面接の日程が合わないときの伝え方5つ！連絡の手段やNG行動も

そもそも面接日程を変更しても大丈夫？

https://pixabay.com/en/agenda-appointment-calendar-pen-2295709/

忙しい就活では、どんなに気をつけていてもスケジュールが合わず、面接日程を変更しなければならなくなることはありますし、採用担当者もそれを承知しています。

そのため、日程変更をお願いすることが合否に関わることはありません。

しかし、お願いの仕方によっては採用担当者から悪い印象を与えてしまうこともありますので、注意が必要です。NGな対応をしてしまわないように、日程変更をお願いする際の注意点を知っておきましょう。

日程が合わない場合の連絡に適切なタイミングはいつ？

https://www.pakutaso.com/20160804236sns-5.html

面接の日程が合わないとわかったら、その時点ですぐに日程変更をお願いしましょう。

面接日に近くなればなるほど調整は難しくなりますし、企業側も面接準備を進めますので、その分迷惑がかかってしまいます。

日程が合わないと判明したのが夜遅くや休日など営業時間外だった場合は、次の営業日には連絡を入れるようにしましょう。できるだけ早く連絡をすることがポイントです。

面接日程が合わない場合の伝え方5つ

https://www.pexels.com/photo/typing-writing-keyboard-working-7372/

「日程が合わない」と一口に言っても、その理由は様々でしょう。また、日程変更の理由としてそのまま伝えるのはよくない場合もあります。

ここからは5つのケースを取り上げ、それぞれに合った伝え方をご紹介します。伝え方が悪いと採用担当者の心証を悪くしてしまうこともありますで、適切な伝え方を知っておきましょう。

面接日程が合わない場合の伝え方1：学業関係の場合

講義やゼミ、実験などで面接の日程が合わない場合は、理由をそのまま伝えましょう。

学生の本分が学業であることは採用担当者も理解していますので、面接の日程変更には快く応じてくれるでしょう。

学生の本分である学業に真面目に取り組んでいることは、社会人になってからも仕事に真面目に取り組んでくれるだろうと考えられますので、採用担当者の印象を悪くすることはありません。

面接日程が合わない場合の伝え方2：体調不良の場合

体調不良によって当日あるいは前日に欠席の連絡を入れる場合には、必ず電話で連絡するようにしましょう。

体調不良は予測できるものではありませんので、急な欠席連絡・日程変更となります。まずは早く欠席せざるを得ないことを伝えましょう。

電話で体調不良と欠席の旨を伝え、後でメールで日程変更のお願いをするとスムーズです。仕方がないとはいえ、体調管理ができていなかったということですので、きちんと謝罪し謝意を伝えることを忘れないようにしましょう。

面接日程が合わない場合の伝え方3：他社の面接日程と被ってしまった場合

他社の選考日と被ってしまった場合は、伝え方に注意が必要で、志望度・優先度の違いを感じさせるような表現は避けるようにしましょう。

第一志望の方を優先したいと思っても「先約があるため日程（時間）変更をお願いしたいのですが可能でしょうか」「直前までどうしても外せない用事があり、間に合わないため日程（時間）の調整をしていただけないでしょうか」など直接的な表現は控えましょう。

採用担当者から具体的な用事を尋ねられた場合は伝えても構いませんが、優先度や志望度がわかるような伝え方にならないように気をつけましょう。

面接日程が合わない場合の伝え方4：身内の不幸があった場合

身内に不幸があった場合も、体調不良同様、急な欠席連絡となりますので、電話で連絡しましょう。

早めに連絡し、日程調整の依頼はメールで行います。欠席理由は正直に伝え、体調不良の時と同じように謝罪と謝意を忘れずに伝えましょう。

面接日程が合わない場合の伝え方5：寝坊や日程を勘違いした場合

寝坊や日程の勘違いで参加できないとわかった場合、すぐに採用担当者へ連絡を入れましょう。

もし、既に面接の時間を過ぎてしまっていても、メールではなく必ず電話で連絡しましょう。応募者が来ないと担当者も心配しますし、直前に連絡する時点で迷惑をかけていますので、メールなどではなく直接電話で謝罪することが大切です。

なお、寝坊の場合は正直に理由を言わず、面接時間を勘違いしていたなど他の言い方で伝えましょう。

面接日程が合わないときに断る方法4つ

https://www.pexels.com/photo/silver-click-pen-on-open-book-210660/

面接日程が合わない時の連絡の仕方は、状況の応じて様々なパターンで使い分けるようにしましょう。

連絡手段はメールと電話の2つですが、シーンによって、電話・メールのいずれかのみで済ませる場合もあれば、電話をしたあとにメールでフォローするなど両方活用すると良い場合があります。

ここからは連絡の方法と、ケースごとの活用方法をご紹介します。

面接日程が合わないときに断る方法1：面接までの日程に余裕があるときはメール

面接日の知らせが届いた時点で予定が合わないと判明し、面接日までの日数に余裕がある場合はメールで連絡を入れましょう。

採用担当者側も日程を調整する場合、他の業務との兼ね合いや他の面接者の日程の調整、使用する部屋の確保や面接官のスケジュール調整などが必要になります。

メールで連絡を貰えば、それらの調整をしてから返信できますので、都合が良いですし、業務の邪魔になることも少ないです。したがって、急ぎでなければメールで連絡を入れるようにしましょう。

面接日程が合わないときに断る方法2：前日や当日などの緊急のときは電話

体調不良や身内の不幸などで前日や当日に欠席の連絡を入れる場合は、必ず電話を使いましょう。

前日・当日にメールで連絡を入れても、面接の対応でメールを確認できる状態ではないことが多く、そうなると事実上の無断欠席になってしまいます。

連絡なしに応募者が来なかったら企業側も心配しますし、面接の準備が済んでしまっている状態での欠席は相手にかなりの迷惑をかけることになりますので、直接電話で連絡して誠意を伝えるようにしましょう。

面接日程が合わないときに断る方法3：申し訳ないという気持ちを伝える

どんな理由であっても日程調整をお願いする際は、きちんと謝罪することを忘れてはいけません。

スケジュールの重複は仕方がないとはいえ、企業側に迷惑をかけてしまうことには変わりはありませんので、申し訳ないという気持ちをしっかり伝えましょう。

きちんと謝れば、対応してくれる採用担当者も気持ちよく対応できますし、印象が悪くなることもありません。

面接日程が合わないときに断る方法4：電話で連絡した後にお礼のメールを送る

電話で連絡をした後、改めてお礼のメールをするとより丁寧な印象を与えられます。

電話で日程調整をした後の場合は改めてお礼の連絡を、体調不良・身内の不幸などで手短に欠席することだけを伝えた場合は、具体的な日程調整をお礼と一緒にメールしましょう。

メールを送ることで連絡した記録が残りますので、その後のトラブルを防ぐこともできます。

面接日程が合わないときにNGな行動4つ

https://www.pakutaso.com/20160330090post-7448.html

日程調整をお願いすること自体は合否に関わらないものの、連絡の仕方や伝え方次第によっては印象が悪くなってしまいますので、注意が必要です。

具体的にどのような行動がNGなのかをご紹介していきます。NG行動は社会人としてもやってはいけない行動ばかりですので、必ず目を通しておきましょう。

面接日程が合わないときにNGな行動1：2回以上日程調整をする

日程調整は1社につき1回までが原則です。

仕方がないとはわかっていても、2回以上の日程調整は、採用担当者の仕事を増やすことになり「何回調整させるつもり？」と担当者から悪い印象を持たれてしまいます。

日程調整の必要がないよう、日頃からしっかりスケジュール管理することが一番大切です。

面接日程が合わないときにNGな行動2：連絡をせずに無断で面接を欠席する

連絡なしに無断欠席することだけは絶対にやめましょう。

企業側は時間をかけて面接の準備をしてくれており、連絡なしで欠席するのは大変失礼な行為にあたります。就活生としても社会人としても、このような行為は完全にアウトですので、企業側も採用したいとは到底思わないでしょう。

たとえ、第一志望の企業から内定をもらって面接に行かない選択をしたとしても、必ず断りの連絡を入れるのが大人としてのマナーです。

面接日程が合わないときにNGな行動3：お昼休憩や就業時間近くに電話連絡する

企業に電話をする際は、時間帯にも注意が必要です。

企業の営業時間であっても、始業すぐや終業間際は朝礼や終礼、始業の準備、終業の片付けなどで忙しい時間帯です。その時間帯に電話をかけてしまうと迷惑になる可能性がありますので、控えましょう。

企業に電話を入れる際は、午前10時〜午後5時の間にし、お昼休憩であることが多い正午〜午後1時も避けるようにしましょう。

面接日程が合わないときにNGな行動4：他社の面接日と被ったことを伝える

他社の選考日と被ったことを理由に日程変更をお願いする場合は伝え方が重要です。

もしそのまま伝えてしまうと、「他社の方が志望度が高い」と思われてしまうためです。

先約がある、どうしても外せない用事がある、と言い方を変えるなどして、志望度や優先度が低いと感じられないように伝える必要があります。

面接の日程が合わないときにどう対応するかが大切

https://www.pexels.com/photo/hand-with-oil-pastel-draws-the-heart-6333/

日程が合わず調整をお願いすること自体がマイナスポイントになることはありませんが、適切な対応をしないとマイナスに働く可能性もあります。この時の対応は正しい社会人マナーとも言えますので、就活生のうちに身につけておきたいものです。

また、日程を調整してもらった際は、当日も面接が始まる前に一言お礼を伝えるとなお良いでしょう。

適切な対応できちんと面接を受けられるようにしましょう。