履歴書と職務経歴書の違いとは？新卒で職務経歴書が必要なときの2つの対処法

履歴書と職務経歴書の違いとは

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履歴書と職務経歴書の違いは、履歴書は自分自身の人柄や熱意の強さをアピールするもので、職務経歴書はこれまでの経験や実務能力、資格など仕事に活かせるキャリアをアピールするものだということです。

また、履歴書は氏名や連絡先をはじめとし、学歴や職歴などの項目が定型化されていますが、職務経歴書は履歴書ほど定型化されておらず、自由に記入できる範囲が多いです。それぞれの役割について解説します。

履歴書の役割

履歴書は、企業にとって応募者が「どんな人か」を基本情報で確認するための書類で、採用後は人事資料として保管される大事な役割を持っています。

また履歴書が社会人として基本的な作成ルールに則って書かれているか、志望動機が明確で採用条件に合っているか採用後の実務に活かせる資格やスキルはあるか、入社後の組織への適応力があるかなどがチェックされ、面接では履歴書に基づいた質問で人物チェックされます。

職務経歴書の役割

職務経歴書は、アルバイトで携わっていた具体的な仕事内容や採用後に活かせるかなど、仕事に対する取り組み方を知る上で必要な役割を持った書類です。

企業側では新卒者の職務経歴書はアルバイトの仕事内容、得られた具体的な成果が会社選びにどのような影響を与えたか、本人のやりたいことと採用目的とあっているか、会社が求めるスキルやプレゼンテーション能力があるかなど、複数の面接官からチェックするのに利用されます。

新卒でも職務経歴書は必要？

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職務経歴書は過去の勤務先や勤務期間、業務内容を記載する書類で社会人の転職者や中途採用者が使い、一般的には新卒の就活での応募書類に職務経歴書は含まれません。

飲食店や塾講師などでのアルバイトは職歴に含まれないので、新卒者には書けることがありません。しかし、企業が新卒者に職務経歴書を求めるなんらかの理由があるかもしれませんので勝手に不要と判断せずに問い合わせてみることが大切です。

新卒で職務経歴書の提出を求められたときの対処法2つ

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新卒で必要がないはずの職務経歴書の提出を求められた場合に、対処する方法があります。

それは採用担当者に直接メールで確認し指示に従う方法とアルバイト歴を記入して提出する方法があり、この2つについて説明します。

職務経歴書の対処法1：採用担当者に確認してみる

新卒の応募書類に職務経歴書の提出を求められているときは、遠慮なく採用担当者に直接確認することです。

採用担当者も中途採用と混同しているか、あるいは別の意図があるかもしれませんので、新卒に不要な職務経歴書についての確認は、慎重な応募者であることを印象付けるとともに正しい対処法がわかるので安心して確認することです。

採用担当者も大変忙しい時期なので電話ではなく、丁寧な言葉遣いでメールを利用することです。

職務経歴書の対処法2：アルバイト歴を書く

採用担当者に職務経歴書の提出について確認した時に、具体的な内容が示されず提出するよう求められたときは、アルバイト歴を書くようにしましょう。

会社側には新卒の応募者が学生時代にどのようなアルバイトしていたかも選考基準に含んでいる可能性があります。

アルバイト歴にはアルバイト先や期間だけでなく、アルバイト経験でパソコンスキルが上がったことやコミュニケーション能力がついたことなど積極的にアピールすることです。

履歴書に職務欄があった場合

新卒で提出する履歴書に職務欄や職歴欄があった場合には、契約社員や正社員の就職経験がなければ空欄にせず「なし」と書くのが一般的です。

アルバイトやインターンシップも職歴ではないので記入することができません。しかし気になる場合には応募先の採用担当者や大学の進路センターなどに問い合わせてみるのも失敗を防ぐためにも大事です。

履歴書と職務経歴書の知っておくと良いポイント3つ

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新卒で提出する応募書類の中で履歴書と職務経歴書には違いを知っておくとよいポイントがいくつかあります。

応募書類は提出後に変更できませんので、記入する前に違いをよく理解し作成する必要があります。

その違いの中からここでは「職歴」や「西暦と和暦」、「記入方法の形式」の3つのポイントに絞って紹介します。

履歴書と職務経歴書のポイント1：職務経歴書と履歴書の「職歴」の違い

職務経歴書と履歴書の違いを理解するためのポイントは両方に記入欄がある「職歴」です。

新卒の場合は履歴書には「なし」と書くことが普通で、同様に職務経歴書は提出しませんが、企業から提出を求められた時には、履歴書の「職歴」欄にはアルバイト先名や担当内容、入退社日などの概要を記入し、職務経歴書には担当した職務の詳細や仕事上の実績や成果などアピールできる内容や保有資格をより詳しく記入します。

履歴書と職務経歴書のポイント2：西暦と和暦

履歴書と職務経歴書の違いとして、年号を西暦と和暦のどちらにするかということがあります。

一般的にはどちらの書類も年号の書き方は、和暦でも西暦でも使用可能です。ただし、どちらか一本に統一する必要があります。

どちらにするか迷ったときには、応募企業の書類を見ると和暦か西暦のどちらを使っているかがわかりますので、企業に合わせるという考え方もあります。

履歴書と職務経歴書のポイント3：形式がそれぞれ異なる

履歴書と職務経歴書の違いを理解するためのポイントに、記入のための形式が違うということがあります。

履歴書は形式が決まっており多くの場合記入例も示され書きやすいですが、職務経歴書は基本的には自由記入なので書き方に困ることがあります。

新卒者に職務経歴書を提出させるには理由があると思われるだけに、アルバイト経験をしっかり振り返り、その中からアピールポイントを探し出し担当者を振り向かせる工夫が必要です。

履歴書と職務経歴書は手書き？パソコン？

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履歴書と職務経歴書を提出する際に、手書きで書くべきか、パソコンで作成するべきか判断に迷う人もいらっしゃるでしょう。

後述しますが、基本的にはどちらでも問題ありません。しかし、状況や場合によってベストな選択肢が変わる場合があるので、注意しましょう。

基本的には指定がなければどちらでも可

新卒で提出する履歴書や職務経歴書の作成は、企業から指定がなければ手書きでもパソコンでも基本的に問題はありません。

一般的に履歴書は手書きで職務経歴書はパソコンで作成し、手書きの履歴書は人柄や個性が伝わりやすく好まれる傾向があり、読みやすくわかりやすい文章がプラス評価を得られる可能性があります。

しかしIT企業などに提出する場合には、パソコンスキルを示すためにも職務経歴書はパソコンでしっかり作成することです。

特にIT企業などの場合職務経歴書はパソコンがおすすめ

職務経歴書を提出する場合、IT企業や外資系企業に提出する場合は指定がなくても必ずパソコンで作成する必要があります。

手書きの職務経歴書は内容よりもパソコンを使っていないというだけで、パソコンを使いこなせていないとか仕事効率が悪いということで落とされる場合がありますので十分注意する必要があります。

パソコンでしっかり作成しているとパソコンスキルが高いとアピールすることにもつながります。

履歴書の用紙サイズ

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新卒で履歴書を作成するときは市販されている履歴書の用紙サイズはA4とB5のサイズがあります、指定がなければどちらを使っても問題はありません。

一般的には履歴書に記入する内容が多い時にはA4サイズで内容が少なくシンプルにまとめるならB5サイズを利用します。

志望動機や自己PRをしっかり記入したい人はA4サイズがおすすめですが、職務経歴書がA4サイズで封筒もA4サイズ用であることから履歴書もA4サイズに合わせることもあります。

職務経歴書はA4サイズがマスト

職務経歴書のサイズは指定がなければA4サイズが良いでしょう。また、枚数も1～2枚にまとめるようにしましょう。

一般的な履歴書は真ん中で折りたたむようになっていますが、職務経歴書はA4サイズ1枚物に記入し、足りなくなったら2枚目に記入するようになります。

志望動機や自己PRをたくさん書いても、要点がつかみづらくなるばかりか採用担当者にも要点をまとめられない人物というイメージを与えかねませんので2枚以内に読みやすくすることです。

学校指定のものを使う

履歴書は、大学によっては指定の履歴書を作っている場合があり、市販とは違うメリットもあるので、利用することをおすすめします。


専門科目に特徴がある大学では学んだことを記載する欄がその大学に合ったものになっていたり、ゼミや卒論の内容、学生時代サークルなどで頑張ったことや得意科目を記入する部分などが細かく分けられ、アピールしやすいよう工夫されているものが多いので学校指定のものを使うことです。

履歴書と職務経歴書について正しく理解しよう

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新卒であるから履歴書だけでいいとは限りません、職務経歴書については念のためメールなどで採用担当者に確認し、提出を求められたら履歴書と職務経歴書の違いを正しく理解し、むしろ自己アピールのために活用することです。

職務経歴書にはアルバイト内容や実績、アルバイトで得られたコミュニケーション能力の向上などアピールできる内容をより詳しく記入することで、提出する意味が高まるように活用することです。