就活中の不在着信はどうすればいい？折り返し電話の流れや注意点6つ

就活中に不在着信があった場合はどうすべき？

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就活中に「かかってきた電話に出られなかった」そんな経験ありませんか。また、そんな時にどのように対応すれば良いかご存知でしょうか。

就活するにあたって、言葉遣いや社会人になる上でのマナーは教えてもらえることが多いですが、なかなか電話に出られなかった時にどのように対応すれば良いかを知っている学生は少ないでしょう。

本記事ではいくつかのパターンごとに、どのように不在着信に対応したら良いかをご紹介していきます。素敵な対応をして、企業に好印象を与えましょう。

就活中の不在着信のパターン7つ

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就活中、さまざまな不在着信に遭遇するでしょう。

「後ほどこちらからまたお電話します」と言われたケース、かかってきた番号が知らない番号だったケース、その場面は多岐に渡るのではないでしょうか。皆さんは、それぞれのケースでどのように対応することが適切かご存知ですか。

以下ではそれぞれのケースに応じた適切な対応の仕方をご紹介していきます。ぜひ参考にしてみてください。

就活中の不在着信のパターン1：留守電に「またあとでかけます」と入っていた

まずは、留守電に「またあとでかけます」と入っていたケースについて見ていきましょう。

この場合、どのように対応するのが適切でしょうか。

留守電に「またかけます」と入っていた場合でも、こちらからかけ直すようにするのがマナーです。再度相手が電話をかける手間を考えれば、こちらからかけるのが適切だといえます。

留守電に気付いたら、相手に迷惑にならない時間かどうかを確認して電話をかけ、まずは電話に出られなかったことをきちんと謝罪します。そのあと、用件を聞くようにすると良いでしょう。

就活中の不在着信のパターン2：留守電に「折り返し不要」と入っていた

次に就活生がとても悩む、「折り返し不要」と入っていたパターンについてをご紹介します。

留守電に「折り返しは不要です」と入っていた場合、皆さんならどう対応するでしょうか。

実はこの場合は「折り返しをしなくても良い」です。

電話に出ることが出来なかったお詫びも兼ねて、自分から連絡したほうが良いのではと思う方も多いでしょう。しかし、折り返し不要とされている中で、無理に連絡することは「指示を聞くことが出来ない就活生である」と判断する企業もあります。

この場合は無理に電話をするのではなく、手段をメールに変えて、電話に出られなかったことに対する謝罪と用件がしっかり伝わった旨を伝えるようにすると良いでしょう。

就活中の不在着信のパターン3：不在着信の後にメールが来ていた

次に、「不在着信があった後にメールが来ていた」ケースについて見ていきましょう。このケースも悩む就活生が多いのではないでしょうか。

この場合は「基本的には折り返し電話をかける」のがマナーです。相手は、就活生が電話に出られない状況なのだと察して、わざわざメールで用件を伝えてくれています。「選考日程について」や「日程調整のお願い」などの用件の場合は、すぐに電話を折り返すようにしましょう。

このようなケースは就職活動だけではなく、社会に出てからも出くわすことが多いです。基本的には折り返す、ということを意識しましょう。

就活中の不在着信のパターン4：留守電なしの不在着信だった

次に「留守電なしの不在着信だった」ケースについて見ていきましょう。

明らかに企業からと思われる不在着信には、相手に迷惑にならない時間に折り返し電話をするようにしましょう。就活生としても、これから社会に出る人間としても、不在着信を放置することは絶対にNGです。

そのため、留守電なしであってもきちんとこちらから電話をかけるようにします。そうすることで、企業からのイメージダウンにはならないでしょう。

就活中の不在着信のパターン5：留守電の設定をしていなかった

次に「こちらが留守電の設定にしていなかった」時のパターンについて見ていきます。

こちらが留守電設定をしておらず、着信が残っていた場合はなるべく早くこちらから連絡するようにしてください。その際、留守電設定にしておらず、電話に出ることが出来なかったことに対しての謝罪の言葉もしっかりとお伝えしましょう。

留守電に設定していない就活生も少なくありません。留守電は料金もかかりますし、普段はあまり使う機会がないでしょう。

しかし、就活中はきちんと留守電設定にしておくのがマナーです。留守電設定にしていなかっただけで、選考の機会を逃す危険もあります。電話に出ることが難しい時は事前に留守電設定になっているか確認しましょう。

就活中の不在着信のパターン6：知らない番号だった

次に「知らない番号から着信があった」場合です。こちらも就活生が悩むケースでしょう。

この場合も、すぐに折り返し電話をするようにしてください。どうしてもどこの企業なのか不信に思う場合は、インターネットでその番号を検索してみましょう。電話番号を公表している企業の場合は、どの企業かが分かります。

しかし携帯電話からかけられている場合や、非通知の設定をしている企業の場合は検索してもヒットしません。不安に思うでしょうが、原則折り返し電話をするということを念頭において連絡するようにしましょう。

就活中の不在着信のパターン7：遅い時間帯になってから気づいた

最後に「遅い時間になってから着信に気付いた」という場合です。

折り返しの電話は当日中というのが原則ですが、遅い時間に着信に気付いた場合は翌日に持ち越した方が良いでしょう。企業の業務時間を超えた時間に電話をかけるのは非常識だとマイナスな印象を与えてしまうこともあります。

この場合は、翌日の午前中に電話するようにしましょう。その際、企業の始業時間は避け、丁寧に謝罪をします。折り返しが遅くなってしまうと印象は悪くなりがちですが、きちんと誠意を持って謝罪することで相手にはその熱意が伝わるでしょう。

就活中の不在着信に折り返し電話をするときの流れ7つ

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ここまでご紹介してきたように、就活中は企業からの不在着信に折り返しする機会は非常に多いと言えます。誰でも企業に電話をするときは緊張するものです。流れを頭に入れて、スムーズに相手とやりとりができるようにしましょう。

ここからは、就活中の不在着信に折り返し電話をかけるときの流れについて見ていきます。

就活中の折り返し電話の流れ1：名前や大学名を伝える

まず相手が電話に出たら名前と大学名を名乗ります。

これは折り返しの電話に限らず、こちらから電話をかける時のマナーです。

相手はたくさんの就活生と連絡をとっています。電話を折り返しただけでは、どの就活生なのか判断することは難しいでしょう。「どちら様でしょうか。」と電話口の相手に手間をかけさせないようにきちんと自分から名乗ることを心がけましょう。

就活中の折り返し電話の流れ2：折り返しの電話であることを伝える

また、かけ直すのが採用担当者などの携帯電話であるとわかっている場合でも、きちんと折り返し電話をしたことを伝える必要があります。

相手はたくさんの就活生に連絡していることもあるため、名乗ってもらえないとどのような用件で電話をかけたのかがわかりません。

担当者に取り次いでもらう場合は特に、折り返しの電話であることをきちんと伝えましょう。

就活中の折り返し電話の流れ3：担当者にかわってもらう

電話に出たのが担当者ではない場合は、担当者に取り次いでもらう必要があります。

「△△課の○○様はいらっしゃいますでしょうか。」とはっきり伝えましょう。

電話を取り次いでもらい、担当者が出たらもう一度、大学名と名前を名乗ります。電話に出た人から取り次ぐ相手には、誰からの電話なのかは伝わっていることが多いですが、ここでもきちんと自分から名乗るのがマナーです。

就活中の折り返し電話の流れ4：電話を取れなかったことを謝る

担当者が電話に出て大学名と名前を名乗ったら、用件に入る前に電話に出ることが出来なかったことを謝罪します。

「先ほどはお電話を頂いていたのに、出られず申し訳ございません。」など、丁寧な言葉で謝ると良いでしょう。

一度電話に出なかっただけで、企業からイメージダウンされることはほぼありません。その後の折り返しまでの時間や、折り返しのときの誠意ある対応を担当者は見ています。きちんと謝罪すれば大丈夫です。

就活中の折り返し電話の流れ5：メモをしながら聞く

折り返しの時に限らず、就活中の電話にはメモを用意してから出るようにする習慣をつけると良いでしょう。

相手からの連絡事項が多い場合は、一言一句聞き逃さずに全てを頭の中にインプットすることはなかなか難しいです。

あとでなんと言っていたか不安にならないようにするためにも、きちんとメモを取りながら用件を聞くようにしましょう。

就活中の折り返し電話の流れ6：重要なことは復唱をして確認する

説明会や面接の時間、持ち物など特に重要な連絡事項は聞き逃すわけにはいきません。万が一聞き逃してしまって再度連絡するようなことがあれば、企業側は「人の話を聞いていない学生なんだ」と認識し、大きなイメージダウンにつながります。

それを防ぐために、重要な連絡事項は復唱して確認するようにしましょう。

特に時間、場所、持ち物などの重要事項はしっかり復唱し、相互で確認するように心がけてください。

就活中の折り返し電話の流れ7：電話を切る

無事に担当者と繋がり、用件を聞くことが出来て一安心、ここで気が抜けてしまっていませんか。電話は、通話終了ボタンを押すその時まで気を抜いてはいけません。

電話を切る時にも担当者はそのマナーをよく見ています。

「失礼いたします。」と言って会話を終わりにしたあと、相手が電話を切ったことを確認してから、こちらが電話を切るのがマナーです。

用件だけを聞いて、こちらから一方的に電話を切ることは絶対にやめましょう。

担当者と繋がらない場合

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ここまでは、担当者とすんなり繋がった場合の対応の仕方をご紹介してきました。

しかし、就活中は担当者と繋がらないというイレギュラーな場面に遭遇することも少なくありません。ここでは、折り返し連絡した際、担当者と繋がらなかった場合に、どのようにすれば良いかをご紹介していきます。

イレギュラーな場面に出会った時に焦らないよう、きちんと頭の中でイメージしておきましょう。

留守電の場合はメッセージを残しておく

担当者の携帯電話などに連絡し、留守電となった場合はすぐに電話を切らずにメッセージを残すようにしましょう。

大学名と名前を名乗り、不在着信に折り返し連絡した旨を伝えます。さらに、「後ほどまたこちらからご連絡させていただきます。」と続け、最後に「それでは失礼いたします。」と言ってから終了させます。

担当者が不在の場合は時間を置き再度電話をかける

担当者の携帯電話などではなく、企業の電話口の方に担当者が不在であることを伝えられた時はどうすれば良いでしょうか。

この場合はまず、担当者が何時頃戻る予定かを尋ね、さらにその時間に合わせてこちらからまた連絡する旨を伝えます。

万が一、電話口の方が「担当者が戻ったら電話をかけ直すように伝えます。」と言ってくれた場合でも、自分からかけ直すことにしておく方が良いでしょう。

就活中の不在着信に折り返すときの注意点6つ

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就活中、不在着信に折り返しをする時には誰でも緊張するものです。急いで折り返さなければと焦ってしまうこともありますが、その時間や場所、準備は適切でしょうか。

ここでは、不在着信に折り返しをする時に気をつけたい注意点6つをご紹介します。

不在着信に折り返すときの注意点1：時間帯に気を付ける

まずは、時間帯は適切か考えてみましょう。

企業の始業時間やお昼の時間帯、終業時間近くなどにかけようとしていませんか。一般的に折り返し電話をするのに適切だと言われている時間は、10:00~11:30と14:00~17:00の二つの時間帯です。

始業時間すぐは、担当者も前日からのメールのチェックなどで忙しく、電話に出る体勢でないこともあるでしょう。また、一般的なお昼の時間は休憩時間であり、不在にしている社員も多いです。さらに終業時間間近だと相手に残業をさせてしまう可能性もあります。

不在着信に折り返すときの注意点2：留守電が入っているか確認する

次に留守電が入っていないか確認しましょう。

留守電が入っていた場合でも、そうでない場合でも基本はこちらから折り返し電話しますが、留守電の内容を聞いてから折り返す方が適切です。

留守電の内容によっては、日程の確認をしてからかけなければならない場合もありますし、「折り返し不要です」という連絡の場合もあるでしょう。

必ず留守電が入っていないかしっかり確認してから、かけ直すようにしましょう。

不在着信に折り返すときの注意点3：メモの準備をする

また先ほども先述しましたが、不在着信に折り返す時にはメモの用意をしておきましょう。

緊張しながら話す電話は、連絡事項を聞き逃してしまうこともあります。重要な連絡を聞き逃すことのないように、電話の内容はしっかりとメモを取りながら聞くように心がけましょう。

不在着信に折り返すときの注意点4：周りが静かな環境か確認する

掛け直しをする際は、周りが静かな環境かどうかを確認してからかけるようにしましょう。

電話は思っている以上に周りの音を拾ってしまうものです。

人混みや混雑した建物の中で不在着信に気付いた場合でも、慌ててそこでかけ直してはいけません。なぜなら、重要な連絡事項が周りの喧騒にかき消されてしまう恐れがあるからです。

不在着信に折り返すときの注意点5：企業と担当者の名前を確認する

掛け直しをする前にきちんとどの企業にかけるのか、担当者は誰なのかを確認するようにしましょう。

就活中は多くの企業の多くの担当者と連絡を取り合う機会が多いでしょう。同じような業種の似たような担当者の名前が多いと、頭の中が混乱しがちです。

万が一、そのままの状態で掛け直しをしてしまうと、うっかり他の企業の名前を言ってしまったり、担当者の名前を間違えてしまったりすることもあります。それはとても失礼に当たりますし、それだけで内定を遠ざけてしまうこともあるでしょう。

不在着信に折り返すときの注意点6：スケジュール帳を準備する

最後は、スケジュール帳を準備してから電話をかけるようにすることです。

不在着信の多くは、面接の日程調整や次回選考の日時の連絡など、こちらのスケジュールと照らし合わせて確認する必要がある内容の連絡が多いです。「○日はいかがですか。」と担当者から聞かれた時に、スケジュール帳の準備をしていないと相手を待たせてしまうことになります。

しっかりと事前にスケジュール帳を準備しておき、スムーズに日程の調整ができるようにしておきましょう。

就活中に不在着信があったらマナーを守って折り返そう

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いかがだったでしょうか。

就活中は電話での連絡は避けては通れないものです。特に一発で電話に出ることが出来ず、折り返しをする時は緊張してしまいます。しかし、きちんとマナーを守り、誠意ある態度で連絡すれば不安に感じることはありません。

企業の担当者も忙しい中、連絡してくれていますので、こちらも社会人としてのマナーを守り、明るい声色で丁寧な対応を心がけましょう。