内定通知書が郵送されるまでの期間は？郵送されてきた際の対処法3つも紹介

内定通知書とは？

https://unsplash.com/photos/OQMZwNd3ThU

就活の1つの区切りで「内定」という非常に重要な出来事があります。内定をもらったかどうかで自分の心に余裕ができたり、志望度によってはこれで就活が終わったりします。

その中で、重要となってくるのが「内定通知書」です。しかし、内定通知書をもらったから内定というわけではなく、内定通知書の返信などいくつか内定が確定されるまでに行わなければいけないことがあります。

多くの企業はこの内定通知書を通じて、内定者に働く意思があるのか最終確認をします。

内定者が企業に対して、働きたいという意思があれば、同封されている「内定承認書」を提出します。これは、内定を承諾し、その企業に入社することを約束した書類です。

内定承諾書を提出して、初めて内定されたということになります。

届くまでの期間

では、内定通知書が届くまでの期間はどのくらいかかるのでしょうか。

一般的に、内定通知書が届くのは最終選考が終了してから1週間から10日といわれています。企業としても、優秀な人材はいち早く入社してほしいですから、比較的早く内定通知書が届くこともあります。

しかし、企業側もたくさんの事務手続きがあるため、すぐに内定通知書が来ない場合もあるので注意しましょう。

内定通知書が郵送されて来ない場合

https://www.pakutaso.com/20160605169post-8176.html

では、内定通知書が郵送されてこなかったときはどうしたらいいでしょうか。

上記でも紹介したように、内定通知書が郵送される期間は長くても10日前後です。しかし、企業によっては2週間かかるところもあるので、目安として2週間は待ってみましょう。

2週間たっても内定通知書がこない場合は、企業に問い合わせてみましょう。急かしているかもしれないと思う必要はありません。内定のメールがトラブルで届いていないこともあります。

ただ単に、採用選考に時間がかかっていた場合は、「失礼しました」としっかり謝れば大丈夫です。

内定の場合は電話がくることがある

ここで注意してほしいことは、内定したことを知らせる方法として、必ずしも内定通知書だけではないということです。電話で内定を知らせる企業もあります。

むしろ、内定通知書が郵送される前に、電話で内定を知らせる企業が多いです。そして電話が来た後に、内定通知書が郵送されるというのが一般的となります。

最初に電話で内定を知らせるのは、応募者に入社する意思があるかどうかをある程度把握したいからです。まだ迷っている場合には、いつまでに返事ができるのかなど聞かれるので、答えられるようにしておきましょう。

不採用の場合はメールでくる？

不採用の通知は、メールでくることが多いです。その場合は、特に返信する必要はありません。理由としては、不採用メールに返信しても「不採用」という結果が変わることがないからです。

また、多くの不採用通知メールでは「～のご活躍をお祈り申し上げます。」で終わっています。これはやり取りが終わりということなので、返信しなくても失礼ではありません。気持ちを切り替えて次の就活に励みましょう。

もしどうしても、お世話になった担当の人などがいた場合は返信しても大丈夫です。その場合は電話だと相手の時間を使ってしまうので、メールで感謝の旨を伝えましょう。

内定の通知が郵送されてきた際の対処法3つ

https://unsplash.com/photos/gsV9RD_5RKg

内定通知書が郵送されてきた場合、まずは内定を承諾するのか、辞退するのかを決めなければいけません。承諾するか、辞退するかでこの後の対処が変わってきます。

ここでは内定通知書が郵送されてきたときの対処法を3つご紹介していきます。

通知が郵送されてきた際の対処法1：書類の内容を確認する

まずは、郵送された内定通知書の中身を確認しましょう。企業によって内容は多少異なりますが、多くの企業の内定通知書には「入社日や入社までに必要な書類（身元保証書や誓約書など）、内定取消事由が記載された書類」「内定承諾書」が入っています。

これらの書類をしっかりと確認しましょう。特に、内定取消事由は入社するために必要な資格や学校の卒業が前提とされているなどの記載が多いです。うっかり見落として免許を取得しておらず入社できなかったということがないよう、確認内容には漏れがないよう注意しましょう。

通知が郵送されてきた際の対処法2：内定承諾書を送る

内定通知書の確認が終わりその企業で働きたい場合は、内定承諾書を送りましょう。内定承諾書とは、自分が企業に対して入社することを誓約する書類のことです。これを送らなければ内定は受理されません。必ず送るようにしましょう。

内定承諾書を提出してから内定を辞退することは極力避けましょう。企業側も入社してきたときの準備を行っています。また、内定承認書を複数の企業に出すことも、企業側の迷惑となるので避けましょう。きちんと自分の意思が決定してから、内定承認書を出しましょう。

お礼状も同封する

内定承諾書を提出するときに大切なのが、お礼状を同封することです。お礼状とは、今まで選考してくれた企業に対してお礼の言葉を伝えるものです。

選考には企業のたくさんの人がかかわり、時間を割いています。その時間を自分に使っていただいたという感謝の気持ちをしっかりと伝えることが大切です。

メールでお礼状を送る手もありますが、一般的には内定承認書と一緒に封書として送ることが多いです。自分の字でお礼状を書くことで、相手に感謝の思いが伝わりやすいというメリットもあります。

お礼状は必ずしも出さなければいけないという決まりはありませんが、感謝を伝えることは大切なことなので、ぜひ同封してください。

通知が郵送されてきた際の対処法3：辞退する場合は電話をする

内定通知書が郵送された後、その企業を辞退したい場合は電話で辞退を申し出ましょう。複数の企業から内定をもらった場合、辞退することは仕方ないことですし、自分が働きたい企業で働くことが一番大切です。

内定を辞退するときは、内定通知書を受け取ってからなるべく早く電話するようにしましょう。企業側にも採用する準備などがあるので早く電話することが大切です。

内定承諾書を郵送した後に辞退する際の注意点4つ

https://pixabay.com/en/office-pens-write-2070806/

では、内定承諾書を提出した後に、どうしても辞退しなければならないときはどうすればいいでしょうか。内定承諾書を提出した後に辞退することはよくないとされていますが、怪我や病気などやむを得ない理由があるときは仕方のないことです。

その際、どのようなことに注意して辞退すればいいのかを紹介していきます。

郵送後に辞退する場合の注意点1：担当者に電話をする

まずは、担当者に電話をします。メールでは担当者の見落としがあったり、せっかく採用してくれた企業にメールだけで辞退を伝えるのは失礼です。

電話をかけたら、自分の学校名や学部、名前を伝え担当者につないでもらいます。担当者がでたら、再度名乗りしっかりと辞退したい旨を伝えます。

そして、理由も勇気をもってしっかりと伝えましょう。しかし、企業のことを悪く言うような理由は、正直に伝えることは控えましょう。たとえば、「ブラック企業だと感じたから」などです。

郵送後に辞退する場合の注意点2：時間帯に気を付ける

電話で辞退を伝えるときに気をつけたいのが、電話をかける時間帯です。時間帯によっては、企業側に迷惑がかかる場合があります。

多くの企業は、12時から13時はお昼休憩の時間帯です。この時間に電話をかけても担当者が不在の場合が多いです。また、始業開始の時間帯（9時前後）や、終業時間帯（17時前後）は企業側もバタバタとしているので避けましょう。

電話をかける時間帯としては、10時から12時頃、14時から16時頃がおすすめです。

郵送後に辞退する場合の注意点3：担当者がいない場合はかけ直す

電話をかけても、担当者が不在の場合があります。その場合はかけなおすようにしましょう。伝言をお願いしても、伝え漏れやトラブルの原因になってしまう可能性があります。

また、お世話になった担当の方なので採用してくれたお礼と、内定を辞退する謝罪の旨を直接伝えましょう。

郵送後に辞退する場合の注意点4：きちんとお詫びする

内定を辞退するときはきちんと謝罪の旨を伝えることが大切です。企業側もたくさんの人と時間を使って採用という結果を出し、入社にむけて準備をしています。内定辞退を決めたら早めに電話することも大切です。

どれだけ遅くても、内定を辞退する旨は業務開始の2週間前までに伝えましょう。これはあくまで「どれだけ遅くても」なので、業務開始2週間前になるまでに辞退を伝えるようにはしましょう。

また、内定辞退を伝える際に失礼な態度をとると、学校の後輩に迷惑をかけてしまうことになります。態度次第では、「あの大学は内定を出しても辞退する」という印象を与えてしまうこともあります。

内定を辞退することは悪いことではないので、誠実に素直に辞退する旨を伝えましょう。

内定通知が来たら早めに郵送しよう

https://unsplash.com/photos/Q1zJtNdMEQY

以上、内定通知書が郵送されてからの対応方法を紹介してきました。内定通知が郵送されたら、早めに返送して入社する意思があるのかどうかを企業側に示す必要があります。

入社したい場合は返送しないと入社の手続きが行われません。また、内定辞退する場合も早めに伝えないと、企業側は新しい人材を探さなければいけません。

郵送方法は、基本的には郵送されてきた場合は郵送で返し、もしも内定通知が電話やメールで来た場合はそれぞれ通知が来た方法で対応するようにしましょう。

返送しないと、入社辞退と受け取られることもあるので、内定を承諾するにも辞退するにも必ず早めに返送することが大切です。

内定通知書が郵送されてから、やらなければいけないことはたくさんありますが、落ち着いて内容を確認し、自分の気持ちに向き合って取り組めば難しいことはありません。ぜひ、参考にしてください。