就活メールの返信の基本マナー10選｜就活中の返信メールの例文3つ

就活メールの返信のマナーとは

https://www.pexels.com/photo/human-hand-on-apple-macbook-39254/

就活中は、必ず企業とメールのやり取りをしなければいけません。しかし、慣れていないためメールを送るのに時間がかかってしまったり、返信の仕方がそもそも分からなかったりと、企業とのメールのやり取りが苦手な学生もいるでしょう。

ビジネスメールにはマナーがいくつもありますが、どのようなマナーがあるのかを知っているだけでも格段にメールがしやすくなります。この記事では、就活メールの返信マナーや、返信の仕方についてご紹介します。

就活メールの返信の基本マナー10選

https://unsplash.com/photos/LtNvQHdKkmw

就活のメールは、企業の人事が担当することが多いです。メールの返信の仕方が直接選考に影響することはありません。しかし、返信の仕方によっては本人の人柄や能力が分かってしまいます。

そこで、ここではメールを返信する際の基本的なマナーを10個ご紹介します。

就活メールの返信の基本マナー1：必ず返信する

会社からのメールには必ず返信をしましょう。返信がないと、相手はメールが届いていないのではないかと心配します。大切な資料や面接日程が送られていると、必ず確認をしてほしいので、会社側から再度メールが送られてくることがあります。

メールはLINEとは違い、既読がつきません。自分がメールを確認したことを知らせるためにも、会社からのメールには必ず返信をしましょう。

就活メールの返信の基本マナー2：24時間以内に返信する

会社からのメールは、24時間以内には返信をしましょう。例えば、面接の日程調整についてのメールが届いた場合、会社側は多くの就活生からの返信をもとに日程を考えなければいけません。そのため、数日たってから返事をしてしまうと、会社側に迷惑がかかってしまいます。

相手の時間を奪ってしまうということを意識して、朝や昼にメールが届いたらその日中に、夕方にメールが届いたら翌日の朝には返信をしましょう。

就活メールの返信の基本マナー3：勤務時間内に返信する

メールに返信するタイミングには注意をしましょう。社会人は迅速な対応が求められています。しかしメールに気づいたらすぐに返信をすれば良いということでもありません。

深夜や早朝に返信をしてしまうと、相手もすぐに対応ができないため、マナーがなっていないと思われかねません。そのため、会社の勤務時間内に返信をすることを心がけましょう。

就活メールの返信の基本マナー4：終業時間の間際に返信しない

終業時間間際には返信をしないようにしましょう。勤務中で忙しい時間帯は、始業直後と終業間際だと言われています。終業間際に返信をしてしまうと、相手の仕事を増やしてしまうことになります。

相手が忙しい時間帯であるということを意識して、返信をするタイミングが終業間際になってしまう場合は翌朝に返信をするようにしましょう。

就活メールの返信の基本マナー5：件名の「Re：」はそのまま

相手から届いたメールに返信すると、件名にRe：と表示されます。Re：と表示されていることで返信メールだと理解することができるので、件名に表示されているRe：は消さないようにしましょう。

返信が続き、Re：が増えてくると件名が見づらくなってしまうので、1つだけ残すようにしましょう。企業側が消してくれるときもありますが、自分から消すことで気を配れる人であると印象付けることができます。

就活メールの返信の基本マナー6：「件名」は書き換えないで返信

件名は変更せずに返信をしましょう。毎回件名を変更してしまうと、どのような内容のメールだったかが分かりづらくなってしまいます。

自分は分かりやすくても、企業側は多くの就活生とメールでやりとりをしています。むやみに件名を変えると、企業側がメールを間違えてしまう可能性もあるので、件名は変更しないまま返信をしましょう。

就活メールの返信の基本マナー7：企業名は正式名称とする

宛名に書く会社名は、（株）〇〇と省略するのではなく、正式名称にしましょう。

会社名を省略することは失礼にあたります。企業側がメールで省略していたからといって、自分も省略するようなことはしないようにしましょう。

就活メールの返信の基本マナー8：メールアドレスの選び方に注意する

メールアドレスは、パソコンで見ることのできるメールアドレスを選びましょう。企業からのメールには、添付ファイルが送られてくることがあるので、アイフォンやスマートフォンのアドレスではなく、gmailといった違うアドレスを使うようにしましょう。

また、アドレスも自分の名前のみのシンプルな文字列のものを使用すると良いでしょう。

就活メールの返信の基本マナー9：相手からの本文は消さない

返信をするときは、相手から送られてきた本文は消さないようにしましょう。企業側は多くの就活生とメールのやり取りをしているので、本文を消してしまうと何に対しての返事なのかが分からなくなることがあります。

本文を消して返信をすると見た目はすっきりして見えますが、企業側が困ってしまうので本文は消さないようにしましょう。

就活メールの返信の基本マナー10：署名を入れる

メールの最後には必ず署名を入れましょう。署名を入れることで誰からのメールなのかが一目で分かるようになり、やり取りがスムーズになります。

署名には、氏名、所属（大学・学部・学科・学年）、連絡先（メールアドレス・携帯電話番号）を記入しましょう。

就活中の返信メールの例文3つ

https://unsplash.com/photos/4Hg8LH9Hoxc

就活中は、面接の日程調整や選考結果、説明会の案内など、様々な場面でメールが使用されます。ここでは、就活中に多くみられるシチュエーション別に返信の例文をご紹介していきます。

就活中の返信メールの例文1：面接の日程調整

面接の日程調整をする際、初めから提示された日の都合を聞かれる場合と、提示された日の中で面接を希望する日を聞かれる場合があります。ここでは、自分で希望日を選べる場合の返信例文をご紹介します。

Re：面接日程調整のご連絡

株式会社〇〇　□□部
ご採用担当　△△△△様

いつもお世話になっております。
〇〇大学の△△と申します。

面接日程のご連絡をいただきありがとうございます。
希望日程は以下の通りです。

・〇月〇日（〇）〇時～〇時
・〇月〇日（〇）〇時～〇時
・〇月〇日（〇）〇時～〇時

お忙しい中恐れ入りますが、上記の日程で調整をしていただきますようお願いいたします。

△△△△（名前）
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年
メール：〇〇〇＠〇〇〇
電話：000－0000－0000

就活中の返信メールの例文2：内定通知に対するお礼

内定通知に対する返信には、内定を承諾する場合や、内定を保留する場合、内定を辞退する場合があります。ここでは、内定を承諾する場合の返信例文をご紹介します。

Re：内定のご連絡

株式会社〇〇　□□部
ご採用担当　△△△△様

いつもお世話になっております。
〇〇大学の△△と申します。

この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
貴社からの内定をお受けいたしますことをお伝え申し上げます。

内定をいただくことができ、大変嬉しく思っております。
一日も早く活躍できるように努力してまいります。
何卒、よろしくお願いいたします。

△△△△（名前）
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年
メール：〇〇〇＠〇〇〇
電話：000－0000－0000

就活中の返信メールの例文3：面接辞退

メールで面接日程を提示されたものの、諸事情により面接を辞退することになる場合があります。ここでは、面接を辞退するときの返信例文をご紹介します。

Re：面接日程のご連絡

株式会社〇〇 □□部
ご採用担当 △△△△様

いつもお世話になっております。
〇〇大学の△△と申します。

面接日程のご連絡をいただきありがとうございます。
大変申し訳ありませんが、一身上の都合により面接を辞退させていただきたく存じます。

面接の日程を提示していただいたにもかかわらずこのような結果となり、誠に申し訳ございません。
本来ならば直接お詫びすべきところではありますが、メールでのご連絡となりましたことを重ねてお詫び申し上げます。

末筆ではありますが、貴社のますますのご発展とご活躍を心よりお祈り申し上げます。

△△△△（名前）
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年
メール：〇〇〇＠〇〇〇
電話：000－0000－0000

就活中のメールの返信のマナーをマスターしよう

https://www.pexels.com/photo/books-notebook-macbook-table-56759/

ここまで就活メールの返信マナーや返信の仕方についてご紹介しました。マナーを理解していれば、メールで企業側に良い印象を与えることができます。

ぜひ、就活前に返信マナーを身に付けていってください。