企業からの電話を折り返す際の注意点7選｜折り返す際の会話例など紹介

企業からの電話は折り返しづらい？

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企業からの電話に出られなかった場合に折り返しをするのは、就活生なら誰でも不安に感じたり、緊張したりするものです。「上手く用件を伝えられるか」「話が思うように伝わらず印象を悪くしないか」など、心配は尽きないものでしょう。

そんな「企業からの電話への折り返し方」ついて、注意すべきポイントをご紹介します。具体的な会話例も交えてお伝えしますので、参考にしてください。

企業からの電話を折り返す際の注意点7選

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ここでは、企業からの電話を折り返す際に注意すべきポイントを厳選して7つご紹介します。知ってさえいれば難しいことはありませんので、内容を確認したらすぐに実践してみましょう。

企業からの電話を折り返す際の注意点1：留守電の確認をする

企業からの電話を折り返す前に、まずは留守電が入っていないかどうかを確認しましょう。メールを送るよりも早いと判断した場合には、企業の採用担当者も留守電を利用することがあります。

せっかく留守電にメッセージを入れてくれているのに、それを確認せずに電話を折り返してしまっては相手の行動を無駄にしてしまいます。企業からの不在着信に焦る気持ちは分かりますが、まずは慌てずに留守電の有無を確認しましょう。

企業からの電話を折り返す際の注意点2：メモと筆記用具を準備する

企業からの電話を折り返すときは、予めメモと筆記用具を準備してから電話を掛けましょう。企業の担当者からの連絡事項を聞き漏らしてしまっては大変です。

最近では携帯電話のメモ機能を利用する人も多いですが、電話の後でメモを残そうとすると、間違った内容を記録してしまう可能性があります。メモは紙の手帳やノートに記録するのが良いでしょう。

企業からの電話を折り返す際の注意点3：折り返しは早めにする

企業への折り返し電話は、なるべく早めにしましょう。着信があったということは、確認を急いでいるか、それほど重要な連絡であるという証拠です。

仮にそこまで急ぎや重要な連絡ではなかったとしても、相手にとって早く解決するに越したことはありません。反対に、いつまでたっても折り返しの連絡がないと、相手は不安に思いますし、再び相手に電話をさせてしまい迷惑を掛ける可能性がありますので気を付けましょう。

企業からの電話を折り返す際の注意点4：静かな場所へ移動する

企業からの電話に折り返しをする際は、周囲の雑音などで通話を妨げないよう、静かな場所に移動してから電話を掛けましょう。

仕事の電話を静かな場所から掛けるのは、相手の時間を無駄にしないためのマナーです。また、採用担当者から話される重要な連絡を聞き逃してしまっては支障が出てしまいます。

お互いに聞き間違いや聞き逃しを避けるために、電話を掛けるにふさわしい場所かどうか、周囲の状況を確認する癖を付けてください。

企業からの電話を折り返す際の注意点5：相手の立場になって考える

折り返しの電話を掛ける際は、相手の立場になって電話を掛けるタイミングを考えましょう。先ほど「折り返しは早めに」とご紹介しましたが、掛けるタイミングも大切ということです。

一般的に避けた方が良いと言われるのは、ランチタイム・就業前・終業後・早朝・深夜などの時間帯です。いくら自分の都合が良くても、相手の立場になれば対応が大変な可能性が高いので避けるのが無難です。

企業からの電話を折り返す際の注意点6：正しい言葉遣いを心掛ける

企業からの電話に折り返す場合は、電話を取れなかったことに焦っているケースが多いものです。まずは落ち着いて、敬語など正しい言葉遣いを心掛けましょう。

急いでいるときや焦っているときは、普段はできていても電話のマナーを忘れてしまいがちです。電話を受けた企業の担当者は、必ずしもその事情を理解していませんので、悪い印象を持たれないよう言葉遣いには特に気を配りましょう。

企業からの電話を折り返す際の注意点7：謝罪は必ず述べる

企業からの電話を折り返す際には、電話を取れなかったことへの謝罪の言葉を述べましょう。謝罪と言っても、「先ほどは、電話が取れず失礼致しました。」など簡単な言葉で伝えれば問題ありません。

実際のビジネスの場面でも、タイミングにより電話を取れないことはよくありますので、それ自体は悪いことではありません。ここで言う謝罪とは、少なからず相手に手間を掛けてしまったことへの気遣いを示すビジネスマナーです。

企業からの電話を折り返した際の手順7選

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ここでは、企業からの不在着信に対して、実際に折り返し電話をする際の手順をご紹介します。注意すべきポイントに加えて、具体的な会話例もご紹介しますので参考にしてください。

企業からの電話に折り返す際の手順1：挨拶し名乗る

折り返しの電話を掛けたら、まずは挨拶をして名乗りましょう。いきなり用件を話し始めるのは失礼です。必ず自分の学校名や氏名を名乗ってから会話を始めましょう。

挨拶としては、「お忙しいところ失礼致します。」などのフレーズが自然で良いでしょう。挨拶をしたら、学校名・氏名の順番で名乗りましょう。氏名だけだと、顧客や取引先と勘違いさせてしまう可能性もあるため、学校名も必ず伝えるようにしましょう。

企業からの電話に折り返す際の手順2：担当者に代わってもらう

挨拶を済ませたら、折り返しの電話である旨を伝え、担当者に取り次いでもらいます。どの部署の方が電話を取るか分かりませんので、必ず折り返しの電話ということを伝えてください。

電話の目的は、「先ほど採用担当の●●様よりお電話を頂き、折り返しのご連絡をさせて頂きました。」といった要領で端的に伝えましょう。企業側の担当者名が分からなければ、「ご担当者様」と伝えれば然るべき方に繋いでくれますので問題ありません。

企業からの電話に折り返す際の手順3：もう一度担当者には挨拶をする

企業の採用担当者に電話が繋がったら、改めて挨拶をして学校名・氏名を名乗りましょう。担当者へは挨拶に加えて、電話を取れなかったことへの簡単なお詫びを伝えると良いでしょう。

担当者への挨拶を「お忙しいところ失礼致します。●●大学の●●と申します。」など簡単に済ませたら、「先ほどはお電話取れずに失礼しました。」とお詫びを述べましょう。その後、折り返しの電話であることを伝えれば、やり取りがスムーズです。

企業からの電話に折り返す際の手順4：簡潔に用件を述べる

担当者に電話が繋がり挨拶とお詫びを述べたら、電話の用件を簡潔に伝えましょう。あまり前置きが長いと、相手の時間を無駄に奪ってしまうことになるので、スムーズに本題に入りましょう。

ここで言う用件とは、折り返しの電話であることが伝われば充分です。「お電話を頂いておりましたので、折り返しをさせて頂きました。」など、簡潔になぜ電話をしたのかを伝えてください。この際、電話があった時間帯も伝えるとより丁寧です。

企業からの電話に折り返す際の手順5：必ず復唱をする

企業の担当者からの連絡事項は、聞き間違いがないように必ず復唱して確認しましょう。このタイミングでの聞き間違いは、その後の採用選考に大きな影響が出る可能性がありますので、絶対にないようにしましょう。

「1時（いちじ）と7時（しちじ）」「3時と13時」など、時間に関する聞き間違いは特に多いので、間違いがないよう24時間表記で確認をするのがおすすめです。

企業からの電話に折り返す際の手順6：丁寧に聞き取れない場合は聞き返す

相手の声が聞き取れなかった場合には、そのままにせず丁寧に聞き返しましょう。電波状況などにより声が聞こえにくい場合はありますので、聞き返すことを遠慮する必要はありません。

聞き返す場合には、うっかり友人と話す口調にならないよう気を付けてください。「申し訳ございませんが、少しお電話が遠いようでして、もう一度お願い致します。」など、丁寧な言葉遣いを心掛けましょう。

企業からの電話に折り返す際の手順7：お礼と挨拶をして自分から切る

最後は対応してくれたことへのお礼と挨拶を述べて、自分から電話を切りましょう。用件を聞き終えたからといって、すぐに電話を切ることがないように気を付けてください。

お礼と挨拶は、「お忙しいところご対応頂き、ありがとうございました。それでは、失礼致します。」など簡単な内容で問題ありません。

いつまでも電話を繋げていると、相手の時間を奪ってしまいますので、挨拶まで終えたら自分から電話を切りましょう。

企業からの電話を受ける際の対処法6選

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ここからは、企業からの電話を受けるときのポイントを厳選して6つお伝えします。相手からはできて当然と思われているケースが多いので、確実にマスターしておきましょう。

企業からの電話を受ける際の対処法1：最初の言葉は明るくする

第一声は自分の印象を大きく左右しますので、明るい声で言葉を発しましょう。言葉が明るいと、自分の印象も明るく感じてもらいやすくなります。

電話の声は、普段の会話より暗く聞こえやすいと言われています。日常会話以よりもワントーン高い声を意識すると、自然に明るい声を出せるようになりますので試してみてください。

企業からの電話を受ける際の対処法2：敬語に気をつける

企業からの電話を受けるときは、正しい敬語を使うよう意識しましょう。完璧な敬語が使えていなくても、普段友人と会話するときのような言葉遣いにならないように気を付けてください。

企業からの電話を受けるのは、誰でも緊張したり焦ったりするものです。敬語の使い方を多少間違えてしまうこともあるでしょう。大切なのは、丁寧に正しい敬語で話そうとしているかどうかです。

企業からの電話を受ける際の対処法3：メモの用意をする

企業から電話が掛かってきたら、連絡事項の聞き漏らしがないよう、メモを準備してから電話を受けましょう。何度も相手に聞き返したり、後から確認の電話やメールをするのは失礼にあたります。

どんなに記憶力に自信があっても、思わぬ聞き逃しがあってはいけませんので、念のためメモに記録しておくのが良いでしょう。また先述の通り、メモは携帯のメモ機能ではなく、その場で書ける紙の手帳やノートがおすすめです。

企業からの電話を受ける際の対処法4：挨拶と名乗りはしっかりする

企業から電話が掛かってきた場合でも、挨拶と自己紹介はしっかり行いましょう。「はい」や「もしもし」だけで電話を受けるのは、相手に対して失礼です。

電話を掛けている企業の担当者からすると、間違いなく該当の学生に掛かっているか不安に思うものです。着信表示で企業からの電話だと分かっている場合は、担当者の気持ちを考えて、「お電話ありがとうございます。●●です。」とフルネームを名乗って電話を受けるのが親切です。

企業からの電話を受ける際の対処法5：締めの言葉をしっかり残す

相手の話が終わったら、電話をもらったことへのお礼や挨拶など、締めの言葉を述べましょう。こういった一言があるかないかで、相手の印象は大きく変わります。

締めの言葉は、「お忙しいところお電話頂き、ありがとうございました。それでは失礼致します。」といったフレーズが自然で良いでしょう。

相手の話が終わったからといって気を抜かず、最後まで丁寧な電話対応を心掛けるようにしてください。

企業からの電話を受ける際の対処法6：相手が切るまで自分で切らない

電話は自分から切らず、相手が切るまで待ちましょう。ビジネスにおいては、目上の方が電話を切るまで待つのがマナーとされています。

採用選考の段階では、「就活生もお客様の一人」とする考え方もありますが、相手を尊重して相手が電話を切るのを待つのが無難です。

企業からの電話は無視しないようにしましょう

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企業からの電話は、その場ですぐ取るか、取れなかった場合にはきちんと折り返しましょう。相手は何かしら用事があって電話をしているのですから、無視したり放置することのないようにしてください。

本記事で紹介した企業からの電話を折り返す際の注意点を守れば、企業への電話に不安を覚える必要はありません。会話例なども参考に、正しい電話でのやり取りをマスターしましょう。