就活で課題提出する際のメールの注意点10選｜良い例・悪い例をふまえて紹介

就活でメールでの課題提出する際にはルールを守るべき？

https://unsplash.com/photos/3rNvnnO7avY

就活をしていて、課題提出はメールでするようにと言われるケースは少なくありません。実際にこの記事にたどり着いた方は、メールの書き方やマナーについて知りたい方が大半でしょう。

就活といえど、企業の方にメールを送るときにはマナーを守る必要があります。最低限のマナーさえ守れていない人は、言うまでもなく内定に響きます。社会人になるための就活ですから、メールの送り方は今のうちに覚えておきましょう。

今回は課題提出をメールで行う場合のマナーを例文とともに紹介していきます。

就活で課題提出する際のメールには細心の注意を

https://unsplash.com/photos/OQMZwNd3ThU

課題提出に限らず、メールを送るときにはマナーを守る必要があります。注意点も多く、最初は難しいと感じてしまうかもしれませんが、一度覚えてしまえば簡単です。

また、エントリーシートをメールで送付する場合にも少し注意が必要です。就活中にはエントリーシートを送る機会が多くあるので、メールでの送付方法もしっかりと覚えておきましょう。

エントリーシートについて

課題提出の中に、エントリーシートが含まれている場合があります。エントリーシートは、その学生の長所や人柄を知ることができるので、選考には重要な書類です。

その場合には、課題と一緒に添付して送ることがほとんどですが、課題なのかエントリーシートなのかを分かりやすく記載する必要があります。

分かりやすくするには、ファイル名を変更しておくのが確実で有効です。

就活で課題提出する際のメールの注意点10選

https://unsplash.com/photos/4Hg8LH9Hoxc

課題提出をメールで送る場合に気をつけたいポイント10個紹介していきます。

社会人となれば、今からお伝えしていく注意点を常日頃から意識する必要はありますが、神経質にならなくても少し気をつければ守れる内容ばかりなので安心してください。

就活をしていれば自然と身についていきます。

就活で課題提出する際のメールの注意点1：具体的かつ簡潔にする

メールは電話とは違い好きなタイミングで読むことができますが、送られてきたメールがだらだらとした文章であったり、何を伝えたいのかわからない内容だったらどうでしょうか。

メールを送った相手の貴重な時間を無駄にしないためにも、課題提出メールの内容は具体的かつ簡潔にするように心がけましょう。

企業から直接メールがきた場合

企業から直接メールが届いた場合、返信するときに件名はどうすればよいでしょうか。

答えは「件名はそのままで返信する」です。なぜかというと、件名を変更してしまうと相手側はメールの内容が分からなくなってしまい、開封される優先順位が下がる可能性があるからです。

件名はそのままというのが基本ですが、何度もやりとりをしていると「Re:」が多くなってしまって件名が埋もれてしまうこともあります。その場合はいくつか消してから返信するといいでしょう。

求人サイトを通してメールを送る場合

就活を始める時に登録した求人サイトから、面接希望メールを送った時と同じ要領で件名を記入していきます。

「課題送付」のあとに大学名と名前を記載すると、誰から何が送られてきたのかが把握できて、相手側は管理がしやすくなります。ここで「です」「ます」は必要ありませんので注意しましょう。

就活で課題提出する際のメールの注意点2：大学名と名前を忘れずに記入する

先ほどの内容と少し重複しますが、大学名と名前を入れるのは件名だけではありません。

メールの本文にも記載する必要があり、また、メールの最後にも入れておきます。メール最後には大学名と名前だけでなくメールアドレスと電話番号も記入すると好印象です。

就活で課題提出する際のメールの注意点3：ファイルはPDFで送る

課題提出する際のファイル形式は、特に指定が無ければPDFにしておくのが無難です。

PDFはもっともメジャーなファイル形式で、誰もが使いやすいのがメリットです。今ではスマートフォンでも保存ができるようになっているので誰しも一度は目にしたことがあるはずです。

もちろん、企業側からほかの形式で提出するようにと言われたらそれに従うようにしましょう。

就活で課題提出する際のメールの注意点4：正式な企業名を記載する

メール本文の最初には宛名として、企業名と担当者の名前を書きます。

メール本文の最初に、「株式会社〇〇 人事部 〇〇様」と記載します。名前には「様」を付けることと、部署名まで記載しておくと丁寧です。課題提出に限らず、就活でメールを使用するときには宛名はこのように書きましょう。

就活で課題提出する際のメールの注意点5：添付ファイルにも注意する

エントリーシートを説明する時にも少し記載しましたが、ファイル名は必ず分かりやすいものに変更しておきましょう。課題であれば「課題提出：大学名・名前」のように名前まで書いておくと配慮があるなと思われます。

また、ファイル名を変更することで企業側が後日改めて確認したいときに、すぐに見つけることができるのもメリットです。

就活で課題提出する際のメールの注意点6：誤字脱字に注意する

誤字脱字については、メールを送る前に何度も確認をすれば防げます。

漢字が間違っている場合や、書くべき内容にミスがある場合には伝えたいことが相手に伝わりません。焦っていると間違いが起きやすいので、落ち着いてメール文を打ち込むようにしましょう。

メールが完成したあとすぐに送信するのではなく、少し時間をおいて再度確認すると思わぬミスを発見するときもあります。

就活で課題提出する際のメールの注意点7：時間帯に気をつける

メールはいつでも読めるから、どの時間帯に送っても問題ないと考えている人もいるでしょう。

しかしメールといっても、受信音は鳴ります。さらに、自分の携帯で確認できるようにしている人もいます。そういったことを踏まえると、就業前や終業後、深夜の時間帯に送るのはマナー違反といえるでしょう。

基本的には勤務時間中、遅くても20時までに送るようにしましょう。

就活で課題提出する際のメールの注意点8：アドレスにも注意する

メールアドレスは、キャリアメールを使用するのは避けましょう。理由としては、パソコンからのメール受信ができなかったり迷惑メールとして分類させる可能性があり、容量も決して多くはないからです。

おすすめなのは、Gmailアカウントで就活用のメールアドレスを取得することです。アドレスにはフルネームを入れると企業側も誰のアドレスなのか分かりやすくなります。また、大学側から配布されたメールアドレスでも構いません。

就活で課題提出する際のメールの注意点9：メールが送れない場合もある

メールが返ってきてしまう場合に考えられる原因は「メールアドレスの打ち間違い」ですが、まれに「企業側のサーバーの問題」もしくは「提示されたアドレスが間違っている」場合があります。

前者の場合は、メールアドレスをコピーペーストすれば確実に送れるようになりますが、後者の場合には直接担当者に電話をして確認をしましょう。その際には「お忙しいところ申し訳ありません」と一言あると好印象です。

就活で課題提出する際のメールの注意点10：締切日を守る

学生の頃から期限を守る習慣がついている人は、意識しなくても守ることはできるでしょう。

しかし、提出物に対して少しルーズな人は注意が必要です課題提出の期限に遅れるという事は内定にも響くため印象が良くありません。やむを得ない理由がある場合を除き提出期限は守るように徹底しましょう。

提出が遅れた場合には、担当者に電話をして理由といつまでに提出できるか伝えておくことが肝心です。

就活での課題提出をする際のメールの例文

https://www.pakutaso.com/20160804236sns-5.html

それでは、具体的なメールの例文とNGメールを見ていきましょう。

例文には先ほど紹介した内容が詰め込まれていますので、ひとつひとつ丁寧に書いていけば問題ありません。逆に、紹介した内容を書かないとNGメールとなってしまいます。

基本的なメールの例文

メールの基本的な流れは、1宛先・2件名・3宛名・4本文・5署名です。

メール本文では「いつもお世話になっております。〇〇大学〇〇部の〇〇と申します。先日課された課題が終了いたしましたので、送付させていただきます。お忙しいところ恐縮ですが、課題の査収の程よろしくお願い申し上げます。」

件名には「課題送付：大学名・名前」を記入します。さらに署名には自分の名前や大学名・住所・電話番号・メールアドレスも記載しておくと丁寧です。

NGなメールの例文

一般的に顔文字や絵文字を使用することはマナー違反とされています。

また、要領を得ない長文のメールや件名が入力されていない場合も、企業側は良い印象を持ちません。堅苦しいくらいがちょうどいいので、そのあたりを意識してみましょう。

NG例文をひとつ挙げると、このような文面です。

「お疲れ様です。課題を送りますのでよろしくお願いします。」のように、簡潔すぎる内容もNGなので、読む人の気持ちになって丁寧にメールを書いていきましょう。

課題提出後に企業側からメールがあった場合

https://www.pakutaso.com/20170824216post-12762.html

課題提出のメールを送った後に、担当者から返信のメールが届くことがあります。

社会人とのメールのやり取りに苦手意識を持っている方も多くいますが、返信がきたらまず深呼吸してできるだけ早めに返信することを心掛けましょう。また、返信不要と記載があった場合には読んだらそのままにしておきます。

内容は「課題を確かに受け取りました」のような文章と共に、一言お礼が添えてある場合が多いので、お礼に対してお礼の返事をします。

お礼を簡潔に伝える

お礼を伝える時に使うのは「ありがとうございます」ですが、これだけだと淡泊なイメージになりがちです。

「いつもお世話になっております。〇〇大学の〇〇と申します。この度は、ご丁寧な連絡をいただきありがとうございます。ご多忙とは存じますが、課題査収のほどよろしくお願い申し上げます。」

と丁寧に返しましょう。また、送られてきたメール内容に質問や再提出するものがあれば、その旨も一緒に記載・添付しましょう。

件名は変えない

返信メールが届いたということは、最初に課題を提出したときの件名が使用されているか、新規でメールを作成して件名も別物になっている場合があります。

どちらにしても、件名はそのままで「Re:」がついたまま返信するようにしましょう。例えば、件名に「課題提出のお礼」とあった場合、そのまま返信文を作成すると「Re:課題提出のお礼」と出てきます。

社会人はメールの件名で「すぐに読む」か「後で読む」に分類しており、知らない件名のメールが届いたらごみ箱へ分けられる可能性があるからです。

就活で課題提出する際にメールのマナーを守りましょう

https://pixabay.com/en/concept-man-papers-person-plan-1868728/

就活で大切なのは、相手を気遣う気持ちやマナーです。安心して仕事を任せることができると判断されれば内定にもよい影響を及ぼし、新社会人として気持ちの良いスタートを切ることができます。

メールでのマナーは難しいことはほとんどありません。ひとつひとつ気をつけていけばマナー違反になるようなことはなく、それがまた「自分もできるんだ」という自信にもつながっていきます。

この記事を参考に、課題提出のメールマナーを学びましょう。