JIS規格の履歴書をダウンロードするメリットは？パソコンでの使い方4ステップ
初回公開日：2020年10月01日
更新日：2020年09月30日
記載されている内容は2020年10月01日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。
JIS規格の履歴書とは？
履歴書の中にJIS規格と言われる書式があります。様々な会社からバイト向けや転職向けなどの履歴書が出ていますが、その中でもJIS規格というのは日本の国家標準で作られたものを指します。
このJIS（Japan Industrial Standards）は、日本産業規格の略で新卒で使うには一番スタンダードでフォーマルな履歴書です。
JIS規格の履歴書をダウンロードするメリット
近頃はJIS規格の履歴書も無料でダウンロードできるようになりました。企業から手書き指定がない場合は、そのままパソコンで作ってしまえるのでとても便利です。
JIS規格を使うメリットとしては、標準規格でない履歴書と違って企業側が懸念に思うリスクがほとんどないという点です。国で定められた規格ということもあり、JIS規格で指定する企業も一定数いるので、書式をダウンロードしておくことに越したことはありません。
JIS規格の履歴書をダウンロードするデメリット
デメリットとしては、JIS規格はスタンダードであることと裏返しで特徴がありません。つまりPRしたい項目についての枠が少なく、当たり障りのない履歴書になってしまいやすいことです。
新卒採用では非常に多くの学生を一度に選考するため、自分の個性を伝えられるかどうかが大事なポイントとなります。JIS規格でない場合は自己PRや趣味・資格の欄にスペースを取っているものもあるので、応募企業ごとに使い分けても良いでしょう。
JIS規格の履歴書をダウンロードする方法
JIS規格の履歴書をダウンロードするには、就活サイトなどから無料フォーマットをダウンロードしましょう。心配なら大手人材会社の公式サイトでも無料配布しているので、そちらを探してみることもおすすめです。
JIS規格にもサイトによって多少差が出るので、自分に合ったものを選んでください。
使用ソフトに合わせてダウンロードする
ダウンロードする際には、殆どが書式を選んでから保存するようになっています。殆どはWord形式かPDF形式のどちらかですが、中にはExcelで作られた履歴書もあります。
自分のパソコンにどのソフトがダウンロードされているかで選んでも良いですし、自分が編集する得意な形式を選んでも良いです。自分に合った書式でダウンロードしましょう。
PDF形式は手書き用
PDF形式でダウンロードすると、パソコンでの編集は出来ない仕様になります。そのため印刷して手書きで書くためのものだと認識しましょう。
また手書きで書くときは、文字のキレイさや丁寧さが見られます。もちろん誤字脱字のチェックも自動添削ツールなどでは出来ないので、事前にどんな文章を書くか決めてから記入しましょう。
ダウンロードした履歴書の使い方4ステップ
ダウンロードした履歴書を使ってパソコンで編集していく際の、押さえておくべきコツや使い方についてご紹介します。
手書きとは違ったコツが必要なため、マスターしてキレイで見やすい履歴書を作りましょう。
ダウンロードした履歴書の使い方1：履歴書の項目を埋める
まずは必要な項目について埋めていきます。ここでポイントとなってくることが見栄えの良さで、空白部分が残っているなど該当の欄に対して文字数が少ないとよくありません。特に趣味や自己PR・志望動機の欄については、8割以上は埋めるようにしましょう。
ダウンロードした履歴書の使い方2：フォントを見やすく調整する
フォントについては意外と重要な項目で、ここを押さえておくだけでもキレイな履歴書を作ることが出来ます。
まず、フォントは「明朝体」か「MSPゴシック」が一般的であり、好きな方でフォント種類を統一しましょう。またフォントサイズは氏名や資格など、記入項目によって多少変える必要がありますが、特段指定されていない場合には「11～12pt」を選ぶと良いでしょう。
また適度な空白や改行、左寄せなどを使って、読みやすくなるように全体を調整しましょう。
ふりがなの位置もしっかり調整
ふりがなの項目は、手書きと違ってしっかり調整しないと読みにくくなります。フォントサイズや位置の調整を少しするだけでも整った見栄えの良い履歴書になるため、小さな項目だからと手を抜かないでください。
調整の仕方は、ふりがなを振る文字の上にふりがなが来るように位置を調整すること、単語の間にスペースを入れることです。
ふりがなを振るのは氏名や住所の欄になりますが、苗字と名前の間にスペースを入れ、都道府県と市町村名、建物名などでそれぞれ空白を入れるなど、読みやすさを心がけましょう。
性別欄などのきれいな丸の作り方
履歴書にはよく性別欄がありますが、こちらに丸を付けることはやり方を知らないと難しいです。これはWordの「囲い文字」を使うとキレイな丸を付けられます。
Wordファイルのホームを選択して、タブの中から「字」を円で囲ったマークを選びましょう。これが「囲い文字」です。丸で囲みたい文字を指定して「囲い文字」を押せば丸が付けられるようになっています。
またExcelでもこの囲い文字を使える方法があり、ぜひチェックしてみてください。
ダウンロードした履歴書の使い方3：名前をつけて保存する
全て記入し終わったら、名前を付けて保存しましょう。会社ごとに志望動機や自己PRをいくつか作っておき、保存する際にその会社名も入れておくと非常に便利です。
特に就活では大量の会社にエントリーするため、ファイルを開かないと分からない状態にすることはオススメしません。保存するときに「名前を付けて保存」と押すと、同じファイルを編集しても別ファイルとしてそれぞれ保存することが出来ます。
ダウンロードした履歴書の使い方4：PDF形式に変換する
最後に保存した履歴書をPDFに変換します。変換しておくとメールなどで履歴書を送付するときに、相手の使うソフトウェアに影響を受けないためおすすめです。また印刷時もPDFであれば問題なく印刷できるコピー機が殆どであり、PDFに変換する癖をつけておくとよいです。
変換の仕方は簡単で、Wordを開いた状態で左上の「ファイル」を選択し、出てきたタブの中から「エクスポート」をクリックして「PDF/XPSの作成」を押し、最後に「発行」を選択すればPDFファイルに変換完了です。
JIS規格以外の履歴書テンプレートを選ぶ3つのポイント
先ほども少し触れたとおり、JIS規格以外の履歴書は種類が多く、テンプレートによってさまざまな特徴があります。テンプレートによっては項目の数自体が違うことも多いですし、各項目で確保しているスペースにも差があり、どのテンプレートを選ぶか迷う人が多いです。
そこで数あるテンプレートの中から、ニーズに合わせてどうやって選ぶべきか紹介します。
JIS規格以外の履歴書ポイント1：志望動機をしっかり書きたい
履歴書の項目の中でも志望動機をしっかり伝えたい方は、学歴や資格欄を最低限にして志望動機に大きくスペースを取ったものがおすすめです。
志望動機は新卒採用でも重要視され意欲をアピール出来る項目であり、経歴や学歴には少し自信がないという方も、企業の目に留まる可能性を上げることが出来ます。上記のような履歴書のテンプレートを使うことをおすすめします。
JIS規格以外の履歴書ポイント2：スキルや長所をしっかり書きたい
自分のスキルや長所についてたくさん伝えたい方は、趣味・特技欄を削って自己PRや資格欄に大きくスペースを取っている物を選びましょう。また長所・短所の項目を作ってあるようなテンプレートでもアピール出来ます。
企業に合わせて長所やスキルを書くことで、企業研究をしっかり行っているという意欲を伝えることにも繋がります。
JIS規格以外の履歴書ポイント3：多方向から自分をアピールしたい
何か一つに特化するのではなく、幅広い分野でアピールしたい方には各項目のバランスが取れたテンプレートがおすすめです。
趣味・特技や自己PR、志望動機、長所・短所など主要な項目を押さえたテンプレートを使うことで、自分の良さを網羅的に伝えることが出来ます。
履歴書は手書きとパソコンどちらが良い？
パソコンで作る履歴書のコツやテンプレートについてお伝えしてきましたが、「手書きかパソコンか」についても悩まれる方が多いので、そちらについてもお伝えします。
結論は「どちらでも気にしない」と答える企業の割合が一番多いです。パソコンか手書きかでは「手書きの方が良い」企業の割合が多いですが、どの人材会社が出している統計でもおおよそ5割の企業はこだわっていません。
そのため特に企業指定がない場合は、自身の得意不得意に合わせて好きな方で選んで大丈夫です。
JIS規格にとらわれず履歴書をダウンロードし活用してみよう
JIS規格にはJIS規格の、それ以外の書式にはその書式ごとの強みやメリットがあります。企業指定がされている場合以外には、企業や自身のPRポイントに合わせて活用しましょう。
数多くのサイトや人材会社でニーズに合わせた履歴書を配布しているので、うまく活用してください。
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