面接を体調不良で辞退連絡する際の注意点6選｜マナーや連絡のテンプレも紹介

体調不良で面接を辞退した時の影響とは？

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社会において、約束を守ることはとても大切で、人を信頼する基準にもなりえます。そのため、約束した面接を辞退するということは、理由にかかわらずNGです。

もちろん、就活中は精神的にも体力的にも無理をすることが多く、体調不良を起こすことも考えられます。

しかしながら、学生生活では体調不良なら仕方がないとされても、社会では「健康管理ができない人」と受け取られることが多く、好印象になることは難しいでしょう。

体調不良で面接を辞退する時の連絡手段

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前述のように、就活中には特に健康管理に気をつけることは大切です。しかし、万が一体調不良で面接を辞退しなければならなくなった場合、どのように行動すればいいのでしょうか。

連絡するときに気をつけることは、誠実にかつスピーディーに行動することです。

欠席者が出るということは、面接の準備をしている企業側に負担がかかります。ギリギリまで引き延ばさず、できるだけ早く企業の面接担当宛に連絡をしましょう。

電話

現代のコミュケーションツールはメール中心ですが、面接を体調不良で辞退を連絡する場合は、電話連絡が社会人としてのマナーです。

この場合、企業の応募要項などに記載されている採用担当の連絡先に電話をし、担当者に直接伝えることが大切です。

電話では、大学名、名前、面接日時を伝え、体調不良で面接を辞退したいこと、それについてのお詫びを伝えましょう。

メール

面接を体調不良で辞退する場合は、メールで連絡することはおすすめできません。

社会においては、「直接伝える」ということは重要なマナーであり、伝わったかどうか分からない方法は選択しません。また、採用担当者は、たくさんのメールを処理しているので、メールを見落とす可能性も考えられます。

面接を辞退することは重要な連絡事項なので、電話で伝えましょう。ただし、電話が出来ないような場合は、メール連絡でも構いません。

面接を体調不良で辞退連絡する際の注意点6選

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ここからは、体調不良による面接辞退の連絡をする際の注意点を、具体的に6つご紹介しましょう。

ここまでは、やむを得ず体調不良で面接を辞退する場合は、スピーディーに連絡すること、連絡手段は電話を選ぶことなどを取り上げてきました。

続いては、電話で面接辞退の連絡をする時に気をつけたいことや、電話がつながらない場合などについて、具体的に取り上げて行きましょう。

面接を体調不良で辞退連絡する際の注意点1：時間帯を気にする

電話のタイミングは、企業の始業時間の直前直後、就業時間の直前直後、昼休みなどを避ければ、特に問題ないと考えて良いでしょう。

当日の朝に体調不良が起きてしまった場合、面接を受ける人数が一人減るということは、企業側にとって重要な情報です。できるだけ早く伝えるようにしましょう。

なお、面接日よりも前に体調を崩した場合は、当日まで体調を戻せないと分かった時点で連絡をしましょう。その際も時間帯に配慮しましょう。

面接を体調不良で辞退連絡する際の注意点2：場所を気にする

固定電話でなく、スマートフォンなどを使って電話連絡する場合は、周囲の環境に配慮しましょう。

大切な連絡の途中で話が途切れることのないように、騒音が大きい場所や電波が悪い場所は避け、なるべく静かな場所を選んで電話をしましょう。

また、企業側からの何らかの指示がある場合を想定して、メモが取れるような環境も必要です。

面接を体調不良で辞退連絡する際の注意点3：体調を崩したらすぐに連絡する

体調を崩した時点ですぐ連絡し、企業側の指示を仰ぐという方法があります。

この場合は、「医師から〇〇と診断され、自宅療養していますが、面接当日までに完治できない可能性もあり、少し早いのですがご連絡しました」など、状況の説明をします。

これには企業側の対応に差があり、すべての企業に当てはまるわけではありませんが、面接の延期を提案される可能性があります。

面接を体調不良で辞退連絡する際の注意点4：辞退する理由を簡潔に伝える

面接を体調不良で辞退する連絡をする際は、辞退することとその理由を簡潔に伝えましょう。

辞退することに対する申し訳なさで、小声でぼそぼそ話すことがないように、しっかりとした口調を心がけましょう。

申し訳ない気持ちは、「ご迷惑をおかけして申し訳ありません」「体調管理ができず申し訳ありません」など、はっきりと言葉で伝えるようにして下さい。

面接を体調不良で辞退連絡する際の注意点5：意思表示はしっかりする

体調不良で面接を辞退した場合は、再び面接を受けるチャンスはない可能性が高いことを覚悟しておきましょう。もちろん、企業によっては面接日の延期や変更の対応をしてくれる場合もありますが、多くはありません。

しかし、どうしても面接の機会を作って欲しい場合は、企業の担当者にその意思を伝えても構わないでしょう。

その場合は、後日、企業側の負担にならない時間帯に電話をして伝えることをおすすめします。

面接を体調不良で辞退連絡する際の注意点6：電話がつながらない場合はメールを残す

体調不良で面接を辞退する連絡の際、担当者に電話がつながらないケースも考えられます。

電話を取り次いでくれた人が伝言を受け付けてくれる場合は、大学名、名前、体調不良で面接を辞退したいことに加え、面接辞退のお詫びを伝えましょう。

伝言ができない場合は、担当者宛にメールを送ります。

メールには、大学名、名前、体調不良で面接を辞退したいこと、お詫びのメッセージなどを書きましょう。

面接を体調不良で辞退連絡する際のマナー

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体調不良で面接の辞退を連絡する場合も、就活の一部と考え、基本的なマナーに気をつけましょう。

就活生の方の多くは、「体調不良という理由は不可抗力だから仕方がない」と、企業側に大目に見て欲しいと考える気持ちもあるでしょう。

しかしながら、社会人のマナーとして体調管理も仕事の内です。約束の不履行は、理由に関係なくNGと考えます。それを踏まえた上で、面接辞退を連絡する際は、誠実にお詫びの気持ちを伝えましょう。

謝罪はしっかりと述べる

体調不良で面接の辞退を連絡する場合は、企業側に辞退の意思があることとその理由、そして謝罪の言葉を、はっきりと明確に伝えましょう。

これまでの生活の中で、電話などで謝罪を伝えることに慣れていない人は多いでしょうが、おどおどする必要はありません。何よりも、誠実にしっかりとした態度で話すように努めましょう。

自分都合で日程を提案しない

体調不良で面接の辞退を連絡する際に、企業側から「面接日延期」の提案がない限り、自分から具体的な希望を伝えることは避けましょう。

面接の辞退についてのお詫びの言葉とともに、「可能であれば、再び面接のチャンスを作って欲しい」ということを伝えるだけにとどめ、後は企業側からの提示に従いましょう。

運よく面接の延期をしてもらえる場合も、日程などの調整は、出来る限り企業側の意向を優先するようにして下さい。

面接を体調不良で辞退連絡する際のテンプレ

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ここまで、体調不良で面接の辞退を連絡する際に必要なマナーや注意点、連絡方法などについて具体的にご紹介してきました。

続いて、電話やメールによる連絡の際の文章について、いくつかのテンプレートをご紹介します。

「再び面接を受けたい」「面接の辞退を伝えるだけでいい」など、自分の状況に合わせて、基本のテンプレートをアレンジして活用してみてください。

面接を調整する際のテンプレ

面接を体調不良で辞退した後に、再び面接を設定して欲しいという希望を伝える場合です。

企業が変更に応じてくれる可能性は100％ではありませんので、「可能であればお願いしたい」という謙虚な姿勢で申し出ましょう。

なお、企業が希望に応えてくれた際は、しっかりとお礼を伝えて下さい。

電話の場合

「◯◯大学〇〇学部〇〇科の○○と申します。本日の◯時より、御社の面接に参加させていただく予定でしたが、体調不良のため、面接を辞退させていただきたく、お電話いたしました。貴重なお時間を頂いたにもかかわらず、大変申し訳ございません。」

企業側の返答を聞いてから、「私は御社を強く志望しております。勝手なお願いですが、可能であれば、新たに面接のお時間をいただけますよう、ご検討いただけませんでしょうか。」

メールの場合

大変お世話になっております。◯◯大学◯◯学部◯年の◯◯です。先ほどは突然ご連絡を差し上げまして、大変失礼いたしました。この度は、明日の面接を欠席することになってしまい申し訳ございません。

私は、御社を強く志望しております。誠に勝手ではございますが、新たに面接のお時間を頂戴いただけるよう、ご検討いただけませんでしょうか。お忙しいところ恐縮ですが、ご連絡をお待ちしております。

面接を調整しない際のテンプレ

面接を体調不良で辞退し、再び面接を受けることを希望しない場合です。

例えば、「体調の回復の目途がたたない」、「強く志望している企業ではないので辞退しても構わない」などの状況が考えられるでしょう。

ここで大切なことは、面接に行けないことを明確に伝えることです。話し方は、はっきりと簡潔にし、謝罪の気持ちを言葉にして伝えるように心掛けましょう。

電話の場合

「◯◯大学〇〇学部〇〇科の○○と申します。本日の◯時より、御社の面接に参加させていただく予定でしたが、体調不良のため、面接を辞退させていただきたく、お電話いたしました。

貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、急なキャンセルとなってしまいまして、大変申し訳ございません。」

企業側の返答を待ってから、「それでは、失礼いたします。」と会話を終えます。

メールの場合

何度か電話連絡をしても、担当者と話せない場合のメールのテンプレです。

大変お世話になっております。◯◯大学◯◯学部◯年の◯◯です。
何度かお電話させていただきましたが、つながりませんでしたので、メールにてご連絡させていただきます。

直前ではありますが、体調不良のために明日の面接に伺えなくなりました。貴重なお時間を頂戴したにもかかわらず、急なキャンセルとなってしまい、大変申し訳ございません。

体調不良で面談を辞退しない為の体調管理3選

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社会人の基本的なマナーとして、「約束を守る」ということをご紹介しましたが、これは学生であっても当たり前のこと言えます。

特に大切なことが控えている時期は、貴重なチャンスを活かし、存分に力を発揮できるよう、体調管理を徹底することをおすすめします。

一人暮らしでも家族と同居でも、自分の健康をしっかりと管理できるように努めましょう。

体調不良で面談を辞退しない為の体調管理1：睡眠時間をとる

睡眠の役割は、脳と身体の休息、記憶の固定、感情整理など、重要なものが多く、健康管理に大きく影響します。

就活中は、面接や説明会など午前中からスタートする場合が多いので、夜型の人は少しずつ修正しておきましょう。

睡眠は長さだけに注目するのでなく、質が大切です。起床したときにすっきりしていて、快適に一日をスタートできる、自分のサイクルを知りましょう。

体調不良で面談を辞退しない為の体調管理2：人込みを極力避ける

人が多く集まる場所には、健康を損ねる原因がいろいろありますので、自分が気をつけても、避けきれないことが考えられます。

就活中で大切な用件がある時期は、なるべく人込みに出かけないようにしましょう。

やむを得ず人込みに出かける場合は、マスクを着用することをおすすめします。過敏になる必要はありませんが、自分にできることは積極的に実践して、健康管理に努めましょう。

体調不良で面談を辞退しない為の体調管理3：うがいや手洗いをしっかりする

風邪などの予防に、うがいや手洗いが効果的なことは、多くの人が知っています。しかしながら、面倒くさがったり、うっかり忘れたりする人も多く見られます。

うがいや手洗いという予防法は、何か特別な道具をわざわざ用意する必要がなく、家庭にあるもので簡単にできる方法です。

健康管理に限らず、自己管理ができることは社会人とって必要なこととなりますので、練習と思って実践してみて下さい。

体調不良で面接を辞退する時もマナーを大切に

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この記事では、体調不良で面接の辞退を連絡する際に必要なマナーや注意点などについて、さまざまな面からご紹介してきました。就活中は、体調不良にならないよう、まずは健康管理に気をつけることが大切です。

万が一体調を崩し、就活の大切な用件に出席できない事態に陥った場合でも、落ち着いて物事を進めて行きましょう。

ここでご紹介した内容を参考に、マナーを守って、連絡できるようにしておきましょう。