おさえておきたい！メール返信の基本マナー4つと状況別のメール例文

面接はメールのやりとりからはじまっている

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就職活動では応募企業との面接日程の調整や選考結果連絡などでメールのやり取りを行うことがありますが、実はこのメールのやり取りから面接ははじまっていると考えた方がいいです。

応募企業とのメールは採用担当者とのやり取りとなり、メールの印象によっては結果を左右する重要な意味を持ちます。質問には的確かつ簡潔に答えれば好印象を与えますし、逆に返信が遅かったりわかりづらい文章では好印象を残すことはできません。

メール返信4つの基本マナー

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就職活動や転職活動による応募企業とのメールの返信では、基本的なマナーがあります。就職活動で採用担当者へのメールの返信を友達とのメールのようにのんびりと構えていては、相手に悪印象を与えて採用に影響することも考えられます。

以下に、就職活動におけるメール返信の4つの基本マナーをご紹介しますので、これから就職活動を行うという方は、よく確認しておきましょう。

メール返信のマナー1：返信は24時間以内

採用担当者から連絡があった場合、返信は24時間以内に行いましょう。メールの早い返信に対し悪い印象を持つ人はいません。

基本的に就職活動における応募企業からのメールをもらった場合は、見たらすぐに返信するということを意識し、遅くとも24時間以内の返信を心がけるようにしましょう。

もし、何か調整が必要ですぐ返信できない場合でも、「○日までに返信いたします。」といつまでに答えられるかの返信をすぐにしましょう。

メール返信のマナー2：件名は変更しない

メールの件名は、相手の目に最初に留まるものですので、件名は変更せずにそのまま返信しましょう。簡潔に件名や名前が書かれていれば、すぐに誰からのどういった内容のメールかが、相手にわかりやすくなります。

このとき「お世話になっております」など挨拶を件名に入れる人もいますが、これは内容がわかりにくくなるためやめましょう。「Re」をつけたままで失礼ではと考える人もいるでしょうが、このまま送るのが正解です。

メール返信のマナー3：メールは本文を残す

応募企業への返信メールでは送信されたメール本文を残しましょう。送信されたメールへ返信する場合は、送られてきたメールの内容が下に残ります。返信する場合は、受信メールの内容もそのままにして返信しましょう。

採用担当者は誰宛てにどういった内容を送ったのかが一目でわかりますし、個別対応が必要な場合もその内容がすぐわかります。ただし、何度もメールのやり取りをした場合には1～2個を残し削除してもいいでしょう。

メール返信のマナー4：本文の基本的構成

メール返信の基本構成は「宛先・あいさつ・内容・締め・署名」です。宛先は「○○株式会社」と法人名は略すことなくそのまま記載し、担当部署と担当者名を入れます。挨拶は「お世話になっております」と入れ、内容は改行してわかりやすく謙虚な言い回しにしましょう。

締めは「ご多用の中恐れ入りますが、よろしくお願い申し上げます」と相手を気遣う一文で締めます。最後に自分の名前、住所、電話番号、メールアドレスを記載します。

面接日程調整メール例文4つ

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企業からのメールの返信では、面接日程調整の場合もあります。面接日程の調整では、相手から提示された日にちへの承諾や、調整が必要な場合、またこちらから候補日を提示する場合などがあります。

丁寧かつ簡潔にきちんとした返信ができるよう、以下に面接日程調整メールの例文をご紹介しますので、ご参照ください。

メール例文1：企業から候補日を提示されて返信する場合

希望日は曜日まで記載しましょう。以下が例文になります。

「お世話になっております。○○と申します。このたびは面接日程候補のご連絡、誠にありがとうございます。いただきました日程の中から以下の日程でお伺いさせていただけますでしょうか。日時：〇月〇日（〇）〇時～〇時　場所：株式会社○○　第一会議室

お忙しい中、日程調整をしていただきまして、ありがとうございました。当日は何卒よろしくお願い申し上げます。」

メール例文2：自分から候補日を提示する場合

候補日を提示する場合は3日程以上を提示しましょう。例文は以下になります。

「お世話になっております。○○と申します。書類選考通過のご連絡誠にありがとうございます。面接希望日程ですが、下記日程が訪問可能な日となっております。ご調整いただけますと幸いです。

（1）〇月〇日（〇）　〇時～〇時　（2）△月△日（△）　△時～△時　（3）□月□日（□）　□時～□時　お忙しい中恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。」

メール例文3：提示された候補日で日程調整ができない場合

日程調整できない場合は候補日を提示します。「お忙しい中、次回面接日程のご連絡をいただき誠にありがとうございます。ぜひ面接に参加させていただきたく存じます。ご連絡いただいた日程ですが、現職都合によりお伺いできません。

つきましては、下記日程より再度調整いただくことは可能でしょうか。〇月〇日（〇）　〇時～〇時　〇月〇日（〇）〇時以降　こちらの都合により大変申し訳ありませんが、何卒よろしくお願い申し上げます。」

メール例文4：調整済みの面接日程を変更・再調整したい場合

調整済みの面接日程を変更する場合はお詫びしてから調整日程を提示しましょう。「〇月〇日〇時よりお約束しておりました面接につきまして、都合によりお伺いできなくなりました。大変申し訳ありません。

つきましては、下記日程の中から再度ご調整いただくことは可能でしょうか。〇月〇日（〇）　13時以降　〇月〇日（〇）終日　ご多用の折り、お手数をおかけしまして申し訳ありませんが、何卒よろしくお願い申し上げます。」

「面接当日」の緊急連絡メール例文2選

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面接当日に遅刻しそうだとなった場合は、まずは採用担当者へ電話連絡をすることが基本となります。その上で、緊急連絡メールを送信するようにしましょう。

たとえば、何かしらの事故で電車が遅れるという場合は、その旨を説明した上で、到着がいつ頃になるかを伝えます。そして、約束した面接時刻に遅刻することに対してのお詫びを必ず入れるようにしましょう。

メール例文1：遅刻しそうな場合

遅刻する場合は、まずお詫びをしてから遅刻する理由といつ到着するか見込み時間を連絡します。また緊急連絡のため簡潔な文章にします。

「お世話になっております。本日○○時より面接予定の○○と申します。現在、○○駅にいますが電車事故で遅延していますので、御社への到着時刻が13時頃になる予定です。

ご迷惑をおかけしまして誠に申し訳ございません。このまま御社の面接に伺わせていただいて問題ございませんでしょうか。」

メール例文2：辞退する場合

当日キャンセルは悪印象となりますので再度日程調整は難しいですが、メールのほかに電話で理由を説明して納得してもらうことが重要です。

「誠に申し訳ございませんが、○○により本日の面接を辞退させていただきたく、ご連絡差し上げました。

急な連絡で申し訳ありませんが、もし可能でしたら別日程で面接を受けることは可能でしょうか。大変なお手数をおかけしますが、どうぞご再考お願いいたします。」

面接後のお礼や問合せ・内定についてのメール例文6つ

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面接前の日程調整のメールについてみてきましたが、面接が終わってからも採用担当者へのお礼メールや問い合わせなどメールのやり取りがあります。

ここでは、面接後のお礼や問合せ、内定についてのメール例文を6つご紹介します。面接後も誠実で丁寧なメールで、担当から好印象を抱いてもらえるように心がけましょう。

メール例文1：面接後にお礼を伝える場合

お礼メールでは送るタイミングや面接時の具体的内容を記載するようにしましょう。

「本日○時より面接していただいた○○です。本日はお忙しい中、貴重なお時間をいただき誠にありがとうございました。面接では貴社の事業内容や仕事内容への理解を深めることができ、多くの学びを得ることができました。

より一層、貴社で仕事がしたい気持ちが強くなりました。まずは本日の面接のお礼を申し上げたく、メールさせていただきました。」

メール例文2：面接結果を問い合わせる場合

面接結果がなかなか来ない場合、結果メールがゴミ箱や迷惑メールフォルダに入ってないかを確認してから問い合わせメールを送りましょう。

「〇月〇日11時より採用面接をさせていただきました○○と申します。先日はお忙しい中、面接のお時間を賜りましてまことにありがとうございました。

恐れ入りますが、面接結果はいつまでにお知らせいただけますでしょうか。お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。」

メール例文3：内定を承諾する場合

勤務条件や給与や待遇など労働条件に不明点がないかを確認してから、内定承諾のメールを送りましょう。

「このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。心より感謝申し上げ、謹んでお受けいたします。いままでの経験を活かし、貴社の戦力となり貢献できるよう努めてまいります。どうぞ、引き続きよろしくお願いいたします。」

メール例文4：内定を辞退する場合

内定辞退のメールでは、辞退の詳細な理由について記載する必要はありません。

「このたびは内定のご連絡をいただきありがとうございます。せっかくのご連絡をいただいたところ、大変恐縮ですが貴社内定を辞退させていただきたくご連絡申し上げました。

選考においては丁寧な対応をいただき魅力を感じておりましたが、自らの適性を考えこの結論に至りました。このような結果となり誠に申し訳ございません。心よりお詫び申し上げます。」

メール例文5：履歴書をメールで送信する場合

面接時に履歴書を忘れて後日提出でいいと言われたという場合は、メールで履歴書を添付する場合にお詫びの一文も入れましょう。

「先日は面接していただきありがとうございます。また、履歴書を持参するのを忘れてしまい申し訳ありません。先日提出できなかった履歴書を送付いたしますので添付ファイルをご確認願います。お忙しい中、恐れ入りますが、ご査収のほど何卒よろしくお願い申し上げます。」

メール例文6：選考途中で辞退する場合

選考途中に辞退を決めた場合は、できるだけ早く連絡するようにしましょう。前日や当日の場合は電話で連絡する方がいいでしょう。

「誠に申し訳ございませんが、一身上の都合により選考を辞退させていただきたく、ご連絡差し上げました。

〇月〇日（〇）〇時より2次面接の時間をいただいておりましたが、一身上の都合によって辞退とさせていてだきました。日程調整をいただいたにもかかわらず、申し訳ありません。」

メールのマナーを守って面接であなたをアピールしよう

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就職活動をすすめていく上で、メールによる採用担当者とのやりとりは面接と同じくらいに重要な意味を持ちます。メールのマナーを守り、採用担当者から好印象を得たり、また信頼を損なわないようにして、面接であなたをアピールしましょう。

また、面接後もお礼メールなどを送り、社会人としてのマナーを守って就職活動をスムーズに進めましょう。