を決めたら、まずは担当者に電話で直接伝え、それから内定辞退書を送るようにします。

公務員以外でも内定辞退が出たらすぐに人員確保に動かなければなりませんので、内定辞退を決めたらすぐに電話で連絡し、それから2～3日以内に内定辞退書を投函することができると良いでしょう。

内定辞退書を送るときのポイント5つ

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内定辞退書を送る際に、まず電話で連絡するということ以外に5つのポイントがあります。ポイントをおさえて内定辞退書を送らなければ、相手に不快な思いを与えてしまうことになります。

ここからは、内定辞退書を送るときのポイント5つを紹介していきます。ここで紹介するポイントをおさえた内定辞退書を送り、最後まで丁寧な印象を与えることができるようにしましょう。

内定辞退書のポイント1：手書きかつ縦書きが基本

内定辞退書を送るときの1つ目のポイントは、「手書きかつ縦書きが基本」ということです。

学生の間でもパソコンを使い文章を作成するのが主流となっていますが、内定辞退書をパソコンで作成すると、冷たい印象を与え気持ちが伝わりづらくなります。手書きの方が気持ちが伝わりやすく悪い印象を与えることが少ないです。

また、フォーマルな手紙は縦書きが基本とされていますから、内定辞退書も縦書きで書くようにしましょう。

誤字脱字には細心の注意を

手書きかつ縦書きという基本を守っていたとしても、誤字や脱字があっては相手に失礼ですし気持ちを伝えることができません。相手に失礼にならないようにするために、誤字脱字には細心の注意を払うことは基本です。

パソコンであらかじめ下書きを作成し、校正機能を利用して誤字脱字がないかチェックするといいですし、第三者に書いたものを読んでもらい誤字脱字がないかチェックするのもいいでしょう。

内定辞退書のポイント2：白色無地の便箋を使う

内定辞退書を送るときの2つ目のポイントは、「白色無地の便箋を使う」です。

便箋はさまざまな色や柄のものが販売されていますが、色のついた便箋や柄入りの便箋は、ビジネスでは不向きでマナー違反だと捉えられてしまいます。白色の無地の便箋を用意しましょう。

便箋の罫線も凝った作りになっているものがありますが、罫線も無駄のないシンプルなものを選んだほうがいいです。

二重になっているものがおすすめ

便箋だけでなく封筒にもカラフルなものや柄が入ったものがありますが、封筒も白色無地のものを使用するようにしましょう。

中身が透けてしまうことや、封筒が濡れて中に入っている内定辞退書まで濡れて読めなくなることは避けるべきですから、厚めの素材でできた封筒もしくは二重になっている封筒がおすすめです。

内定辞退書のポイント3：修正液は使わない

内定辞退書を送るときの3つ目のポイントは、「修正液は使わない」です。

内定辞退書を清書した後に誤字を見つけたら修正液で消して誤字を修正したいと考えがちですが、正式な書類や手紙を修正液などで修正するのはマナー違反です。内定辞退でできた悪い印象をさらに悪くしてしまいます。

面倒ですが、 誤字を見つけたら修正液は使わずに書き直すようにしましょう。

内定辞退書のポイント4：シンプルにまとめる

内定辞退書を送るときの4つ目のポイントは、「シンプルにまとめる」ということです。

内定辞退書は、内定辞退の理由を長々と書けば気持ちが伝わるというものではありません。内定辞退の理由はシンプルにまとめ、謝罪の言葉と感謝の言葉を中心に記載するようにします。

便箋1枚におさまるような文量が目安ですが、便箋1枚の中に詰めて書いてしまうと読みにくいので、読みやすいようにバランスを考えて書きましょう。

内定辞退書のポイント5：辞退理由には気をつける

内定辞退書を送るときの5つ目のポイントは、「辞退理由には気をつける」です。

辞退理由は正直に書く方がいいような気がしますが、正直に書きすぎると相手を不快な思いにさせる場合もあります。辞退理由は相手に不快な思いをさせない内容となっているかを考えながら書くようにしましょう。

だからと言って嘘を書くと、突っ込んだ質問をされた時に答えることができずに不信感を抱かせてしまいます。失礼のない内容にしましょう。

内定辞退書の書き方4ステップ

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内定辞退書を送るときのポイント5つを理解することができたら、実際に手紙を書いていくことになりますが、どのような手順で書けばいいか分からないと悩む人も多いでしょう。

ここからは、内定辞退書の書き方4ステップを紹介していきます。内定辞退書を書く際に4ステップを踏んで書いていくと、スムーズに書くことができますので参考にしてください。

内定辞退書の書き方1：「拝啓」と「時候の挨拶」

内定辞退書の書き方のステップ1は、書き出しは「拝啓」と「時候の挨拶」から始める、です。

就活中に書く手紙の頭語は「拝啓」が定番で、その後に「時候の挨拶」を持ってくると、マナーを守れるきちんとした印象を与えることができます。

「時候の挨拶」は季節に合わせたものにするのもいいですが、季節に関係なく使うことができる「時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」を用いるのもいいでしょう。

内定辞退書の書き方2：お礼や辞退の報告と理由

内定辞退書の書き方のステップ2は、お礼や辞退の報告と理由です。

辞退の報告を伝えることが内定辞退書の本題ですが、いきなり本題に入ってしまうとストレートすぎて不快な思いをさせてしまうことになります。辞退を報告する前に、内定をもらえたことへのお礼を書くことで誠意を示すことができます。

お礼を書いた後に辞退の報告と理由を書くことになりますが、理由は詳しく書かずに「一身上の都合」程度でいいでしょう。

内定辞退書の書き方3：締めの言葉

内定辞退書の書き方のステップ3は、締めの言葉です。

本文を書き終えたら、締めの言葉として結語を書くのが手紙を書く上でのマナーです。頭語として「拝啓」と書いたので、結語は「敬具」をつけるようにします。

「拝啓」と「敬具」はセットになる言葉ですし、ビジネスシーンだけでなく手紙を書くときによく用いられる言葉ですから、この機会に覚えておくと良いでしょう。

内定辞退書の書き方4：日付・差出人氏名・宛名

内定辞退書の書き方のステップ4は、日付・差出人氏名・宛名を書く、です。

日付は元号から書きはじめ、数字は漢数字で書くようにします。日付に続いて差出人氏名を書きますが、スペースに余裕があるようでしたら氏名の前に大学名・学部名・学科名を入れるようにしましょう。

日付・差出人氏名を書いたら最後に宛名を書きます。宛名は正式名称で省略せずに書きますが、担当者の氏名が分からない場合には「採用ご担当者様」と書きます。

内定辞退書の例文とは？

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ここからは、内定辞退書の例文を紹介していきます。内定辞退書を送るときのポイントや書き方のステップを理解できたとしても、本文を一から自分の言葉で考えることは大変なことです。

文章を考えることが不得意な人には時間がかかってしまうので、ここで紹介する例文を参考に作成してみてください。

感謝の気持ちを伝える

内定辞退の書き方のステップ2でお話しましたが、本文ではまず内定をもらえたことへの感謝の気持ちを伝えます。

「ご多忙の折、採用内定のご連絡を頂き、ありがとうございました。」「この度は、内定のご通知を頂き、ありがとうございました。」などと感謝の気持ちをまず書きます。

またお礼や辞退の報告と理由を書いた後に再度、「大変お世話になりましたことを心より感謝しております。」と書くと、感謝の気持ちが伝わるでしょう。

お詫びを伝える

感謝の気持ちを伝えたら、辞退の報告や理由、お詫びを記載することになりますが、謙虚な姿勢が伝わるような内容にするのがポイントです。

「せっかくいただいた内定ではございますが、最後まで自身の進路について考えた結果、他の企業に入社することを決意致しました。貴重なお時間を選考に割いていただいたにもかかわらず、このような結果になりましたことを、謹んでお詫び申し上げます。」とお詫びを伝えましょう。

内定辞退書の送付方法3つ

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内定辞退書を送るときの5つのポイントをおさえて、書き方の4ステップを踏みながら内定辞退書を作成することができたら、封筒に入れて送付することになります。

封筒の書き方、封筒への内定辞退書の入れ方、送付の方法にもマナーがあります。最後に、内定辞退書の送付方法3つを紹介していきます。ここで紹介する送付方法を守って、丁寧な印象を与えることができるようにしましょう。

内定辞退書の送付方法1：封筒の書き方

封筒は先ほどもお伝えした通り、二重になっている白色無地のものを使用します。表面に宛名を、裏面に差出人を縦書きで書きます。

宛名は、株式会社などを含む会社名やビル名を省略せずに正確に書くのがマナーです。1行で小さい文字で書くと読みにくくなってしまいますので、文字の大きさやバランスに注意しましょう。

差出人は、住所や氏名を省略せずに正確に封筒の左下に書き、左上には送付日を記載します。

内定辞退書の送付方法2：便箋は三つ折り

封筒に宛名・差出人を書くことができたら、便箋を三つ折りにして封筒に入れます。便箋の下三分の一を上に折り上げ、上三分の一を折り下げることで、きれいに三つ折りすることができます。

三つ折りにできたら封筒に入れますが、封筒の裏側から見て書き出しが右上に来るように入れるのがマナーです。細かいことかもしれませんが、細部まで気を配るようにしましょう。

内定辞退書の送付方法3：できれば速達で

封筒に内定辞退書を入れて封をすることができたら、封をした部分に「〆」の文字を書き、速達で郵送します。

普通郵便で送ると相手に届くまでに通常2～3日かかってしまい、休日を間に挟むとさらに遅くなってしまう可能性があります。速達ですと翌日には届くので安心です。

自分で送る場合は切手に注意

確実に相手に届けることができるようにするためには、郵便窓口から速達で送ることをおすすめします。

もし窓口から送ることができず、自分で切手を貼って送る場合には、切手の料金不足に注意するようにしましょう。料金不足だと相手に迷惑をかけてしまうことになりますから、定形外の封筒を使う場合には料金を必ず調べてから送るようにします。

内定辞退書を書いてしっかり伝えよう

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本記事では、内定辞退書を送るときのポイントや書き方、送付方法を紹介してきました。内定辞退は言い出しにくいことだからといって、メールだけで伝えると相手との関係を悪化させてしまいます。

できるだけ穏便にすませるためにもまず電話で連絡し、そのあと内定辞退書を送るようにしましょう。ここで紹介したポイントなどを参考に作成すれば、相手を不快にさせることなく気持ちを伝えることができます。