OB訪問で日程調整をメールで出す際のポイント13選｜メールの書き方なども紹介

OB訪問する際の日程調整のやり方とは？

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OB訪問の日程調整は、メールで行うのが一般的です。メールでのやり取りにより、少しでも相手の都合や時間に配慮できます。

この記事では、OB訪問の日程を調整する際のやり取りについて解説していきます。マナーを守り、ポイントをおさえてOB訪問をより有意義な機会にしましょう。

OB訪問する際の日程調整のマナー3つ

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ここでは、OB訪問の日程調整をする際に守るべきマナーをご紹介します。マナーを守らず、訪問の前に相手の印象を悪くしてしまっては勿体ないです。

OBとの日程調整はどのように行えばよいのか、以下の3つのポイントをおさえてOB訪問をより有意義な機会にしましょう。

OB訪問する際の日程調整のマナー1：日程は企業側に合わせる

OB訪問の日程は、基本的に企業側またはOBから指定されます。日程が指定されたら、可能な限りそのスケジュールに合わせましょう。

OB訪問は、経緯はどうあれ相手にわざわざ時間を作ってもらっているわけです。社会人のマナーとして、なるべく相手に合わせて日程調整するように心がけましょう。

ただし、どうしても指定された日程で都合がつかない場合には、次の見出しで紹介する手順で対応しましょう。

日程を自分で決める場合

企業またはOBから打診された日程で、どうしても都合がつかない場合は、まずはその旨をきちんと相手に説明しましょう。そのうえで、相手に代案の日程を提案します。

代案日程は相手の都合も考えて、複数の候補日を提示しましょう。また、時間の指定もピンポイントではなく、午前中または午後などゆとりを持たせるのが相手への配慮です。

OB訪問する際の日程調整のマナー2：日程調整は直近にする

OB訪問の日程は、その日から2週間以内に調整するのがベストです。相手が予定を立てやすいように、タイミングを見計らうのがマナーです。

例えば、一カ月以上も前に日程調整を依頼されても、まだ予定が決まっておらず困ります。反対に、2週間を切るタイミングで依頼をされてもスケジュールの調整が間に合いません。

OB訪問は自分のために時間を作ってもらうわけですから、相手のスケジュールを最優先に日程調整をしましょう。

OB訪問する際の日程調整のマナー3：やり取りに時間をかけすぎない

OB訪問の日程調整は、なるべく少ないメールのやり取りで完結させるのがスマートです。何度も相手に手間を取らせないように、可能な限り一回のやり取りに内容を集約させましょう。

メールのやり取りに不慣れなことが相手に伝わると、ビジネスの能力が低いと判断される要因にもなります。

「求められている情報が全て記載されているか」「事前に確認や連絡が必要なことはないか」など、メールを送る前には必ず見直しましょう。

メールでOB訪問の日程調整をするポイント13選

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ここでは、メールでOB訪問の日程調整を依頼する際に気を付けるべきポイントをご紹介します。メールの体裁や書き方から、本文に記載すべき内容や注意点など幅広いチェックポイントを設けています。

メールの内容だけでも、相手の印象は大きく変わります。少しでも良い印象を持ってもらえるように、相手を気遣いマナーを守ってOBとのやり取りを進めましょう。

メール出す際のポイント1：件名に注意する

メールの件名は、見てすぐに用件がわかるように記載しましょう。OB訪問の日程調整をお願いしたい旨、学校名や氏名などは最低限記載しておくのがマナーです。

「OB訪問のお願い/〇〇大学 氏名」のような件名になっていれば、受け取った相手はすぐに内容を把握できるため、やり取りがスムーズになります。

メールの件名一つで相手の印象は大きく変わりますので、ちょっとしたことですが意識するようにしましょう。

メール出す際のポイント2：アドレスに注意する

メールを送る相手のアドレスが間違っていないかは、複数回確認する癖をつけてください。メールアドレスの誤送信は、絶対に起こしてはいけません。

メールアドレスは可能な限り手入力ではなく、訪問相手を紹介されたメール本文などからコピぺするのがおすすめです。

どうしてもアドレスを手入力する必要がある場合には、入力内容が誤っていないか確認してから送りましょう。

メール出す際のポイント3：宛名を間違えないようにする

相手の宛名は正確に、間違いがないように記載しましょう。肩書きや氏名を間違える行為は、ビジネスマナーにおいて大変失礼です。

メールの宛名は、社名・部署名・役職・氏名の順番で記載するのが一般的です。それぞれ略称ではなく正確に記載しましょう。役職などが分からなければ、分かっているものだけ記載すれば問題ありません。

メール出す際のポイント4：自己紹介はしっかりと明記する

誰からのメールか明記されていないと、受け取った相手はそのメールを不審に感じてしまいます。本文には自分の所属や氏名など、自己紹介を必ず明記しましょう。

ただし、あくまでも日程調整のお願いのメールですから、自己紹介といっても大学名・学部・氏名などを簡単に紹介する程度にしましょう。「はじめまして、〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。」といったイメージを参考にしてください。

メール出す際のポイント5：簡潔に要点をまとめる

メールの本文は、読み手のことを考えて簡潔に要点をまとめて記載しましょう。長々と書かれたメールを読ませるのは、相手の貴重な時間を奪う行為です。

OB訪問の日程調整を依頼するメールでは、「連絡先の紹介を得た経緯」「OB訪問をお願いしたいこと」「相手の都合の良い日時を指定してもらいたいこと」などが伝われば充分でしょう。

分かりづらい文章になっていないか、一度は読み返してからメールを送るようにしましょう。

メール出す際のポイント6：普段用ではないアドレスにする

OB訪問の日程調整など社会人にメールを送る場合には、普段使いのメールアドレスとは別のものを利用しましょう。＠以前がプライベートな内容のアドレスを利用するのは、ビジネスにおいては非常識です。

携帯メールのアドレスなどしか持っていなければ、就活用のアドレスを一つ取得しておくことをおすすめします。就活用のアドレスは、＠以前を氏名のみ、または氏名＋簡単な数字などで表記するのが無難です。

メール出す際のポイント7：アドレスに入手先を明記する

メールを受け取った相手が不審に思わないように、アドレスの入手先は本文に明記しておきましょう。迷惑メールや間違いメールと勘違いして、削除されてしまう恐れがあります。

「人事部の採用担当の方にご紹介頂き」や「会社説明会の際にご紹介頂き」など、メールアドレスを入手した経緯が分かるように明記されていれば問題ありません。

メール出す際のポイント8：事前に相談したいことを伝える

忙しい相手への気遣いとして、OB訪問での相談事項などは事前にメールで伝えておきましょう。当日いきなり相談されるよりも、事前に考える時間がある分、やり取りがスムーズになります。

このように相手を気遣える行動は、自分に対する印象を良くしてくれるでしょう。事前にしっかりと準備をしてきていることが伝われば、OBもその気持ちにきっと応えてくれるはずです。

メール出す際のポイント9：意気込みを書く

自分のために時間を作ってもらうわけですから、意気込みや熱意を記載してその企業に入社したいという思いを伝えましょう。

OBにも仕事がありますので、やる気の見えない就活生のために、わざわざ時間を取りたくないでしょう。相手に快くOB訪問を受け入れてもらえるように、まずは自分の意気込みを示すべきです。

具体的には、「その企業に入社したい理由」や「OB訪問を通じて知りたいこと」などを伝えるのが良いでしょう。

メール出す際のポイント10：場所を指定してもらう

OB訪問の場所は、相手に指定してもらいましょう。多くの場合、相手のスケジュールを全て把握できているわけではないので、都合の良い場所を指定してもらうのが最適です。

これは、少しでも相手に寄り添って対応するという気遣いの意味もあります。OB訪問の前に少しでも印象を良くしておければ、当日の会話もスムーズに進み、より有意義なOB訪問になるでしょう。

メール出す際のポイント11：署名を忘れずに記載する

ビジネスメールにおいては、署名を記載するのがマナーです。就活生の場合には、大学名・学部学科・氏名・連絡先（メールと電話）などが明記されていれば充分です。

メールに署名が記載されていないと、返信の宛名を書く際などに相手が苦労します。メールを送る際、自動で署名が表示されるよう設定しておけば便利です。

メール出す際のポイント12：最終チェックをする

メールを送る前に、必ず誤字脱字などがないか最終チェックをしましょう。相手へのマナーという意味もありますし、内容を正しく理解してもらうためでもあります。

たとえまだ就活生であっても、メールに誤字脱字がたくさんある人を積極的に採用したいとは思わないでしょう。せっかくOBに時間を取ってもらうわけですから、メール一つ取っても丁寧に対応すべきです。

メール出す際のポイント13：時間帯に注意する

メールを送る時間は相手に配慮し、早朝や深夜などは避けましょう。予期せぬ時間にメールの通知があると、相手に迷惑がかかる場合があります。

メールを送るのは早くても8時以降、遅くても21時までが常識的でしょう。あまり遅くなるようであれば、翌日にしましょう。

どうしても急ぎの要件があり連絡が必要な場合には、本文に理由を一言添えるようにしましょう。

OB訪問の日程調整をメールで出した後のポイント4選

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ここでは、OB訪問の日程調整を依頼した後のメールでのやり取りについて、ポイントをお伝えします。

いずれも「相手の時間を奪わないようにするため」や「自分に良い印象を持ってもらうため」に重要です。以下を参考にして、より良いOB訪問にすることを目指しましょう。

メール出した後のポイント1：すぐに返信する

OBからのメールに対しては、すぐに返信することを心掛けましょう。メールは確認したらすぐに返信すべきですが、手が離せない場合は、遅くとも24時間以内には返信するのがマナーと言われています。

メールをしたOBからしてみれば、就活生からのメールを待つ間は日程調整という作業が止まるわけです。他に調整すべき仕事のスケジュールをたくさん抱えている人にとって、返信が遅いのはとても迷惑です。

OB訪問に了承を得られた場合

OB訪問の了承を得られたら、まずは感謝の気持ちを返信しましょう。その際に、「アポイント日時と場所の確認」「当日の連絡先」なども明記するのが良いでしょう。

時間や場所の認識違いを防げますし、万が一時間に遅れる場合なども想定して連絡先を伝えておく方が安心です。

あわせて、「当日聞きたいこと」をまとめて知らせておくのも良いでしょう。事前に聞きたいことが分かれば、OBも答えを準備する時間が作れます。

OB訪問に了承を得られなかった場合

OB訪問に了承を得られなくても、必ず検討してもらったことへの感謝は返信するようにしましょう。返信をせず放置するようなことは、絶対にしてはいけません。

今回了承を得られなくても、また次回OB訪問ができる機会が来るかもしれません。または、別の方を紹介してもらえる可能性もなくはないので、礼儀正しい対応を心掛けるべきです。

メール出した後のポイント2：やり取りの最後は自分で終わるようにする

OB訪問の日程調整のメールは、自分から送るメールでやり取りを終えるようにしましょう。ビジネスにおいては、「依頼をする側」がメールのやり取りを終えるのがマナーです。

やり取りを終えるメールの本文は、簡単で構いません。「お時間を頂きありがとうございます」「当日は宜しくお願いいたします」など、OB訪問の時間を作ってもらったことへの感謝を述べてやり取りを締めくくりましょう。

メール出した後のポイント3：返信されたメールを引用する

やり取りの経緯が分かりやすいように、メールの内容を引用して返信するようにしましょう。過去のやり取りをいちいち検索して返信する作業は、相手に負担を掛けてしまいます。

また、メールの内容を引用するのは、やり取りしたことの抜けや勘違いを防ぐ効果もあります。「当日聞きたいと言われていたこと」「待ち合わせの時間や場所」など、お互いに間違いのないよう確認しやすくなります。

メール出した後のポイント4：件名を変えないようにする

日程調整のメールに限らず、自分からメールを送る場合には件名を変えないようにしましょう。日々様々なメールを受け取る社会人は、件名（スレッド）で管理している場合が多いからです。

メールの大まかな内容を件名だけで判断できれば、本文を読む前に考えを整理できるので業務が効率的になります。

件名を変えてしまうと、悪気がなくても相手に迷惑をかける場合があるので覚えておきましょう。

OB訪問の日程調整に関するメールを出す前の注意点

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OB訪問の日程調整をメールで依頼する前に、訪問するOBとの面識の有無を確認しておきましょう。OBと面識があるかないかで、本文の内容を使い分けるのがマナーです。

以下では、「OBと面識がある場合」「OBと面識がない場合」それぞれの本文の書き方のポイントをお伝えします。

OBと面識がある場合のメール本文

面識があるOBにメールをする場合には、過去どこで面識があるのかを本文に記載するようにしましょう。面識があることはOB訪問において有利に働くケースが多いからです。

過去に会ったときのことは本文の冒頭で、いつ・どこで会ったのかを記載すると良いでしょう。自分は覚えていても相手は忘れてしまっている場合もありますから、思い出しやすいように具体的なエピソードも交えるとより効果的です。

OBと面識がなかった場合のメール本文

訪問するOBと面識がない場合には、特に敬語やマナーを意識した本文にしましょう。本文の冒頭では、「連絡先を知った経緯」や「OB訪問を依頼したい理由」などを分かりやすく記載しましょう。

面識がない分、メールの書き方や言葉遣いなどが第一印象を大きく左右することになります。「本文の内容は伝わりやすいか」「正しい敬語が使えているか」「誤字脱字がないか」などをチェックしてから送りましょう。

OB訪問の日程調整で印象をよくしよう

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OB訪問の日程調整をメールでやり取りする場合には、メールの内容や送り方などが自分への印象を大きく左右することになります。

最低限のマナーが守れていないと、OB訪問を受け入れてもらえない場合もありますので注意が必要です。

せっかく時間を作ってくれるOBに対して感謝の気持ちやビジネスマナーを正しく表現することで印象を良くし、OB訪問をより有意義な時間にしましょう。