履歴書をメールで送る時のマナーは？知っておきたい3つの注意点

履歴書の提出方法にメールを指定する企業が増えている

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履歴書とは、就職や転職、アルバイトなどで自分の学業や職歴を記すことです。履歴書と聞くと、紙に書いて提出するイメージがありますが、現在メールで提出を指定する企業が増えています。

履歴書は手書きで提出する方法しか知らない人も多いかと思います。そこで、メールでの履歴書の作成方法、貼り付け方、ツールなどを紹介します。

履歴書を添付してメールを送るときのマナー3つ

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履歴書を添付してメールを送るということは、手書きの履歴書を写メして送るのではなく、手順を踏む必要があります。

また、手書きに比べると、メールでの履歴書の提出は手軽に感じられます。スマホや携帯から提出するという手軽さだからこそミスが出てきやすいものです。

一度送信してしまうと取り返しのつかないことになってしまいます。後悔しないよう、メールを送る際のマナーを把握しておきましょう。

マナー1：提出期限を守る

履歴書などの応募書類はなるべく早く送りましょう。提出期限が無い場合にも同じことが言えます。

応募締め切りなど、期日があった場合、応募書類が届いた順から書類選考にかけられる可能性があります。条件に合う人を採用した段階で募集終了となってしまったら、せっかく準備していた履歴書の意味がなくなってしまいます。

提出期限には厳重に注意しましょう。

マナー2：データはPDF化する

企業の採用担当者は、メールで送られてきた履歴書などの応募書類を印刷してから管理や使用する可能性があります。そのために、履歴書をメールで送るときにPDF化していると用紙設定する必要なく印刷することが可能になります。

また、PDF化によって第三者にデータ変更や削除がされず、OSの違いに左右されません。WordやExcelで履歴書を作った場合であってもPDF化することをおすすめします。

マナー3：PDFにパスワードをかける

履歴書には自分の学歴や職業歴だけではなく、住所なども記載するため、個人情報がたくさん含まれています。そのため、履歴書などの応募書類をメールで送る際にはPDFに鍵をかけておくことをおすすめします。

また、セキュリティ関連の企業や個人情報を取り扱う企業に応募する際はパスワードを設定するとよいでしょう。近年、個人情報の取り扱いについてどの企業も繊細な注意を払っています。PDFにパスワードをかけるという慎重な行動により、印象が良くなる可能性があります。

メールを書く時のポイント4つ

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かしこまったメールのやりとりを送信する際、どのような内容にするべきか迷います。採用側は応募しているたくさんの人のメールを見ていることが予想されるため、簡潔で分かりやすいような内容が良いでしょう。

ポイント1：件名は分かりやすくシンプルにする

件名は簡潔に名前と内容を表示することが好ましいです。「履歴書の件」や「ご確認お願いします」という件名の場合、誰からのメールか判断できず、また目的も分からないため迷惑メールだと思われる可能性があります。件名と名前の両方を記入するようにしましょう。

ポイント2：受信メールに返信するとき件名Reはそのままにしておく

受信メールを返信する際に件名にReが付いていますが、それをそのままに返信することが好ましいです。件名を書き換えてしまうと、採用担当者側は分かりにくくなってしまう可能性があります。

また、メールの返信を送る時間を迷う人がいますが、返信メールが来た際は、そのメールが来た24時間以内に返信することが好ましいです。早く返信する分には問題ありません。そうすることで丁寧な対応を印象づけることができる可能性があります。

ポイント3：会社名や担当者名は略さない

社名を記載する場合、大原則として省略はしないでください。会社名や企業名はあらかじめ確認し、正式名称を書きましょう。

例えば、（株）や（有）とある場合にはそのまま書かずに、株式会社や有限会社のように書いてください。

ポイント4：本文に自己PRなどは盛り込まない

メール本文の構成は基本的に「宛先」「自己紹介」「要件」「締め」「署名」です。

「自己紹介」とありますが、ここでは簡潔に氏名をフルネームで書き、「初めてご連絡させていただきます。」や「先日は貴社の説明会に参加させていただき、ありがとうございました。」などと添えましょう。

メールは分かりやすいようにシンプルで簡潔にすることを心がけましょう。

履歴書をPDFに変換するときの注意点3つ

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履歴書をメールで送る際は、PDFファイルに変換することで第三者の修正ができるだけなく、レイアウトを保ったまま印刷が可能です。そうすることで採用者側の負担が減らせます。

PDF化する方法は先ほど紹介しましたが、その際の履歴書をPDFに変換する注意点を3つご紹介します。

注意点1：手書きで作成した履歴書をスキャンするのは避ける

コンピュータで履歴書PDFを作成して送付する場合、原本と同じ品質のものを送ることになります。

手書き履歴書をスキャンし、そのデータをPDF化したものを送るということは、原本はとっておき、劣化コピーを相手に送りつけてしまうことになってしまうため、相手に対して失礼になりかねません。

また、手書きの履歴書をスキャンしたものはコピーしたりペーストしたりすることができません。応募者の情報を別の場所へ移動させる場合、手間になってしまいます。

注意点2：ファイル名は変更する

ファイル名は変更し、履歴書と氏名を記載するようにしましょう。ファイルの保存名として「履歴書_氏名.pdf」のように必要最低限に分かりやすいようにすることが好ましいです。

採用担当者がたくさんの応募者の履歴書を管理することを想定し、誰の履歴書か分かりやすいファイル名にすることを心がけましょう。

注意点3：添付データが複数ある場合は圧縮してひとつにまとめる

企業によってはファイルサイズに制限がある場合が考えられるため、ファイル形式や容量、セキュリティの配慮が必要です。受信ができた場合であってもダウンロードに時間がかかる可能性があります。

画像や図が複数あると、容量が大きくなる可能性が高いため、複数の添付データがある場合は圧縮してひとつにまとめてから、メールに添付しましょう。

履歴書作成に役立つツール4選

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手書きでしか履歴書を書いたことがない人には、メールで履歴書を送ることはハードルが高いかもしれません。しかし、ツールを使用すれば誰でも簡単に履歴書の作成が可能です。

そこで、便利な履歴書作成ツールを4つご紹介します。

役立つツール1：yagish

指定される入力項目を埋めるだけで、ほぼそのまま提出可能な履歴書に仕上げるツールがyagishです。ソフトのインストールや会員登録は必要なく、パソコンからでも携帯やスマホからでも履歴書が作成、ダウンロードできます。

また、履歴書が複数種類あり、自分の応募先に合ったフォーマットを探すことが可能です。とてもシンプルなツールになっています。

役立つツール2：電子履歴書

電子履歴書は、PDFで作成される履歴書作成ツールです。特別な会員登録が必要なく、スマートフォンからでも整ったフォーマットの履歴書が作成できます。

電子履歴書の特徴としては、フォントの大きさや行間などの細かい調整が可能であるところです。見た目をすっきりし、見やすい履歴書の作成ができます。

役立つツール3：レジュメ

レジュメは、iPhoneのApp Storeでのみインストール可能な履歴書、職務経歴書作成アプリです。タウンワークがプロデュースしている無料のツールです。iPhoneのアプリのため、スマホから入力また印刷することも可能です。

レジュメの特徴は、自己PRを作成する際の例文機能が充実しているところです。定型文を自分なりに書き換えるだけで、自分なりの履歴書を完成できます。

役立つツール4：履歴書カメラ

こちらの履歴書カメラも、iPhoneのApp Storeでのみインストール可能な履歴書、職務経歴書作成無料アプリです。そしてこちらもタウンワークがプロデュースしています。早く、楽に履歴書を作成したい方におすすめのアプリです。

履歴書カメラの特徴は、証明写真をスマホで手軽に撮影できるところです。美肌補正やクマ消しをすることも可能です。また、証明写真の印刷はコンビニでもできます。

メールで履歴書を送る時のポイントをおさえて就活に取り組もう

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履歴書を手書きでしか作成したことがない人であっても、ポイントをつかめば履歴書をメール送信できます。個人情報を扱うため、難しいことがあっても丁寧にマナーを守ってこなしていくことが大切です。

細かい部分にも注意しながら履歴書をメールで送ってください。