内定辞退は手紙が良い？内定辞退の手紙の書き方のポイント7つと書く際の注意点

内定辞退は手紙で伝える方が良い？

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企業に内定が決まっても、様々な理由でそれを辞退する状況になることがあります。その時に一番肝心なことは、なるべく早く連絡することです。

まず電話で辞退の意志を伝え、その後すぐに手紙を送りましょう。電話の後に、なるべく早く手紙を出すのが礼儀です。企業が時間とエネルギーをかけてあなたを選考してくれたことを忘れずに、誠意を持って伝えます。

電話のみの連絡で済ませることは社会人のマナーとして相応しくありません。

内定辞退を手紙でする方がいい場合4つ

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ここでは、内定辞退の手紙を書いた方がいい4つのケースをご紹介します。

その内訳は、「内定式後の辞退」「知人からの紹介による志望」「志望した企業の社員に個別にお世話になった」「企業が格式を重んじている」場合です。

いずれの場合も内定を辞退してしまったことに対するお詫びの気持ちを示し、誠意のある手紙を書きましょう。社会人としての資質が問われますので、電話だけで終わるのではなく、手紙もきちんと書きましょう。

内定辞退を手紙でする方がいい場合1：内定式後に辞退する場合

内定式後に辞退する場合は、会社にもかなり迷惑が掛かっていることを考え、きちんと手紙で挨拶する必要があります。

「内定を辞退する」ということは、自分を採用するために企業がかけてくれた時間とエネルギーを無駄にしてしまうことと同じです。この場合は電話だけでは失礼にあたります。

内定式後にもかかわらず辞退することになってしまった事実に対して、理由を添えてきちんとお詫びを記しましょう。

内定辞退を手紙でする方がいい場合2：知人からの紹介の場合

就職の場合、知人からの紹介や縁故によって内定が決まることもまだまだあります。この場合は、特に円満に企業に断りを入れないと、お世話になった方にも迷惑をかけることになります。

企業にきちんと手紙でお詫びの挨拶をするとともに、紹介してくれた方に対しても、お詫びの手紙を出しましょう。

間を取り持ってくれた方が、後々その企業と関係が悪くなってしまっては大変です。双方に誠意を見せるため、迅速に対応しましょう。

内定辞退を手紙でする方がいい場合3：企業の社員で個別にお世話になった場合

就活の際、企業の社員で個別にお世話になった人がいる場合は、企業にお詫びの手紙を書くとともに、個人的にお世話になった人にもお詫びの手紙を書きましょう。貴重な時間をあなたのために使ってくれたことに対し、誠意を持って手紙を書きましょう。

この場合も、きちんと理由を述べることが肝心です。しっかりとした理由をきちんと伝えられれば、相手に納得してもらえるでしょう。

内定辞退を手紙でする方がいい場合4：格式を重視する企業の場合

企業の中には、礼儀や格式を重視するところもあります。電話だけで内定辞退の連絡をすると、企業によっては、あなたに対する印象が悪くなる場合があります。

「企業のプライドを傷つけた」という印象を残さないように、丁寧な対応をすることが大切です。内定辞退は、自分だけの問題ではありません。その後に続く後輩達のことも考え、きちんとした対応をすることが必要です。電話だけでなく、手紙で丁寧にお詫びをしましょう。

内定辞退の手紙に入れる内容5つ

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続いて、内定辞退の手紙を書く時には、どのような内容を入れれば良いかを見ていきましょう。

一番大切なことは、企業に対して失礼にならないよう、誠意の伝わる手紙を書くことです。自分の気持ちをだらだらと述べることは避けましょう。また、辞退の理由をはっきり書かなければ、相手に誠意は伝わりません。

ここからは、何を書くべきか、どのように書くべきかなど、ポイントになる5つの内容についてご説明します。

内定辞退の手紙に入れる内容：内定への感謝

内定辞退の手紙では、まず始めに内定に対する感謝の気持ちを表しましょう。貴重な時間とエネルギーをかけて、企業があなたを採用してくれたことに対する感謝の気持ちを述べましょう。

「先日は内定のご連絡を頂き、誠にありがとうございました。」のように、簡単でも、きちんと感謝の気持ちを述べましょう。この感謝の気持ちの文を抜かし、冒頭から内定辞退の意志があることを述べるのは避けて下さい。

内定辞退の手紙に入れる内容：内定辞退の意思表示

内定に対するお礼を述べた後に、内定辞退の意思があることを伝えましょう。採用してくれた企業への印象が悪くならないよう、丁寧な言葉遣いと表現が必要です。

例えば「お電話でお伝えしましたとおり、誠に勝手ながらこの度の内定を辞退させて頂きたいと存じます。」という表現で、きちんと内定辞退の意思を伝えましょう。

内定辞退の手紙に入れる内容：内定辞退のお詫び

内定辞退の意思を伝える場合は、企業に大きな迷惑をかけてしまったことに対するお詫びの言葉を書きましょう。お詫びをきちんとすることで、企業への印象も悪くならないでしょう。

採用を辞退することになった企業だとしても、その場限りの関係だと考えるはことできません。仕事をしていく中で、何らかの形でお世話になる可能性もあります。また、大学の後輩たちのためにも、きちんとした挨拶をしましょう。

内定辞退の手紙に入れる内容：内定辞退の理由

内定を辞退した時は、その理由を簡単に伝えましょう。理由を説明することは、相手に対する礼儀です。相手が納得するように、きちんと書きましょう。

理由としては、「より自分の志望度が高い他社から内定をもらった」「希望していた職種ではなかった」「志望業界が変わった」、または「勤務地や給料など条件の折り合いがつかなかった」など色々あるでしょうが、相手に誠意が伝わるように書きましょう。

内定辞退の手紙に入れる内容：季節の挨拶を入れる

内定辞退の手紙の前文には、通常の手紙と同様に時候の挨拶を入れましょう。

最初に「拝啓」と書き始めて、その後に時候の挨拶文を入れます。例えば「〇〇の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」など、季節の挨拶を入れます。

時候の挨拶には四季それぞれの定型文がありますので、手紙を出す時期に合わせて選びましょう。手紙の書き方でも社会人としての常識が問われますので、基本的な事柄は押さえておきましょう。

内定辞退の手紙の書き方のポイント7つ

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ここでは内定辞退の手紙を書く場合の具体的なポイントを見ていきましょう。手紙の基本的なルールを守り、簡潔で礼儀正しくまとめるのがコツです。

パソコンは使わず、必ず手書きにして気持ちを込めましょう。下書きをし、内容、構成、誤字脱字のチェックをしてから便箋に清書します。封筒や便箋は白地のものを使い、縦書きがベターです。封筒は中身が透けない2重封筒を選び、定形郵便のサイズで送りましょう。

内定辞退の手紙の書き方のポイント1：手紙の構成で簡潔にまとめる

内定辞退の手紙は、前文、主文、末文、後付けの構成で簡潔にまとめましょう。

お詫びの手紙なので、長すぎても相手に失礼になってしまいます。また、構成がきちんとしていないと相手に伝わりにくい手紙になってしまいます。時候の挨拶、内定辞退の意思とお詫び、辞退の理由、最後の挨拶という流れにします。辞退の理由を簡潔に記すのもポイントです。

相手に時間をとらせないよう、できれば一枚に収めることを心がけて下さい。

内定辞退の手紙の書き方のポイント2：本文の段落は一字下げる

一般的な文書の書き方では、「拝啓」の後に時候の挨拶の文章が入りますが、それに続く本文（主文）は　一行抜かして新しい段落にし、一行目は一字下げて書き出します。

そして、本文には内定のお礼、内定辞退の意思、その理由の順にまとめましょう。本文の部分は、自分の内定辞退の意思とその理由を簡潔にまとめ、誠意の気持ちを込めて書くようにして下さい。

内定辞退の手紙の書き方のポイント3：季節の挨拶を入れる

内定辞退の手紙では、文章の始まりに時候の挨拶を入れましょう。季節の挨拶を入れる場合は、その季節に合わせて時候の挨拶を選びます。どういう言葉や表現が適切かを調べ、手紙を送る時期に合わせて書きましょう。

ただし、お詫びの手紙ですので、時候の挨拶が長すぎると全体のバランスが崩れてしまいます。季節の挨拶は、一行で簡単にするのがいいでしょう。

内定辞退の手紙の書き方のポイント4：文末に挨拶を入れる

本文を書き終えたら、文末には相手に対してきちんと挨拶を入れて終わりにします。

例えば「末筆ではございますが、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。」などの挨拶文です。その後に「敬具」を入れます。文章の上でも、企業に対してきちんとした礼儀を持って締めくくりましょう。

内定辞退の手紙の書き方のポイント5：最後に宛名を書く

内定辞退の手紙の最後では、自分の名前を入れた後に、行を変えて宛名を書きます。その場合は○○会社人事部○○様など、お世話になった担当者の名前を入れて終わりましょう。

また、担当者の名前が分からない時は「採用ご担当者様」と書きましょう。会社名や担当部署だけの宛名は避けましょう。封筒の宛名にも同じように、担当者の名前を入れた方が、受け取る側にも分かりやすいものになります。

内定辞退の手紙の書き方のポイント6：後付けに日付と差出人を記入

末文で挨拶をした後に、後付けに日付と差出人の名前を入れます。

まず、日付を先に入れ、次の行に自分の名前を入れます。自分の名前は行の下の方に書きます。宛名はその後になりますから、順番を間違えないようにしましょう。前文、主文、末文、後付けの順になっているか確認しましょう。

内定辞退の手紙の書き方のポイント7：拝啓で始まり敬具で結ぶ

手紙文の基本ですが、目上の人に尊敬の気持ちを込めて手紙を出す場合は、最初に「拝啓」で始めて、最後に「敬具」で終わるのが定石です。

内定辞退の手紙も「拝啓」と「敬具」を使うようにしましょう。「前略」などは、目上の人や尊敬を示す場合には適しません。ビジネス文書の場合は、「前略」は使わないということを覚えておきましょう。

内定辞退を手紙で書く際の注意点6つ

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次に、内定辞退の手紙を書く場合に特に注意しなければならない点を6つご紹介していきます。

内定辞退の手紙は、お詫びの気持ちを表すものなので、特に失礼にならないように細かい配慮が必要です。丁寧に書いて、こちらの誠意をしっかりと伝える手紙にすることが大事です。

失礼な手紙では、内定辞退を受け入れる企業にとっても気持ちがいいものではありません。失礼なものに映らないよう、最後まで手を抜かないようにしましょう。

内定辞退を手紙で書く際の注意点1：修正液を使わない

文字を書き間違えた場合は、修正液で直すのはやめましょう。

内定辞退の手紙は、必ず自筆で書いて誠意を伝えた方が良いのですが、文章の間違いや、誤字などがあったら、最初から書き直す必要があります。修正液や修正ペンなどで簡単に直すのは相手に失礼にあたるため、誠意が伝わる手紙にはなりません。

間違えた場合には安易に修正するのではなく、書き直して下さい。

内定辞退を手紙で書く際の注意点2：黒のボールペンで書く

内定辞退の手紙を書く時は、黒のボールペンを使いましょう。青のボールペンなどは使わず、またボールペンの色が出すぎてしまった場合などは、書き直してきれいな書面になるようにしましょう。

手書きにするので、字もきれいで読みやすいものにする必要があります。汚れてしまったら、最初から書き直すことが大事です。どういう態度で手紙を書いているかは、相手に伝わりますので、集中力を持って書き上げて下さい。

内定辞退を手紙で書く際の注意点3：誤字脱字に注意する

内定辞退の手紙を書く場合、誤字脱字には特に気を付ける必要があります。まず下書きをして、誤字脱字がないかを確認してから、便箋に書くようにしましょう。さらに、便箋に書いた後にもう一度読み返して、誤字脱字がないか確認しましょう。

万が一誤字脱字が見つかってしまった場合は、修正液などを使わず必ず新しい便箋に書き直します。また、誤字脱字だけではなく、内容や表現がおかしい部分はないかを確認することも大事です。

内定辞退を手紙で書く際の注意点4：文章構成を守る

内定辞退の手紙を書く場合は、きちんとした構成で、簡潔にまとめることが大事です。前文、主文、末文、後付けの構成を崩さず、要点のみをきちんと伝えましょう。

ただし、あくまでもお詫びの気持ちを伝える手紙であることを忘れずに、誠意が伝わるものにしましょう。手紙の表現は適切か、自分の意図がきちんと伝わっているかを見直し、きちんとした手紙を仕上げて下さい。

内定辞退を手紙で書く際の注意点5：読みやすく丁寧に書く

内定辞退の手紙はもちろんですが、手紙を書く時は、自分の表現が相手にきちんと伝わるように、読みやすく書くことが大切です。

必ず下書きをした後に声に出して読み、意味が分かりづらくないかを確認しましょう。口語ではなく、文語で書くことも意識して、丁寧な表現で文章を書きましょう。社会人として相応しい敬語表現を使うことであなたの誠意を伝えましょう。

内定辞退を手紙で書く際の注意点6：辞退理由をもう一度見直す

内定辞退の手紙を書く時には、辞退の意思を伝えるとともに、辞退する理由を書く必要があります。

辞退の理由がきちんと書けているかを、しっかりと確認することが大切です。企業に対して失礼な内容になっていないか、理由が妥当かどうかなど、再度確認してみましょう。

例えば、第一志望の会社の内定が後から決まった場合などは、そのことを述べても問題はありません。正直に書いて理解してもらいましょう。

内定辞退の手紙はマナーを守りお詫びの気持ちを伝えよう！

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内定辞退の手紙は、採用してくれた企業に対して、感謝とお詫びの気持ちを表すものです。

内定を辞退することは、企業に迷惑をかけることです。いち早く電話で伝え、その後きちんとしたマナーで手紙を書いて、自分の誠意を伝えましょう。

書式や発送の仕方などにも間違いがないように、きちんとした対応をしましょう。相手の気持ちを考えることは、社会人としての第一歩です。今回の内容を参考に、誠意が伝わる手紙を書きましょう。