内定辞退の電話が怖いときの対処法とは? お詫びを伝えるコツも解説

初回公開日:2021年05月01日

更新日:2021年05月01日

記載されている内容は2021年05月01日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

「内定辞退の電話が怖い」と思っている就活生は多いのではないでしょうか。内定辞退を伝えたら怒られるかもしれません。しかし、複数の企業から内定が出れば、企業に内定辞退を伝える必要があります。本記事では、内定辞退の電話をかけるときの対処法について解説しています。

内定辞退の電話が怖いときの対処法とは? お詫びを伝えるコツも解説

内定辞退の電話をかけるのが怖いのはなぜ?

複数の企業から内定をもらった就活生は、希望外の企業に内定辞退の連絡をする必要があります。

就活生の中には、内定辞退は企業に対して失礼になるため「電話口で怒られそう」「企業の担当者が怖い」と思っている人もいるでしょう。本章では、就活生が怖いと感じるケースを5つ紹介します。

1:怒られるのが怖い

企業は時間とコストをかけて採用活動をしています。そのため、就活生の中には、内定辞退の電話をかけると、担当者から怒られるので怖いと思っている人もいるでしょう。

しかし、企業は内定辞退者が出ることを想定して採用活動をしています。内定辞退者が出るたびに、採用活動をしていてはコストも時間もかかってしまうからです。一般的には、内定辞退の連絡をして企業から怒られることはありません。

2:会社へ来るよう求められるのが怖い

就活生の中には、企業から呼び出されるかもしれないので、内定辞退を怖いと感じて連絡できない人もいるでしょう。ケースによっては、企業から来社するよう言われることがありますが、必ず来社しなければならない義務はありません。

もし、企業からの呼び出しに応じた場合、何かトラブルに発展するケースもほぼありません。なぜなら、SNSによって企業の悪いイメージが拡散した場合、大変なリスクが発生するからです。

3:同じ学校から採用しないと言わるのが怖い

もし、企業の担当者から「同じ学校から採用しない」と言われたら怖いと思っている就活生もいるでしょう。たしかに、企業によっては「今後、同じ学校から採用しない」と言う担当者もいるようです。

しかし、企業にとっては応募者数の減少につながる可能性があるため、メリットがありません。万が一、企業から言われた場合は、あまり気にしないようにしてください。

4:損害賠償を請求されるのが怖い

内定辞退を伝えて、損害賠償を請求されたら怖いと感じている就活生もいるでしょう。就活生が内定を辞退しても損害賠償を請求されることはありません。但し、誓約書や内定承諾書などの書類を交わしている場合は、損害賠償が発生する可能性があります。

内定辞退だけで損害賠償される可能性はほぼありません。但し、内定辞退を決めたならば、できる限り早く連絡してください。

5:企業に迷惑をかけてしまうのが怖い

就活生の中には、内定辞退の電話をすると企業に迷惑をかけてしまうので怖いと思う人もいるでしょう。企業は時間とコストをかけて採用活動をしているため、多くの就活生は「内定を辞退すると企業に迷惑をかける」と考えてしまいます。

しかし、企業は内定辞退を受けることに慣れており、多くの担当者は承諾してくれます。企業は内定辞退を想定して、採用予定人数より多めに内定を出しているのです。

内定辞退の電話は企業側を怒らせるのか?

多くの企業は内定辞退の連絡に怒ることはありません。特に、企業の人事担当者は内定辞退に慣れています。毎年、多くの採用活動に携わっているため、内定辞退者一人ひとりに怒っていては仕事にならないからです。

就活生は不必要に内定辞退を怖いと感じる必要はありません。但し、入社直前の内定辞退は、企業に迷惑をかけることになります。ケースによっては、損害賠償が発生する可能性があります。内定辞退を決めたら、企業の担当者にできる限り早く伝えてください。

内定辞退を電話で伝えると良い理由3つ

内定辞退を伝えるときは、電話を利用してください。就活生が内定辞退を電話で伝えた方が良い理由を3つ紹介しましょう。3つの理由とは、「伝わったことが明確になる」「謝罪の気持ちが伝わりやすい」「企業の意見が聞ける」です。

就活生の中には、内定辞退を伝えることが怖くてメールを選ぶ人もいるでしょう。しかし、メールの場合は、担当者が見落とす可能性があります。電話のメリットを知り、スムーズに内定辞退を伝えてください。

1:伝わったことが明確になる

電話で内定辞退を伝えれば、余計な誤解を避けられます。例えば、メールなどの文章で内定辞退を伝えるとき、企業の担当者の解釈によっては誤解を生む可能性があります。

電話を利用すれば、企業の担当者と直接会話ができるので、誤解を防ぐことができます。また、内定辞退と合わせてお詫びと感謝の気持ちも伝えられます。

2:謝罪の気持ちが伝わりやすい

内定辞退を連絡するとき、電話を利用した方が謝罪の気持ちを伝えられます。電話を使えば、声を直接届けられるため、謝罪の気持ちを感情的に伝えることが可能です。企業の担当者も「本当にお詫びしている」と感じてくれるでしょう。

企業の担当者への電話が怖くて、メールだけで内定辞退を伝えることは一般的にはマナー違反になります。

3:企業の意見が聞ける

内定辞退を電話で伝えるメリットとして、企業の意見を直接聞くことができます。企業によっては、内定辞退を快く思っていない可能性があるため、電話で直接話をすることで、その場で解決することが可能です。

電話で内定辞退を伝えれば、企業の意見や思いを直接聞くことができ、状況によっては電話で謝罪もできます。

内定辞退を電話で伝える時のコツ6選

内定辞退を電話で伝えるときのコツを6つ紹介しましょう。企業の担当者へ内定辞退をスムーズに伝えるためには、ポイントを押さえながらしっかりと準備することが大切です。

今回は「自分の意思をしっかり伝える」「お礼やお詫びの言葉を含める」「相手を不快にする理由を述べない」「嫌なことを言われても怒って反応しない」「事前に例文を考えておく」「時間帯を考えて電話をかける」の6つのコツについて解説します。

1:自分の意思をしっかり伝える

内定辞退を連絡する際、自分の意思をしっかりと伝えてください。もし、あいまいな表現で伝えてしまうと、内定辞退の申し出が企業に伝わらない可能性があります。

企業の担当者と話しをするときは、マナーを守って丁寧な口調で対応しましょう。自分の意思をしっかりと伝えることは大切ですが、失礼にならないよう注意してください。企業とのトラブルを防ぐことが大切です。

2:お礼やお詫びの言葉を含める

内定辞退の電話をするとき、お礼やお詫びの言葉を含めましょう。たとえ、内定辞退をした企業であっても、将来、何らかの形で関わる可能性があります。トラブルにならないよう、誠意をもって内定辞退を伝えることが大切です。

企業の担当者は時間やコストを掛けて採用活動をしています。就活生は感謝とお詫びの気持ちをもって対応してください。

3:相手を不快にする理由を述べない

企業の担当者に内定辞退を伝えるとき、相手を不快にするような理由を述べないようにしましょう。

ケースによっては、企業の担当者から内定辞退の理由を聞かれることがあります。そのような場合、企業が納得できるような理由を伝えてください。待遇面や条件など、企業を不快にさせる理由ではなく、適性や職種など差し障りのない理由を述べましょう。

4:嫌なことを言われても怒って反応しない

内定辞退の連絡をするとき、企業の担当者から嫌なことを言われても反応しないようにしましょう。

企業は労力をかけて採用活動をしています。状況によっては、内定辞退者に対してきつく当たってしまうことがあります。就活生は、そのような可能性があることも踏まえて対応してください。就活生は、企業に対して誠意をもって丁寧に対応するように努めましょう。

5:事前に例文を考えておく

就活生は内定辞退の電話をかける前に例文を準備しておきましょう。企業の担当者に、内定辞退を伝えるときは、とても緊張します。電話で話をするときに、何を話すべきか分からなくなったり、早口になって伝わらなかったりしたら大変です。

就活生は、内定辞退をどのように伝えるか事前に内容をまとめておき、メモなどに書いておきましょう。メモがあれば、企業の担当者と慌てることなくしっかりと話ができます。

6:時間帯を考えて電話をかける

企業に電話をかけるときは時間帯に配慮してください。一般的なマナーとしては、始業間もない時間、昼間、終業時間直前は避けましょう。

たとえば、就業時間が9時~18時の場合、10時~12時、14時~17時を目安に電話をしてください。もし、担当者が不在の場合は戻りの時間を確認し、改めて電話をしましょう。内定辞退という大切な話をする場合は、自分から電話をすることがマナーです。

内定辞退の電話に添えると良いもの

内定辞退を電話で連絡した後、お詫びの気持ちをより丁寧に伝えるために手紙やメールを後から送る方法があります。

内定辞退に対するお詫びの気持ちを重ねて伝えることで、企業側も「誠意ある対応」と感じてくれるでしょう。

手紙

電話で内定辞退を伝えた後は、お詫びの手紙を送りましょう。お詫びの手紙を届けることで、企業に対してより深い誠意を伝えられます。

企業は時間とコストを掛けて採用活動をしているため、就活生から内定辞退の申し出があればとても残念に思っています。就活生はお世話になった会社にお詫びと感謝の気持ちを伝えましょう。

メール

内定辞退の連絡は、基本的に電話だけで十分です。しかし、より深い誠意や丁寧さを伝えるために、電話の後にメールを送ってみましょう。

内定を辞退するということは、自分だけの問題ではなく、状況によっては後輩にも影響する可能性があります。電話の後に、メールを添えることで、より深いお詫びと感謝の気持ちを伝えられます。

内定辞退の電話で呼び出された場合

内定辞退を電話で伝えるとき、企業の担当者から「一度話をしよう」と言われることがあります。企業の担当者は、採用予定の人材を手放したくないため、説得することを目的に呼び出しているのです。

就活生は、企業の担当者から呼び出されても応じる必要はありません。内定は正式な雇用契約ではないため、企業の呼び出しに応じる義務がないのです。但し、企業とトラブルにならないよう、誠意をもって対応してください。

内定辞退の電話が怖い場合はしっかりと対策して挑もう

内定辞退の電話が怖いと感じている就活生は、しっかりと対策しておきましょう。内定辞退の連絡をするときは、企業に対して感謝とお詫びの気持ちをもって対応してください。

内定辞退の連絡が怖いから「連絡をしない」という行動は避けましょう。たとえ、内定辞退をしても、将来どこかで関わるかもしれません。企業は採用活動に多くの時間やコストを掛けています。そのことを理解して内定辞退を丁寧に誠意をもって伝えましょう。

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