Web面接を受ける際の事前準備|注意すべきマナーやトラブルへの対処方法も解説

初回公開日:2021年05月01日

更新日:2021年05月01日

記載されている内容は2021年05月01日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

新型コロナによる混乱などによって、2022年度新卒の採用はWeb面接が本格化します。特にITや金融、商社などを志望する学生は、基本的な情報やマナーをここでチェックし、志望企業ごとに効率的でピンポイントの面接対策を練ることが必要です。

Web面接を受ける際の事前準備|注意すべきマナーやトラブルへの対処方法も解説

Web面接とは?

Web面接とは、インターネット回線を使ったビデオ通話での面接のことです。

これまでは、面接する人は大阪で応募者が東京にいるなど、遠距離や海外にいる人を面接する場合に使われてきました。しかし昨今の新型コロナなどの影響で直接面接することが難しくなり、近年では本格的にWeb面接ツールを活用する企業が急増しています。

2022年度卒業予定の就活生でも、Web面接はますます広く採用されていくでしょう。就活予定の皆さんは、このWeb面接、オンライン面接をうまく利用してぜひ希望企業への入社を果たしてください。

Web面接を受ける際の事前準備9つ

Web面接は最近、実施する企業が急増したこともあって、さまざまなツールや運用が行われています。「これが定石」というツールはまだありませんが、Webカメラで自分を映し、モニターで面接官を見ながら面接する、という点はどれも同じです。

そのため、Web面接マナーについてはこれまでの対面面接の時のマナーでなく、Web上で印象を悪くしないための配慮が必要になってきました。

ここではWeb面接を受ける前にやるべきこととして、9つのポイントを見ていきます。企業側からWeb面接を提示された時に慌てることがないよう、いくつかのことをあらかじめ知っておきましょう。

1:使用ツールの確認をする

Web面接で企業がよく使っているツールは、会議や研修でも使える製品から採用面接向けの機能が充実した製品まで、有料無料を合わせてざっと20種類ほどがあります。その中でよく知られているのはGoogleハングアウトやZoom、Skypeなどです。

どのツールも使い方としては、案内メールに記載されているURLから指定の時間にログインすれば、相手先とつながって面接できるというものですが、詳細は事前に使用時の注意事項を確認しておく必要があります。

また、ツールの画面に出る自分の表示名は、フルネームできちんと表記されるようあらかじめ設定しておくことも忘れないでください。

2:ネット環境を整える

Web面接の際、面接に集中するためには、それ以外のことに気を使わなくていいように環境を整えることが重要です。中でも通信環境を確保しておくことは大前提と言えるでしょう。

一般的にWeb面接ツールを問題なく使うためには、最低でも30Mbps程度の通信量が必要とされています。

Wi-Fiでも有線回線でも、Web面接を受けるために適切な通信速度を確保し、途中で途切れることがないようきちんと確認しましょう。当日、突然の通信不良で面接開始時間に遅刻するというようなことは避けたいものです。

3:Web面接を受ける場所を確保する

Web面接を受けると決まったら、場所の確保が必要になります。静かで騒音がなく、自分の顔が明るく映るような場所を見つけておくようにしましょう。おすすめは車の通行量が少ない、駅などの騒音がしない位置にある個室です。

一人暮らしの人であれば、自分の部屋で行う方法もあります。しかし、面接中に近所の工事の音や子供の声、犬の鳴き声がしてしまうと内容に集中できなくなってしまうため、そういった面でのリスクを考えて場所選びをしましょう。

また、映る範囲もチェックする必要があります。自分の部屋の場合、背景に生活感あふれる雑貨やクローゼットは映り込まないほうがいいでしょう。明るすぎる光線や薄暗い室内も、視覚的なイメージ作りにマイナス影響を及ぼすので避けましょう。

面接の当事者である自分を映えさせるような明るさの場所を選ぶことが大切です。

ほかにはネットカフェの個室をレンタルするという方法もあります。ネットカフェなら、ネットがつながらないということはありませんし、背景の心配もあまりないでしょう。

これらはささいなことのようで、実はとても大切なポイントです。時間のある時にあらかじめカメラ映りのチェックをしておきましょう。

4:機材の準備を万全にする

Web面接では、スマホやパソコンとマイク、イヤホン、カメラなどの機材が必要になります。中でもスマホでWeb面接を受けている人は多いでしょう。

スマホの場合、Amazonや100円ショップで売っている品で構わないので固定機材を使いましょう。また、ネット環境によっては通信状態が不安定になる可能性があるので、その点は十分に対策を取ってください。

イヤホンとマイクは、エアコンの音など周囲のささいな雑音を拾わないことと相手の声を確実に聞くために、マイク付きイヤホンを使うことをお勧めします。ワイヤレスイヤホンか有線イヤホンかという点については、有線イヤホンのほうが安心です。

iPhoneユーザーの場合は、ヘッドセットとしてついてくるEarPodsや、別売のAirPodsを使うと、Zoomなどツールでの音声のやり取りが大幅に改善するという評価がありますので、試してみてください。

5:音声テストをする

Web面接ツールを実際に使ってみて、機能に問題はないか前もってチェックすることは当然ですが、その際に音が途切れたりノイズが混ざったりしないよう、音声チェックも忘れずにしておきましょう。友達とツールを試してイヤホンマイクでやり取りしてみるのも1つの方法です。

音声が聞き取りにくい状況とは、YouTubeで音質の悪い動画が分かりやすい事例です。こういったこともノウハウとして蓄積し、Web面接のやり方に慣れていきましょう。

6:システムの通知音をオフにする

マイクは意外と遠くの音でもよく拾いますから、玄関のチャイムが聞こえるなど、不意に音がする可能性がある場所は避けるほうが無難です。また、ほかの機能アラームや通知音がしないよう、面接中は通知オフにしておくなどのチェックもしておく必要があります。

スマホの場合、iPhoneであればおやすみモード、アンドロイドなら鳴動制限に設定しておけばアラームや着信音はミュート状態になります。アプリの通知アラームも鳴らないようにして、面接時と同じ条件で音声テストをしてみましょう。

7:不要なソフトやアプリを閉じる

Web面接のツールを使用する際、使わないのに立ち上がっているソフトはないでしょうか。スマホを使って面接をする時には、立ち上がったままのアプリがないか確認をしてみましょう。

これらの細かいチェックが機材への負担を減らすことで、思わぬ中断や音声のぶつ切りなどが防げます。

8:必要書類の準備をする

Web面接は、対面式の面接とはまた違った緊張感をもたらすものです。苦手意識がある人はなおのこと、急に質問されたら焦って頭が真っ白になってしまったという経験があるでしょう。これは新卒の就活生も、転職を目指す中途採用組も同じことです。

そんな面接の最中に焦らず自分のよさをアピールするために、事前に提出した履歴書やポートフォリオなどは、いつでも見られるよう手元に準備しておきましょう。

また、質問事項の例文や必ずアピールしたいことなども目に入りやすい位置に置き、付箋で印をつけておくのも1つの方法です。

9:筆記用具の準備をする

必要な書類の準備とともに筆記用具の準備も大切です。パソコンでメモを取ろうと思うかもしれませんが、Wordの立ち上げに手間取って焦ってしまいますし、タイピング音がマイクに入る可能性もあります。

あらかじめ携帯用のメモ用紙やノートを用意し、必要な時はすぐに記入できるようペン類も用意しておきましょう。

いざ面接の段階で、「筆記用具の準備を忘れていた」という人は案外多いものです。面接の終盤に今後の説明を受けたのにメモができず、緊張していて何を聞いたかわからない、ということがないように筆記用具は最初に準備しておきましょう。

Web面接を受ける際に注意すべきマナー7つ

誰でも面接というだけで、たとえそれがアルバイトの面接だとしても緊張するものです。ましてやWeb面接には不慣れですし、第一志望であればあるほど緊張して「やりにくい」「やりたくない」と思う人は多いでしょう。

しかし、対面の面接なら気を配らなければならなかった下半身の身だしなみ、例えば靴や靴下などは大きく気にしなくていいですし、集団面接ではないので周囲の人に気を取られることもありません。

そういった点で、他人と比較することなく自分自身に集中して面接対策を練ることに集中できるという利点があるのです。

それでは具体的にどんなことに気をつければいいのか、7つの注意点に絞ってチェックしてみましょう。Web面接ならではのマナーもあるため、よく確認してみてください。

1:服装や髪型は面接に適しているか

Web面接と言っても、面接であることは変わりません。服装や髪型は面接にふさわしい身だしなみにしましょう。新卒の就活生の場合、「私服で構いません」という案内があったとしても、応募した企業の風土やスタンスをよく研究して判断する必要があります。

中途採用の場合はスーツを着る必要はないにしても、オフィスカジュアルなのか、ネクタイなしで本当に大丈夫なのか慎重に判断しないと、マイナス評価につながりかねません。

またカメラでは上だけ映るからと、下半身に気を遣わず面接に臨んだ場合、ふとした拍子に立ち上がった際などに「私服」が映ってしまうため気をつけるようにしましょう。

ネイルやお化粧、持ち物などは見ていないようで見ている面接官が多いので、たとえ服装指定なしの企業だとしても目立ちすぎないほうが無難です。

2:カメラの位置や高さは適切か

Web上で面接する場合、カメラ目線に十分気をつけましょう。

カメラの高さと目線の高さは「面接官と自分との目線の高さ」と同じです。目線より低い位置にカメラがあると、面接官からすれば見下ろされているような感じに映ります。逆に目線より上すぎる位置にカメラがあるのもいい印象とは言えません。

パソコン、タブレット、スマホを使用する際は、カメラレンズが自分の目線と同じくらいの高さにあるか確認してください。また画面には自分が胸から上くらいが映る大きさで顔が真ん中に来るようにセットします。

目線のみで言えば、和室で正座かあぐら座りをすると姿勢がまっすぐになって、結果的に好印象となる場合もあります。面接が大人数で1時間半にもおよぶとつらい姿勢ですからお勧めできませんが、40分程度までの面接なら一考の価値はあります。

3:明るい表情でハッキリと話す

Web面接では、全身が映らないだけに表情に注目が集まる傾向にあります。不自然なほど明るい笑顔は必要ありませんが、ふだんとまったく同じ話し方では暗い印象に映ることが多いようです。こころもち明るい表情とトーンにして、ゆっくり、ハッキリと話すように心がけましょう。

ビデオツールによる面接では、画面の中の相手をずっと見つめることになります。そのため、身振り手振りをあまり大げさにすると軽い船酔いのような感覚を覚える人がいるので気をつけましょう。適度なジェスチャーで十分です。

また顔の映りが暗くならないよう、前もってライトを用意することをおすすめします。メイクもそういった面から考えてカラーを選ぶといいでしょう。

4:Web面接の間はパソコンを操作しない

Web面接の最中にパソコンを使用すると、マイクからタイピング音が入りやすく、面接官に聞こえてしまいます。不要なプログラムの操作は避けるようにして、メモを取る時はノートなどに書き込むように工夫しましょう。

また自分が提出した履歴書など以外にも、よく聞かれることを想定したカンペはパソコンを操作して見るのではなく、カメラ目線が不自然にならない場所に置くとよいでしょう。

画面の中には、志願者のあなたしか映っていないため、パソコンをいじって顔がブレるのはWeb面接マナーとしてもマイナスです。

5:ログインやログアウトのタイミング

Web面接の当日は、資料や通信状態のチェックを1時間くらい前までに終了します。実際の席について準備を終えるのは15分前くらい前まででよいでしょう。

しかし、ツールへは何分も前からログインしておく必要はありません。5分前を切ったあたりでログインすれば十分です。面接官側もログインしたら、ゆっくりと礼儀正しく最初の挨拶をすることからスタートしてください。

面接が終わったら最後の挨拶をして、ログアウトをしますが、たいていの場合は面接官側から「終了してください」と案内があります。適度に呼吸を置いてログアウトし、退室しましょう。

6:開始時と終了時の挨拶の仕方

Web面接でも、始め方は通常の面接と同じです。違いと言えば、立つ必要がないという点です。座ったままで軽く会釈するようにお辞儀してから、名前を言って「よろしくお願いします」と挨拶するとよいでしょう。「もしもし」などとは言わなくても大丈夫です。

新卒採用の場合、大人数が同時に入室する形で行う面接もありえます。その際には本番の面接の何分前までに入室すること、どの段階で退出することなど、手順の案内がありますので、よく把握しておくようにしましょう。

また面接が終了したら今後の流れなどを確認して、終わりの挨拶も忘れずに、面接に参加させてもらったことにお礼を言って終わりにしましょう。

7:背景はシンプルにする

ビデオツールでは、個人的な空間である部屋の中を映さないためのバーチャル背景画像が多用されています。Web面接の場合、どんな背景画は許容されるのかという判断は難しいところですが、必要以上に人為的なバーチャル背景は敬遠される傾向にあります。

もちろん汚い部屋や散らかった本などは映らないほうがいいですが、一人暮らしの家で本棚が映る程度は問題ありません。また、柄のないカーテンを背景にするなど上手に活用してみましょう。

それでも気になるという人は、レンタルスペースの個室を使うという方法を検討してください。通信不良などという不測の事態は避けられますし、画面に飼い猫が映り込む心配もないので、一考の価値はあります。

Web面接におけるトラブルへの対処方法3つ

Web面接は初めてで、何をどうしたらいいのか不安な人は多いでしょう。特に機材やツールが予定外の事態になったらと思う人のために、大きく3つのポイントについて整理してみました。

1:音声が聞こえなくなった場合

完璧に準備したと思っても、想定外のことが起こるのは仕方のないことです。インターネット回線が何らかのトラブルで途絶えたせいで、音声が聞こえなくなったり、相手に届かなくなったりする可能性はゼロではありません。

そんな時でも焦らず、まずは落ち着いて面接相手の企業の担当者に連絡を取るか、いったん切って再接続を試みてください。こういったことを事前に想定しておくことは、必要なことです。

2:使用端末が不調になってしまった場合

使用していた端末が不調で音声や映像がぶつ切りになってしまうという事態は、できれば避けたいものです。しかし万が一、端末が不調になってしまったら、慌てずにひとまず担当者に連絡を取ってください。接続不良もありえますから、慌てずに再接続してみるのも1つの方法です。

いざ本番の面接で、設備のせいで面接に失敗するなどということを避けるためにも、可能であれば、レンタルPCなど準備しておくというのもいいでしょう。

3:緊張して言葉が出てこない場合

Webでの面接は、するほうもされるほうも慣れていないというのが正直なところでしょう。緊張しやすいタイプの人は、カメラに向かって話すことに慣れる練習を繰り返してみましょう。それ以外にも例えば、予想問題とその返事についてカンペを用意しておくのも1つの戦略です。

実際の面接で、緊張してしまって言葉が出てこない時は、ゆっくりと深呼吸をしてみてください。

相手は、落ちる人を見極めることが目的ではありません。必要な人材を探すために、あなたの長所を見いだそうとしているのです。焦らずに自分が言いたいことをゆっくりと話してみましょう。

Web面接の事前準備やマナーについて知っておこう

最後にWeb面接の事前準備とマナーについてまとめておきます。作法というほどではありませんが、事前のやり取りから採用担当者は人となりを見ていますから、細かいところまで気をつけて対応するようにしましょう。

求人企業から案内メールを受け取ったら、返信して参加を確定することから始まります。

来社面接の場合は「ご指定の日時にお伺いします」と書きますが、Web面接は企業に「伺う」ことはないので「参加いたします」などという表現を使って返信します。その際に、特に用意するものはないかを確認しておきましょう。

またスマホで面接を受ける際、スマホの設置についても事前の準備が大事です。固定できる機材を使って画面が揺れないようにしたり、照明の当て方も工夫したりする必要があります。

例えばリングライトを使ったり、唇にはリップを塗ってみたりという小さな工夫も効果があります。

さらに椅子に座るか、床に座るかも練習しておく必要があるでしょう。椅子と言っても、ソファや背もたれのあるセミナー椅子などいろいろありますから、自分の姿勢が美しく見えるような椅子を準備しましょう。

Web面接では、録画や録音をすること自体は可能ですが、それを相手の承諾なしに外部に流出させることは許されません。また企業側から録画禁止という案内を受けたら、録音もしないようにしましょう。

最近は、「録画面接」「動画面接」といって、自己アピールや質問を自分で撮影して提出する選考方法も新たに登場してきました。これは20分以内、30分程度などと時間を制限して、あらかじめ用意されたテーマや質問に応募者が回答して選考を受ける方法です。

いずれにしても、どの選考方法にも完全な正解はありませんし、必勝法と言えるようなマニュアルもないところが難しい点でしょう。しかしその分、自由度が高くて本人の素の良さや職種への向き不向きも把握しやすいので、今後はこのような選考方法が増える見通しです。

最後に、いったん面接を確定させたら、日程変更はできるだけ控えましょう。突然の体調不良で参加が無理だとしても、連絡なしの当日キャンセルや無断欠席は社会人としてのマナーの問題ですから、必ず連絡するようにしましょう。

Web面接でなくても、第一印象は最初の10分で決まるとも言われます。これまで培ってきたものを十分に発揮できるよう、心にマスクをせずにアピールするように頑張ってください。

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