メールのみで内定辞退を行う際のポイントを解説|送るタイミングや伝え方

初回公開日:2021年05月01日

更新日:2021年05月01日

記載されている内容は2021年05月01日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

就活を勝ち抜いて手にした内定も、複数社からもらうと辞退しなくてはなりません。内定辞退する際にメールで行ってもよいのか迷われる方も多いのではないでしょうか。ここでは内定辞退をメールのみで行う際のポイントなどについてご紹介しています。是非参考にしてみて下さい。

メールのみで内定辞退を行う際のポイントを解説|送るタイミングや伝え方

そもそも内定辞退はいつまで可能なのか

厳しい就職活動を勝ち抜いて手にした内定も、複数社からもらった場合には辞退しなくてはなりません。

相手にできるだけ迷惑をかけず円満に内定を辞退するにはどうすれば良いのでしょうか。また、内定辞退はいつまでにすれば良いのでしょうか。

ここでは内定辞退はいつまで可能なのか内定通知を承諾している場合と、していない場合に分けて解説します。

内定通知を承諾している場合は?

内定通知を承諾した後で、内定辞退すると決めたなら可能な限り早く連絡することが必要です。

企業は内定の承諾を得た時点で、入社の準備を始めています。また、あなたが辞退することで代わりの人材を探す必要が出てきます。そのため、企業になるべく迷惑をかけないよう、できるだけ早く内定辞退の連絡を入れましょう。

また、どんなに遅くても入社日の2週間前までには辞退しなくてはなりません。民法上雇用契約の解除には2週間かかるため、入社日の2週間前までに辞退しなければ、希望する企業に入社する時点で、辞退を申し出た企業との雇用契約が解除されていない状態になってしまうからです。

出典:退職・解雇・雇止め|厚生労働省大阪労働局
参照:https://jsite.mhlw.go.jp/osaka-roudoukyoku/yokuaru_goshitsumon/jigyounushi/taisyoku.html

内定通知を承諾していない場合は?

内定通知を承諾していない場合でも、内定辞退するならばできるだけ早く企業の担当者に連絡しましょう。遅くても1週間以内、回答期限がある場合はその期限までには連絡しなければなりません。

あなたが内定通知を承諾していなくても、企業側は様々な準備を始めています。また、あなたが辞退することで代わりの人材を探さなくてはなりません。内定辞退の意志を伝えるのが遅くなればなるほど、企業側にかける迷惑が大きくなってしまいます。

あなたの能力や人柄を評価して内定をくれた企業に対して、できるだけ早く辞退の意思を伝えることはせめてもの償いであると考え、速やかに行動しましょう。

内定辞退をメールのみだと駄目と言われる理由

内定辞退をする際はどのように企業に連絡すれば良いのでしょうか。電話やメール、手紙など様々な方法が考えられますが、メールでの内定辞退は記録にも残るので、後のトラブルを避けるためにも有効な方法だと言えます。

しかし一方で、メールで内定辞退することは可能であっても、メールだけだと駄目だと言われることもあります。

ここでは内定辞退がメールのみでは駄目と言われる理由についてご紹介します。

企業側が把握しづらいため

内定辞退をメールのみだと駄目と言われる理由にまず、企業側が把握しづらいためということが挙げられます。

企業側は1日に多くのメールを受信するため、内定辞退のメールを把握するのが難しく、内定辞退のメールを送ったのに企業側が把握していないことから、トラブルになる可能性もあるでしょう。

そのため、メールだけでなく電話でも連絡を入れる方が良いと言われています。

企業側が内定辞退のメールを確認するのに時間がかかる

内定辞退をメールのみだと駄目だと言われる理由のもう一つは、企業が内定辞退のメールを確認するのに時間がかかるためです。

電話であればすぐに内定辞退の意思を伝えることができ、企業側も就活生の内定辞退の意思をすぐに把握することができますが、メールのみだとたくさんのメールに埋もれてしまい、採用担当者が就活生の内定辞退を確認するのに時間がかかってしまいます。

企業側は内定を出した時点で入社に向けての準備を始めており、企業側がメールを確認するのが遅れると、準備がどんどん進んで迷惑をかけることになってしまいます。

これらのことが、メールだけでなく事前に電話をすることが必要だと言われている理由です。

内定辞退をメールのみで行うメリット4つ

内定辞退はメールだけでは駄目と言われることもありますが、メールのみで行うメリットもあります。

ここでは、内定辞退をメールのみで行うメリットについて4つご紹介します。

1:電話や訪問より緊張しない

内定辞退をメールのみで行うメリットとして、まず挙げられるのが電話や訪問より緊張しないということです。

電話だと緊張して自分が思っていることを上手く話せなかったり、伝えなければいけないことを伝えきれなかったりする場合があります。訪問だと直接会って話すことになるので余計に緊張する方も多いのではないでしょうか。

その点、メールであれば相手に何を言われるかドキドキすることもないので、緊張しなくてすむというメリットがあります。

2:用件を整理して送れる

要件を整理して送れるのも内定辞退をメールのみで行うメリットです。なぜ辞退することになったのか、内定をもらったことへの感謝の気持ちと、辞退することへのお詫び、伝えたいことを時間をかけてまとめ丁寧に伝えることができます。

また、言葉遣いや内容についてチェックすることもできるので安心です。

3:どの企業に内定辞退を報告したか確認できる

内定辞退をメールで行うことにより記録が残るため、どの企業に内定辞退を報告したかを確認できるという点がメリットです。

複数社から内定をもらっていて、内定辞退の連絡を多数の企業に行わなければならない場合、どこに連絡して、どこに連絡していないか分からなくなってしまうと困ります。

メールで辞退した記録が残っていると、後で確認することができるため内定辞退の連絡漏れを防ぐことができます。

4:採用担当者の時間を拘束させずに済む

内定辞退をメールですることで、企業の採用担当者の時間を拘束させずにすむというメリットもあります。

電話や訪問で内定辞退する場合、忙しい採用担当者の時間を拘束してしまいます。また、電話で内定辞退の連絡をすると記録に残すことができないので、採用担当者のその後の処理が増えることにもなるでしょう。

メールであれば件名などからおよその内容が分かり、時間のある時に読むことができますし、書類に起こす必要がある場合でもコピーして貼り付けることができます。

色々な観点から、採用担当者に無駄な時間を使わせないので、メールで内定辞退を伝えるのは企業側にもメリットがあると言えるでしょう。

メールのみで内定辞退を行う際のポイント5つ

メールで内定辞退を行う場合、どんなことに気を付けて行えばよいのでしょうか。メールを送るタイミングや、メールの内容、電話を入れた方がいいのかどうか、など色々疑問がある方もいらっしゃるでしょう。

ここでは、メールのみで内定辞職を行う際のポイントについて5つご紹介します。

1:メールを送るタイミングは?

メールを送るタイミングについては、内定辞退の意思があるなら可能な限り早く送るようにしましょう。

メールは件名などからだいたいの内容が分かるので、採用担当者側で都合の良いときに見ることができます。そのため、辞退する場合はメールを送る時間にこだわるよりもできるだけ早く送るよう心がけましょう。

2:可能なら電話を先に入れる

メールでの内定辞退の連絡は、少なからず担当者が見落としてしまう可能性もあるため、可能なら電話を先に入れる方が良いでしょう。

また、企業によってはメール連絡よりも電話連絡を使いたがるところもあります。就活中に電話連絡を頻繁にしていた企業に内定辞退を伝えるなら、電話で一報を入れるようにしましょう。

その上で、内定を辞退する理由や内定をもらったことに対する感謝の気持ち、そしてお詫びの気持ちを丁寧に書いたメールを送るのが好ましいです。

3:企業側には責任がないというスタンスを取ること

内定辞退をメールで伝える際、気を付けたいのが辞退の原因は自分にあって、企業側には責任がないという形を取ることです。

「並行して採用試験を受けていた他業種に採用されたため」や「自分の適性を考えた結果」など、あくまで自分の都合で辞退することを説明しましょう。

4:内定辞退ははっきり伝えること

内定辞退ははっきりと伝えましょう。内定辞退という結論を後回しにしていると回りくどいメールになってしまいます。

まずはっきりと内定を辞退する旨を初めに記し、なぜ辞退するのかという理由や経緯をその後に説明すると分かりやすくなります。

5:自分に非があるときは謝罪すること

企業にOG訪問やOB訪問の先輩を紹介してもらっていた場合、また面接では第一志望であると伝えていた場合や内定承諾していた場合など、内定辞退に関して自分に非があるときには謝罪しましょう。

内定を辞退すること自体が基本的には企業の期待を裏切ることなので、それも含め謝罪する方が良いです。謝罪するときは誠意をもって謝罪しましょう。

メールのみで内定辞退を行うときのメールの作成方法3つ

では、メールのみで内定辞退を行う場合、どのようにメールを作成すれば良いのでしょうか。

ここではメールのみで内定辞退を行うときのメールの作成方法についてご紹介します。件名の作成方法や本文の作成方法、実際のメールの作成例などについて見てみましょう。

1:件名の作成方法

まず件名の作成を行います。内定辞退のメールを送る際は、メールの内容が一目で分かるよう簡潔にするのが良いでしょう。

採用担当者には日々たくさんのメールが届きます。たくさん届くメールの中に埋もれてしまって、先方に内定辞退の意思が伝わるのが遅れたりすると迷惑がかかります。

そのため件名は「内定辞退のご連絡」のように、件名だけで要件が伝わるよう簡潔にしましょう。

2:本文作成の流れ

続いて本文を作成します。本文の流れは、まず始まりの挨拶と内定辞退の意思、そして内定辞退の理由、締めの挨拶という順に書いていきます。

ここでは本文の内容についてご紹介するので、内定辞退のメール作成の参考にしてみて下さい。

始まりの挨拶の書き方

まず始まりの挨拶で書くべきなのは、選考、内定についてのお礼です。内定を出すまでに、説明会や面接に関わる人たちだけでなく、その他たくさんの人が関り時間をかけて選考し、その結果一緒に働く仲間としてあなたがふさわしいと選んでくれたのです。

一緒に働けることを期待して内定を出してくれたその気持ちにまずは感謝の気持ちを込めてお礼を述べましょう。

その後に、内定を辞退する旨の結論をはっきりと書いて伝えます。

内定辞退理由の書き方

始まりの挨拶の最後で内定辞退の結論を書いたら、次に書くべきはなぜ内定辞退に至ったかという理由です。

詳細に伝える必要はありませんが、自分の適性や将来と向き合った結果、このような結論に至ったなど簡潔に、そして相手に不快な思いをさせないような書き方で書きましょう。

もう関わることがないからと、嘘をついて相手に不快な思いをさせるような書き方や表現は決してしないで下さい。

締めの挨拶の書き方

締めの挨拶は、まず内定を辞退する結果となったことについてと、その報告がメールという形になってしまったことについてお詫びしましょう。

選考などで何度も顔を合わせたり、連絡を取ったりする中で、担当者はあなたに期待を寄せていたでしょう。その気持ちを裏切る結果となってしまったことについて、誠心誠意、心からのお詫びを伝えることが重要です。

そして、あなたの採用に関わった人たちやお世話になった人たちへお礼の気持ちを伝えましょう。文末では、会社の発展をお祈りする一文を加えて締めくくります。

3:内定辞退のメール作成例

では、具体的にどのようなメールの文章にすればよいのか、ここでは内定辞退のメール作成例をシチュエーション別にご紹介します。

内定辞退のメール作成をする際の参考にしてみて下さい。

他の会社に内定が決まった場合

株式会社〇〇

人事部採用ご担当〇〇様

〇〇大学〇〇学部の(名前)です。

この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。

このような嬉しいご連絡をいただいておきながら誠に恐縮なのですが、貴社からの内定を辞退させていただきたいと考え、ご連絡差し上げました。

自信の適性を改めて見つめ直した結果、他の会社とのご縁を感じたため、誠に恐縮ではございますが貴社の内定を辞退させていただきたく存じます。

選考では貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、身勝手な申し出となり心よりお詫び申し上げます。

本来であればお伺いしてお詫び申し上げるべきところ、このようにメールでのご連絡となりましたこと何卒ご容赦いただきたくお願い申し上げます。

末筆ながら貴社のより一層のご発展を心よりお祈り申し上げます。

〇〇大学〇〇学部
(名前)

電話したが不在であった場合

〇〇株式会社
人事部採用担当〇〇様

先日内定のご連絡をいただきました〇〇大学〇〇学部の(名前)です。

この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。

このような嬉しいご連絡をいただいておきながら、誠に恐縮ではございますが自分の適性を改めて鑑み、貴社の内定を辞退させていただきたいと考え、ご連絡を差し上げました。

選考では貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、身勝手な申し出となり心よりお詫び申し上げます。

お電話を差し上げましたが、ご多忙のようでしたので、メールでのご報告となりましたこと何卒ご容赦ください。

末筆ながら、貴社の益々のご繁栄をお祈り申し上げます。

〇〇大学〇〇学部
(名前)

家庭内事情の場合

株式会社〇〇
人事部採用担当〇〇様

お世話になっております。先日内定のご連絡をいただきました〇〇大学〇〇学部(名前)です。

この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。この度、誠に恐縮ではございますが、内定を辞退させていただきたいと考えご連絡差し上げました。

内定のご連絡をいただき、家族と相談したところ地元企業での就職を強く希望されました。自分の気持ちと家族の希望との間で大変悩みましたが、誠に勝手ながら辞退させていただくことを決意いたしました。

〇〇様をはじめ、多くの方にお世話になり、貴重な時間を割いていただいたにもかかわらず、このようなご報告となり誠に申し訳ございません。

本来ならば直接お目にかかりお詫び申し上げるべきところ、メールでのご連絡となりましたこと、何卒ご容赦いただきたくお願い申し上げます。

末筆ながら、貴社の一層のご発展を心よりお祈りいたします。

〇〇大学〇〇学部(名前)

内定辞退をメールのみではなく電話もしたいときの対処法4つ

内定辞退を伝えるのに、やはりメールのみだと不安だという方もいらっしゃるでしょう。ここでは、内定辞退をメールのみではなく電話もしたいときの対処法について4つご紹介します。

事前に準備をしてスムーズに要件が伝えられるようにしましょう。

1:電話をかけるイメージトレーニングを行う

内定辞退をメールのみではなく電話もしたいときは、まず電話をかけるイメージトレーニングをしましょう。

電話で連絡をすることに慣れていない場合、言うべきことを言い忘れてしまう可能性があります。そのため、事前に言わなければならないことを書き起こすなどして、伝えなければならないことを全て伝えられるようイメージトレーニングをしておきましょう。

2:マナーを順守することを意識する

メールのみで内定辞退を行うのではなく、電話もかける場合にはマナーを順守することを意識しましょう。

内定辞退を決断したら可能な限り早く連絡をするのがマナーです。また、電話をかける場合、休憩時間などは避け、始業開始1時間後から就業時間1時間前にかけるようにしましょう。

感謝とお詫びの気持ちを伝え、反論は決してしないようにすること、また話し終わってすぐに電話を切らないことを守りましょう。

3:テンプレを用意してそれに従うようにする

内定辞退をメールのみでなく電話もしたい場合、テンプレを用意してそれに従うようにするのも一つの方法です。

なにも用意せずに電話をすると、伝えなければならないことを伝えきれず、とっさに出た言葉で相手に不快な思いをさせてしまう可能性があります。

スムーズにそして穏便に内定辞退の連絡が電話で出来るように、テンプレを用意するのが良いでしょう。

4:無心を心掛ける

内定辞退の連絡をメールだけでなく電話でもするときに、怒られるかもしれないと不安になることもあるでしょう。

電話をしたときに担当者から怒られる可能性は低いですが、もし怒られてお説教された場合は、無心になってただ相手の口調に合わせて謝りましょう。

無心で謝り続けるだけでなく、心から謝っているように思わせる演技力も必要です。相手に対して失礼なことなので、あまりおすすめはしませんが、怒られるのがどうしても怖いという人は試してみるのもいいでしょう。

内定辞退をメールのみで行う際もマナーを守ろう

内定辞退するときは心苦しいものです。電話をするのはもちろん、メールで連絡するのも気が進まず、どのような文章でお詫びの気持ちを伝えたらいいのか悩んでしまいます。

しかし、内定を辞退することを決意したなら1日でも早く連絡するのがマナーです。内定辞退をメールのみで行う際も、マナーを守り1日でも早く連絡するようにしましょう。

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