就活終盤の疑問を解決！内定辞退はメールか電話どっち？ポイント7つと例文を紹介
初回公開日：2020年10月01日
更新日：2020年09月30日
記載されている内容は2020年10月01日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。
内定辞退の仕方は？メールor電話どちらがいいのか
就活をしている中で、内定をいくつももらってしまうことはよくあることです。しかし最終的には1社に決める必要があるので、内定の辞退を決めた際にはできる限り早く辞退の連絡をしましょう。
そして内定辞退の方法としてメールか電話、どっちが良いのか悩むこともあるでしょう。内定辞退の連絡方法は、原則電話でするようにしましょう。
電話で内定辞退するのがマナー
内定辞退の連絡は、電話で行いましょう。電話の場合は、相手の反応や今後のやり取りをどうするかを双方で確認ができます。
内定辞退の連絡をするにあたり、電話をするのが怖いと思われるかもしれませんが、内定をもらったお礼と、辞退のお詫びを誠実に伝えましょう。
電話で内定辞退するポイント7つ
ここからは、電話で内定辞退する際のポイントを解説していきます。複数の企業から内定をもらったけれど1社に絞らなければいけない場合、内定を辞退する企業はどうしても出てしまいます。
今後の社会人生活のことも考え、企業側に失礼の無いよう辞退の連絡をすることも大切です。しっかり断れる力をつけましょう。細かいルールやマナーについて解説しますので、参考にしてください。
電話で内定辞退するポイント1：連絡はなるべく早く
内定辞退を決めたら、担当者にすぐに連絡しましょう。断るのは罪悪感があって伝えづらいと時間を置くほど気が重くなりますし、企業側にも多大な迷惑がかかります。
また、企業は内定を受けてもらえると認識し、受け入れの準備を進めているケースもあります。内定を辞退された後に、企業は採用活動を再開する必要があるので、どんな状況であれ内定辞退をすると決めたら早く連絡をするようにしましょう。
電話で内定辞退するポイント2：忙しい時間を避けて
内定辞退の連絡は、相手の状況に配慮した時間にします。電話は企業の営業時間内に行い、始業後すぐや終業前など、忙しいと予想される時間帯はなるべく避けましょう。
具体的には、迷惑になりにくい時間帯の10時～12時、14時～17時頃を目安にかけるのがいいでしょう。担当者が不在の場合は、戻りの時間を聞いておくとスムーズに対応できます。
電話で内定辞退するポイント3：所属と名前を名乗る
内定辞退の電話をする際は、まず自分の大学名などの所属と名前を名乗るようにしましょう。いきなり「内定辞退の電話です」と伝えてもどこの誰だか分からないので、最低限のマナーとして自己紹介は必要です。
また、電話に出るのは採用担当者とは限らないので、誰が出ても分かるように自分の所属と名前、用件は簡潔に伝えるようにしましょう。
電話で内定辞退するポイント4：選考のお礼を述べる
担当者に連絡をする際には直前の選考でお世話になったこと、内定を出してもらったことに対するお礼を伝えましょう。
選考にはコストも時間もかかります。にもかかわらず内定を辞退するということは、結果的に無駄になってしまうということです。企業の期待に応えられないことと、再度の採用活動をさせてしまうことに対して、誠意を持ってお詫びもしましょう。
電話で内定辞退するポイント5：内定辞退を伝える
内定辞退の電話をかける際には「申し訳ありませんが、内定辞退をさせていただきたくお電話しました」と、簡潔丁寧に内定辞退の旨を伝えれば十分です。企業側の担当者も忙しいので、前置きは短く要点を簡潔に伝えることが大切です。
また、内定辞退の理由はこちらから言う必要はありません。担当者側は気になれば質問してくるでしょうから、その場合は正直に答えましょう。トラブルなく内定辞退ができます。
電話で内定辞退するポイント6：辞退理由は詳しく伝えなくてOK
電話で内定辞退をすると、詳しく辞退の理由を聞かれる場合もあります。しかし、辞退理由は詳しく伝えなくて構いません。
具体的な理由は必要ありませんが、答えられる準備はしておきましょう。例えば、自分の適性を鑑みて他社に行くことにした、やりたいことができる企業が見つかったなど何でも結構です。
電話で内定辞退するポイント7：担当者不在の際は折り返す
電話で内定辞退をする際、担当者が不在の場合は何時頃帰社するのかを確認した上でこちらから電話しましょう。企業側から、折り返しましょうかと聞かれる場合もありますが、内定辞退をする電話なので丁重にお断りをし、自分から再度電話する旨を伝えましょう。
また、採用担当者が何名か在籍している場合は、担当者以外に伝える方法もあります。
電話での内定辞退に使える例文
普段電話はあまりしないので、電話での内定辞退は緊張してしまうこともあるでしょう。相手は企業の採用担当者なので、物怖じしてしまうのも確かです。
緊張するとつい早口になってしまったり、伝えたいことが伝わらなかったりします。そんな事態を避けるために、事前に伝えたい内容を準備しておきましょう。
伝えたいことをまとめておくと、慌てずゆっくり話せます。例文も含め紹介しているので参考にしてください。
内定辞退基本の定型文
お世話になっております。現在選考を受けています○○と申します。今、お時間よろしいでしょうか。この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
大変申し上げにくいのですが今後の将来について考えた結果、内定を辞退いたしたく、連絡させていただきました。直接お詫びに伺うべきですが、電話での連絡をお許しください。
内定辞退の理由を聞かれた場合
電話で内定辞退をした際、辞退する理由を聞かれることもあります。こちらから伝える必要はありませんが、聞かれたときには正直に伝えましょう。
「御社と並行して選考が進んでいた会社から、内定をいただきました。御社とは異なる業種ですが、よく考えた結果、そちらの業種での仕事がやりたかったことに一番近いと思いました。」など、定型文を用意しておくと焦らずに答えられます。
メールで内定辞退を入れるのは失礼？メールで連絡する状況3つ
内定辞退をする際は、原則電話にしましょう。しかし、電話をした際に担当者が不在であればメールでも問題ありません。なるべく早く連絡することが大切なので、連絡がつかない場合はメールをしましょう。
また、企業によってはメールで選考のやりとりをしている場合もあるので、その際はメールで内定辞退をしても良いでしょう。ここではメールで内定辞退の連絡をしても良い状況について解説します。失礼にならない方法も紹介します。
メールで連絡する状況1：内定辞退がメール連絡OKな企業の場合
昨今の就職活動では、選考のやりとりをメールで行う企業も増えています。主なやりとりがメールだったり、担当者からメールでの連絡を指定されたりする場合もあります。
メールであれば担当者が好きなタイミングで見ることができるので、忙しい企業で採用されています。企業側からメール連絡を推奨されている場合は、指示された方を優先しましょう。
メールで連絡する状況2：担当者が不在の場合
内定辞退の連絡を電話でしたものの、担当者が不在だった場合はメールで連絡をしておきましょう。電話で連絡したのち、メールをすることで丁寧で誠実な対応ができていると好印象を与えることができます。
メールの文面に「〇時ごろお電話いたしましたがご不在でしたので、メールでのご連絡をご了承ください。」など一文を添えると、相手に失礼な印象を与えずに済みます。
メールで連絡する状況3：電話連絡後のお詫びメール
より丁寧な対応をするために、電話連絡後に再度お詫びメールをする場合です。内定辞退の際は電話だけで結構ですが、合わせてお詫びメールを差し出しておくことです。
内定辞退は悪いことではありませんが、そのときの対応やマナーによっては大学の評価が下がったり、印象が悪くなったりすることもあります。周囲のことを考え、合わせてメールをするのも良いでしょう。
メールでの内定辞退に使える例文
内定辞退のメールは、簡潔な内容かつ採用してくれたことへの感謝の意を記入しましょう。
内定を出してもらった企業には、真剣に自分を選考してもらえたということを考え、失礼のないメールを作成するようにしましょう。ここでは、メールでの内定辞退に使える例文を紹介します。ケースに応じて紹介しているので、それぞれ参考にしてください。
メールで初めて内定辞退の連絡をする場合
◯◯株式会社 人事部◯◯課採用担当 ◯◯様
お世話になっております。○○と申します。この度は採用内定の通知、ありがとうございました。とても嬉しいお知らせをいただきながら誠に恐縮ですが、内定につきまして辞退をさせていただきたくご連絡をいたしました。
本来であれば直接お会いしてお詫をするべきところ、メールでのご連絡となってしまった事、ご了承ください。
電話連絡の際に担当者が不在だった場合
○○株式会社 人事部○○様
お世話になっております。内定の通知をいただきました、○○と申します。先ほど貴社の人事部へ電話連絡しましたが、○○様はご不在のようでしたのでメールで失礼いたします。
この度は採用内定の通知、ありがとうございました。とても嬉しいお知らせでしたが本当に申し訳ございません。内定を辞退したく連絡をいたしました。貴重なお時間を割いて選考をしていただいたにもかかわらず、このような形になり申し訳ございません。
内定辞退する前のチェックポイント3つ
内定辞退を考えたら、実際に電話やメールをする前にチェックしておきたいポイントがあります。本命の選考がまだ残っているけど辞退してもいいのか、辞退するのは罪悪感があるなど悩む方もいらっしゃるでしょう。
もちろん自分の気持ちに正直になり一番行きたい会社から内定がもらえたら、自信を持って入社しましょう。ここでは、内定辞退する前に再度確認しておきたいことを紹介しています。将来が左右されるので時間をかけ、真剣に考えましょう。
内定辞退する前のチェックポイント1：本当に内定辞退してもいいのか？
まず確認したいことは、本当に内定を辞退してもいいのかという点です。内定辞退するとその企業には就職することはできません。
本命の内定が出ていれば辞退しても良いですが、選考途中でまだ内定が出ていない場合は急いで内定辞退をしない方が良いです。本命への内定が出ているか今一度確認すると、安心して就活を進めることができます。
内定辞退する前のチェックポイント2：内定承諾書を書いてキープしてもOK
企業から内定が出たら内定承諾書を書くケースがあります。しかし、本命内定が出ていないのなら、万一に備えてキープすることも検討しましょう。実は内定承諾書を出してからでも内定は辞退できます。
内定承諾書自体には法的拘束力はなく、さらに職業選択の自由という日本の法律があるので、辞退するか悩んでいる方は、内定承諾書を書いてキープすることも可能です。
内定辞退する前のチェックポイント3：内定辞退を気に病む必要はない
就活生の中には、内定辞退に対して罪悪感が強く心苦しいという方がいらっしゃいます。いくつか内定をもらった場合は1つに絞らなければいけないので、割り切りましょう。
企業からみても内定辞退はよくあることなので、マナーを守って早めに連絡すれば気に病む必要はありません。連絡するのが心苦しく先延ばしになったほうが、企業側からは迷惑です。
内定辞退はメールではなく電話を最優先にして慎重に行おう
内定辞退の連絡を担当者にする際は、メールではなく電話を最優先にし、丁寧かつ誠実な対応をするようにしましょう。
内定辞退の連絡は心苦しいものですが、先延ばしにしてしまうと企業に迷惑がかかります。時間とコストをかけ選考し、内定をもらった企業に迷惑をかけないよう、感謝とお詫びの気持ちを忘れず、慎重に内定辞退の連絡をしましょう。
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