就活メールの返信のマナー6選｜時間やお礼は？基本の構成と例文7つを紹介

就活でのメールのやり取りは慎重に

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就活でのメールのやり取りは、とても重要なものです。

社会人である人たちは、今まで何万通ものメールをやり取りしているので、慣れない就活生からの返送メールに印象を悪くしてしまうことがあります。

本記事では、就活での返信メールや基本的なメールの構成などについて紹介します。

これから就活をする方はぜひ本記事にて学んでいきましょう。

就活メールの返信のマナー6選

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返信のマナー1：返信のタイミング

企業からメールが届き、確認したら、すぐに返信することを心がけましょう。企業との間に「少し返信を遅らせよう」などと駆け引きは必要ありません。

返信が遅くなっている間に、他就活生と遅れをとってしまう可能性もあります。メールはどの時間帯でも返信することができることがメリットであるため、企業の営業時間は特に気にしなくて大丈夫です。

大体は、面接の日程調整や説明会出席意思の有無などのメールが多いでしょう。確認次第、すぐに返信することで積極性をアピールできるでしょう。

返信のマナー2：誤字脱字に注意

学生は普段企業とやり取りすることが無く、就活を通して、で初めて企業と触れ合うという方も多いでしょう。

普段使い慣れない言葉や文章でやり取りすることにより、誤字脱字が発生する可能性が高く、送付前に再確認することが大切です。

ミスが多い人からは信頼感は得られず、印象が悪くなってしまいます。万が一、返信後に誤字脱字が発覚した場合は、早急に企業にお詫びのメールを送付しましょう。

慣れないうちは、返信前に2度はチェックし、落ち着いてから返信することが大事です。

返信のマナー3：件名はわかりやすく簡潔に

良い件名とは、件名からメールの概要が読み取れるものです。

例えば、面接の日程調整をしたい場合、「面接の件について」だと、面接の何についてなのか件名だけでは相手に伝わりません。

「面接の日程調整について」と相手に具体的にわかりやすく表現することが大事です。

また、具体的に表現するあまり件名が長くなるのは相手の気持ちに立てていません。件名は20字～25字以内でまとめるのがベストです。

返信のマナー4：読みやすく、適切な情報量を守る

企業は、就活生だけではなく、他企業や何百もの就活生ともメールにてやり取りしており、1通1通のメールにさほど時間はかけられません。

しっかりと読み込まずとも、理解できるような、文章や情報量を意識しましょう。よくやり取りを行う日程調整などのメールはネットでアップされているテンプレートを使用しても良いでしょう。

メール返信では、個性を出さずに、シンプルに具体的な文章を心がけましょう。

返信のマナー5：装飾・色付けを行わない

就活メールにおいて、装飾・色付けは不要です。友人間とやり取りするラインとは違い、就活メールは、社会人としてのビジネスツールです。

装飾や色付けなどを使用せずとも、分かりやすく、シンプルな文章にするように心がけましょう。

また、企業によっては、装飾付きのメールを送付しても、文字化けをする可能性もあり、使用しないほうが無難です。

返信のマナー6：メールアドレスは適切か

メールアドレスは私用のものではなく、gmailやヤフーメールなどパソコンのフリーアドレスのものを利用しましょう。

また、フリーアドレスを利用する際も、好きなアーティストの名前が入ったものや、難解な英字と数字の羅列のものは避けたほうが、印象が良いです。

就活をする際は、プライベートとは別のフリーアドレスを利用することにより、情報を整理しやすいというメリットもあります。企業側も自身もメリットしか無いため、就活する際は、メールアドレスを作成すると良いでしょう。

就活メールには基本の構成がある

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就活メールに関わらず、ビジネスメールには基本の構成があります。

特に、採用担当者は他就活生と何度とやり取りしているため、メールの基本を知らないことで悪目立ちしてしまい印象が悪くなってしまうことがあります。

下記では基本構成と実際に就活シーンで使えるメールのやり取りを例文を交え紹介していきます。

基本がわかっていれば、メールの返送が分からず、時間がかかってしまうこともありません。基本は大事なので、しっかりと学んでいきましょう。

基本的な構成

就活メールの基本的な構成としては、「宛先、挨拶、本文、締め、署名」です。

文頭には宛先として、法人名・所属部署・役職がある場合は役職をつけ、誰宛なのか入力します。

次に「お世話になります」と自分を名乗った挨拶文を入れ、その次に本題に入ります。本題は具体的な文章にしましょう。

締めとして、「恐れ入りますが、何卒よろしくお願いします」といった相手を気遣う文章で締めます。

最後は、テンプレートで大学名・学部・名前・電話番号・メールアドレスといった自分の情報を署名で入力し、完了です。

就活メールの返信で使える例文8つ

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就活メールの返信で使える例文8つを紹介します。

上記で紹介した「宛先・挨拶・締め・署名」についてはどのメールでも同じような言葉を使用することが多いので、下記では、「本文」について例文を交えながら紹介していきます。

就活生の皆さんは、ビジネスメールのやり取りをするのが、今回が初めてという方も多いでしょう。

下記は、実際に企業とやり取りする際に、必ず返信するメールの内容ばかりですので、チェックしていきましょう。

メールの例文1：面接の依頼をするとき

企業へ面接依頼をする際の基本的な書き方を紹介します。

「この度は〇〇にて貴社の求人を拝見し、選考に応募したく、ご連絡いたしました。ぜひ、面接の機会をいただけますと幸いです。」

と、何で求人を知ったか、と選考に応募したい旨を記載し、面接の機会がほしい旨を伝えましょう。

また、募集要項に履歴書添付要などと指定がある企業もあります。その際は、「後ほど別メールにてパスワードを送付します」とPDFのパスワードを別途送付しましょう。

メールの例文2：面接日程に参加できる時

企業から日程をいただき、参加できる場合、日程確定のメールを返信しましょう。

「面接の日程のご案内をいただき、ありがとうございます。〇月〇日〇時から行われる面接に参加したく存じます。」

と、認識齟齬が起きないために、「〇月〇日〇時」と時間までしっかりと入力しましょう。また、企業から複数候補をいただいている場合は、参加可能日を入力し、企業へ提示しましょう。

メールの例文3：面接の日程を変更してほしい時

既に確定していた面接の日程を変更する際は、企業に必ず謝罪の文章を入れましょう。

また、なぜ行けないのか、もし、変更する際は自分の訪問可能日も提示することで、相手も日程調整しやすくなります。

例文としては、

「この度は、〇月〇日に予定していた面接予定日に、ゼミの予定が重なってしまい、お約束のお時間にお伺いすることが難しくなっていましました。日程調整していただいたところ、大変恐れ入りますが、日程変更をお願いできますでしょうか。」

です。

メールの例文4：面接を辞退する時

面接を辞退する際は、無断欠席はやめましょう。企業は就活生のために、にスケージュールを開けてくださっているため、お断りのメールを必ず返信しましょう。

「この度は〇月〇日の選考を予定していましたが、辞退させていただきたく存じます。ご多用の中、日程調整をしていただいたのにも関わらず、申し訳ございません。

と、いつの選考を辞退しますとはっきりと意思表示しましょう。

辞退理由に関しては、詳しく記載する必要はありません。「一身上の都合」と統一しましょう。

メールの例文5：質問がある時

就活の際、企業に質問メールを送付することは悪いことではありませんが、事前に下記について注意しましょう。

まず、企業から事前に提示されているメールなどに、質問の回答がすでに記載していないのか再度確認しましょう。

また、質問する際は、「〇〇に記載がなかったため」と理由も添えると良いでしょう。さらに、ビジネスメールとして「？」は使用せず、「～でしょうか」とお伺いをする文章にしましょう。

メールの例文6：面接のお礼をするとき

就活の際、面接後のお礼メール返信をすることにより、人事の方へ志望度の高さをアピールすることができます。結果が大きく変わるものではありませんが、就活におけるお礼のメールは有効です。

「この度は面接の機会をいただき、誠にありがとうございました。」とお礼の文章を書き、「～のため、非常に貴社への志望度が高まりました。」とアピールしましょう。

最後は「返信不要」の旨を入力し、採用担当者様へ余計は負担をかけないよう配慮を心がけましょう。

メールの例文7：面接結果の問い合わせ

面接結果について、提示された期日より過ぎても回答が得られない場合は、企業に問い合わせメールを送付しましょう。

文頭には「先日は面接をしていただき、誠にありがとうございます。」とお礼から始まり、「先日の面接の結果の連絡日時についてお伺いするのを失念しておりました。ご多用の中、恐れ入りますが、いつ頃、結果が発表されるのかご教示いただくことは可能でしょうか。」

と、結果をお伺いするのではなく、発表時期をお伺いしましょう。

メールの例文8：内定結果を承諾する時

企業から内定をいただき、承諾する場合は、企業へ内定をいただいたお礼と承諾の意思をメール返信しましょう。

「この度は、内定のご連絡をいただき、誠に嬉しく思います。ぜひ、内定をお受けしますことをご返信申し上げます。」

メールの締めには「活躍できるよう、精進します」といった意気込みの文章を入れると良いでしょう。

就活メール返信の基本を知って気持ちの良いやり取りをしよう！

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就活メール返信の基本について理解できたでしょうか。就活においてメールは、形としても残ってしまうものであり、とても重要なものです。

はじめのうちは、メール返送することに長い時間がかかってしまうかもしれませんが、基本的なルールやマナーを知り、企業と気持ちの良いやり取りをするよう心掛けましょう。