就活で使用する封筒の書き方9つ｜サイズや送付するときの注意点を解説

就活で使用する封筒のサイズは？

https://pixabay.com/en/agenda-appointment-calendar-pen-2295709/

一般的に、就職活動で使用される書類はA4サイズです。そして、このサイズの書類を折りたたまずに入れられる封筒は、「角形2号」または「角形A4サイズ」です。

就職活動が進んでいくと、エントリーシートや履歴書などの書類を郵送する機会が増えます。いざ、志望の企業に書類を送ろうと考えたとき、就活に適した封筒のサイズや使い方などを初めて知る人も多いでしょう。

今回は、就活に適した封筒について詳しく見て行きます。

封筒の色

就活で応募書類を郵送する際は、白い封筒を使用しましょう。

これは、就活の時期の企業には、通常の郵便物と一緒にたくさんの履歴書やエントリーシートが届くからです。白い封筒であれば、他の郵便物との区別も付けやすくなります。

なお、茶封筒も通常のビジネスでは使用されますが、どちらかと言えば軽い事務で使用するイメージが強く、白封筒に比べて破れやすいというデメリットもあるので、就活では使わない方が無難でしょう。

就活で使用する封筒の書き方9つ

https://pixabay.com/en/concept-man-papers-person-plan-1868728/

大事な履歴書やエントリーシートを無事に届けるために、企業宛の封筒の書き方には、十分な注意が必要です。

最近では、さまざまな連絡をメールやLINEなどですることも多いので、「郵送」という経験自体が少ない人もいるのではないでしょうか。

就活の場面では、「封筒の使い方」「宛名の書き方」「文字の配置」などにも常識やルールがあります。

ここでは、就活で使用する封筒の書き方9つについて、詳しくご紹介します。

就活で使用する封筒の書き方1：宛名

「封筒の顔」とも言える、宛名の書き方はとても重要です。きちんと相手に届くように、会社名は正式名称で記入するなど、丁寧かつ正確に宛名書きをしましょう。

一般的には、和封筒は縦書き、洋封筒は横書きにするのが文字を書く際のマナーです。市販の履歴書用封筒には和封筒が多いので、その場合は縦書きで記入します。

例外として、封筒の種類や宛名の書き方を指定されることもありますので、その場合は企業に従います。

個人宛の場合

就活の諸々の書類の宛先について、企業側から担当者名を入れた形で指定されている場合は、担当者の名前の下に「様」を付けましょう。

この場合の書き方は、郵便番号、会社の住所（都道府県名から始める）、会社名、部署名、担当者の名前という順番です。

なお、会社名、部署名のあとに「御中」は不要です。「御中」の代わりに、「○○様」と書きましょう。

個人名が不明の場合

個人名が不明というのは、たとえば企業側が「〇〇部採用担当まで」などと、宛先を指定している場合です。

この場合は、担当部署名のあとに「○○部採用ご担当者様」と書き添えます。

個人名が不明の場合の書き方も基本的には同じです。まず、郵便番号、住所、会社名、担当部署、担当者の順番で記入し、会社名や担当部署名には「御中」などはつけず、最後に「ご担当者様」と書けば良いでしょう。

部署宛の場合

企業側から担当者の個人名ではなく、担当部署宛の送付を指定されている場合は、部署の名前を宛先にしましょう。

この場合の書き方も前項に同じで、郵便番号、住所、会社名、担当部署名の順に記入し、最後の担当部署名の後に「御中」をつけます。

例えば人事部宛ならば、「人事部御中」と書きます。

就活で使用する封筒の書き方2：住所

宛先の住所を書く場合は、都道府県名から正確に書きましょう。

たとえば、企業側が省略した書き方をしている場合でも、会社概要などで正式な住所を確認して、正確に記入することをおすすめします。

住所の丁目、番地などのつなぎも、記号を省略しないよう気をつけます。例えば「3-4-55」は、「3丁目4番地55号」と書きます。

また、ビル名やフロアの階数の指定があれば、「〇〇ビル５階」という書き方をします。

就活で使用する封筒の書き方3：住所は改行してもOK

企業の住所が長く、一行に書き切れない場合などは、改行しても構いません。

例えば、「○○市○○○○町○○○○通り△丁目△番△△番地〇〇〇〇〇〇ビル〇棟△△階」という住所の場合、一行名を「○○市○○○○町○○○○通り△丁目△番△△番地」まで書きます。

次に、二行目の最後の文字が、一行目の最後の文字と揃うように、「〇〇〇〇ビル〇棟△△階」の書き始めを一段下げて書けば、見やすく、印象の良い宛名になります。

就活で使用する封筒の書き方4：英語の企業名

外資系の企業などは、宛先が英語表記の場合があります。

その住所が日本国内で、企業名のみが英語の場合、web上で会社概要などを確認し、カタカナ表記はないかを確認しましょう。

正式名称が英語であれば、住所は名称に合わせて全部横書きにします。

たとえば「GLOBAL COMPANY」という会社名ならば、「○○市○○○○町○○○○通り△丁目△番△△番地」で改行して、「GLOBAL COMPANY御中」となります。

就活で使用する封筒の書き方5：履歴書在中は表面の左下

たくさんの郵便物の中でも目に留まるように、「履歴書在中」「応募書類在中」という文字は、封筒の表面の左下に赤字で記入します。

これも封筒に共通する理由で、企業には毎日たくさんの郵便物が届くからです。大規模な企業であれば、届いた郵便物を各窓口に仕分けする部署や、企業内のメールセンターに届く場合もあるでしょう。

なお、既に赤字で印刷してある履歴書用の封筒も市販されていますので、利用してみるのも良いでしょう。

就活で使用する封筒の書き方6：差出人名は中央より左側

「差出人」とは自分のことですので、封筒の裏面に住所や氏名などの情報を記入します。封筒の中央につなぎ目がありますので、左半分のスペースに差出人情報を書きます。

書く順番は、中央のつなぎ目の左側から、差出人住所、氏名の順です。なお、名前の右側に大学名と学部を書くことを忘れないようにしましょう。氏名は少し大きめに書きます。

そして、左上には履歴書を記入した日を送付日として、縦書きの漢数字で送付日を記入します。

就活で使用する封筒の書き方7：封字

「封字」とは、封筒の封じ目に手書きで印をつけることです。重要な書類が途中で開けられていないことを知らせるためや、途中で開封されないためのマナーです。

履歴書送付の封筒にも、やはり封字を書きます。書く場所は、封筒のとじ目で紙が２枚重なっている部分です。「〆」と書いて、応募書類を完成させましょう。

就活で使用する封筒の書き方8：切手

一般的な郵便は、「定型郵便物」と「定型外郵便物」に分かれていて、さらに重量やサイズによって料金が設定されています。

A４サイズの履歴書は、210×297mmですので、サイズは「定形外郵便」となり、内容物の重さに応じて郵便料金が決まります。

自分で重さをはかり、料金を調べて切手を買っても構いませんが、郵便局の窓口で必要な切手代を支払う方が、間違いが少ないのでおすすめです。

就活で使用する封筒の書き方9：のりづけ

履歴書用として市販されている封筒には、あらかじめテープがついていて、糊を使う必要がないものもありますが、それ以外のものは、糊を使ってしっかりと封をします。

糊で封をする際は、封筒や中の履歴書が汚れないように気をつけましょう。

履歴書に使用する糊は、スティック状で粘着力が強いものがおすすめです。郵送の途中で剥がれることのないよう、丁寧に糊付けして下さい。

就活用封筒を送付するときの注意点5つ

https://pixabay.com/en/cloister-monastery-courtyard-2041063/

丁寧に書いた履歴書やエントリーシートは、「封筒に入れて送るだけ」という段階になっても、必ず再確認しましょう。

封筒に入れる順番は、上から、添え状、履歴書です。

添え状とは、送付日、宛先と担当者名、送付物とその枚数、差出人住所、名前、短めの挨拶文などを、1枚の紙にまとめた送付状のようなものです。

ここでは、郵送に必要な知識や、その他書類を送る際のマナーなど、就活用封筒を送付するときの注意点を見て行きます。

封筒に送付するときの注意点1：文字バランス

封筒の宛名の書き方や、記入場所については先にご紹介しましたが、文字のバランスについても見ておきましょう。

一番大きい文字で書くのは、相手先の名前または担当者名です。そして、「履歴書在中」の文字は小さい文字で構いません。

それ以外の文字は、「宛名」と「履歴書在中」との間の大きさでバランスをとりましょう。

封筒に送付するときの注意点2：料金不足

履歴書やエントリーシートを郵送する場合は、特に郵便料金（切手代）の不足がないように気をつけましょう。

郵便料金の不足があった場合に想定されることは2つあります。

それは、一旦郵便局に戻って差出人（自分）の住所に返送されるケースと、相手先が不足分を支払って受け取るケースです。

提出の期日がある場合などは、差出人に戻されてしまうと、期日を過ぎてしまって受け付けてもらえない場合もあるので、特に注意が必要です。

書留はNG

履歴書を書留で送ることは、企業が指定しない限りは避けましょう。その理由は、書留は普通郵便とは異なり、「受け取る際には手渡しで受領印をもらう」という手間がかかるからです。

なお、「書留」で送る場合は、引き受けから配達までの過程を記録し、郵便物等が破損したり届かなかったりした場合に、実損額を賠償してくれるというメリットがあります。

いずれにしても、企業から指定された方法で郵送するようにしましょう。

封筒に送付するときの注意点3：書類をクリアファイルに入れる

書類等を郵送する時は、相手先にきれいな状態で届くように、クリアファイルに入れて送付することが一般的なビジネスマナーです。

郵便物の輸送中、やむを得ない理由で封筒が濡れたり、汚れたりすることがあります。そこで、クリアファイルに書類を入れておけば、ダメージを少なくすることができます。

履歴書は大事な書類ですので、クリアファイルに入れて郵送することをおすすめします。

封筒に送付するときの注意点4：期限を守る

履歴書やエントリーシートを提出する期限や提出方法は企業側に指定されますので、しっかり確認して守りましょう。期限を守るということは、社会人としての重要なルールです。

特に、郵送で書類を送る場合などは、提出期限までの時間に余裕をもって発送する必要があります。

郵便の到着までの日数は、送り先が県内か他府県かによっても異なります。日本郵便のWebサービスなどを利用して、あらかじめ調べておきましょう。

封筒に送付するときの注意点5：送付連絡

「送付連絡」というのは、履歴書を送ったことをメール等で知らせることです。

企業側から、郵送完了した旨の「送付連絡メール」を指定される場合もありますが、指定がない場合でも、送付連絡をすることはマナー違反ではありません。

企業側は就活者からたくさんのメールを受け取るので、特に好印象を与えるということはありませんが、万が一相手先に届かなかった場合に、きちんと発送した証明になります。

就活で使用する封筒の書き方を覚えよう

https://www.pexels.com/photo/auditorium-benches-chairs-class-207691/

就活は、今までに全く気にしなかったことを深く知り、社会の一般常識やマナーに触れる絶好のチャンスです。

就活で使用する封筒の書き方もそのひとつです。メール中心の時代においても、ビジネスにおける郵便でのやり取りはまだまだ現役ですので社会人に必要な常識です。

封筒の宛名なども、繰り返し何枚も書いていくことで常識が身に付いてきます。常に心を込めて、できるだけ丁寧に文字を書いていきましょう。