内定を辞退するまでの期限｜注意点7つや電話・メールでの例文も紹介

内定を辞退するまでの期限は決まっているのか？

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学生のみなさんが企業から内定をもらったとき、本命の企業から内定をもらえるまでキープして、保留にできる期限を考えたことはあるでしょうか。

法律上の期限は、就業の2週間前までに連絡をすれば良いとされていますが、内定辞退を決めたら、迅速に企業へ知らせるべきでしょう。

下記ではまず、内定辞退の期限について紹介していきます。

入社の2週間前までに申し出ること

民法第627条第１項は、基本的に入社後の社員を想定していますが、内定者にも同様に適用されます。解約を申し入れる日はいつでも良く（勤務開始日前である必要もなく）、申し入れ日から2週間が経過すれば解約できることとなります。

また、企業との間の意思確認のための、内定承諾書を交わしていた場合でも、法的な拘束力はありません。そのため、内定辞退の期限は就業の2週間前までです。

しかし期限があっても、内定辞退を決めたら、可能な限り早めに企業に連絡をしましょう。内定辞退の場合再募集の必要があり、新入社員受け入れ準備も進めているからです。

内定式前に辞退を申し出るのが一般的には良い

一般的な期限としては内定式前に辞退を申し出るのが良いとされています。

内定式とは、企業から正式に内定の通達がある場です。一般的な内定式の内容は、社長や役員の挨拶、懇親会などですが、本来の目的は内定承諾書にサインをすることだと言われています。

法的には2週間前でも問題ありませんが、準備してもらった企業側に迷惑が掛かってしまうので、内定式前には気持ちを決めておきましょう。

内定を辞退する際の注意点7つ

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内定辞退の連絡は、基本的に電話でする方がよく、企業とのやり取りに慣れてない学生さんは、戸惑うことも多いでしょう。こちらでは、内定辞退する際の注意点を7つ紹介していきます。

企業が快く電話を取りやすい時間帯や、電話をかけるのに適した場所など、電話前にも気を付けるべきことがたくさんあります。さっそく下記を読み進めていきましょう。

内定を辞退する際の注意点1：時間帯

内定を辞退する際は、企業が忙しいと思われる時間帯は避けましょう。

始業開始前や直後、12時から13時などの昼食の時間帯、終業間際は避けたほうが良いでしょう。業務多忙、離席、帰宅準備などの可能性があるからです。

10:00-12:00と14:00-16:00の間が、業務が落ち着いている可能性が高いでしょう。ただし、企業により、就業時間は異なるため、事前に確認しましょう。

内定を辞退する際の注意点2：言葉遣い

企業に内定辞退の連絡をする前に、何をどう話すのか整理し、企業側に失礼のない言葉遣いに注意しましょう。

まずは、「〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。」と自分が何者か名乗ります。その後、「新卒採用担当者の〇〇様いらっしゃいますでしょうか。」と担当者を呼び出します。

採用担当者に代わったら、もう一度、名前を名乗り、「先日は内定のご連絡いただきありがとうございました。検討しましたところ、〇〇の理由で、内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。」と言いましょう。

内定を辞退する際の注意点3：声のトーンやボリューム

電話する際の基本は、相手に伝わりやすいボリュームで、はきはきと話すことが大事です。申し訳ない気持ちから、声のトーンが暗くならないよう気を付けましょう。声のトーンが暗いと、相手に聞き取りづらくなります。

理想としては、いつもより1トーン高めを意識して発声すると、相手に誠意が伝わりやすいと言われています。明るすぎず、暗すぎず、誠意や丁寧さが伝わるような声のトーンとボリュームを意識しましょう。

内定を辞退する際の注意点4：場所

内定辞退という大事な電話をする場合は、周りの雑音が入りにくい、静かな室内から掛けましょう。家族がいる場合は、事前に静かにしてほしい旨を伝えておきましょう。また、猫や犬などのペットの鳴き声にも注意しましょう。

電波状況を整えるために、Wi-Fiの近くの部屋からがいいでしょう。固定電話は安定した通話ができるため、利用できるならそこから掛けましょう。

内定を辞退する際の注意点5：嘘の理由を伝えない

内定辞退の連絡をする際に、理由を聞かれる場合があります。理由を聞かれた場合は、噓をつかず本当の理由を答えましょう。

理由を言った後に企業側に詳細を聞かれた場合、口ごもってしまう可能性があったり、一度噓をついてしまうと、今後も噓をつき続けなければいけないからです。

今後、内定辞退の企業と取引を行う可能性もないとは言えません。噓のない、誠実な対応をすることで、今後の信頼にもつながるでしょう。

内定を辞退する際の注意点6：電話で辞退の連絡を行う

内定辞退の際は、迅速に伝える必要があるため、電話で連絡をしましょう。電話のほうが円満に、お互いに気持ちよく内定辞退の取り交わしができる可能性が高いからです。

メールの場合、企業側が見逃すリスクもあります。また、電話のほうが誠実さなどが伝わりやすく、今後の信頼も得やすいでしょう。

電話の場合は、きちんと話すことを事前に用意し、企業側に時間を取らせて迷惑にならないようにしましょう。

内定を辞退する際の注意点7：不在の場合はメールで連絡

電話をしたときに担当者が不在の場合は、メールで迅速に内定辞退の意思がある旨を伝えましょう。また、メールで終わりにするのではなく、確認のためにも電話をしておきましょう。

マナーとしては、一目みて内容が読み取れる簡潔な表現が大事です。冒頭に内定辞退の意思、その次に、理由を簡潔に記載します。最後に内定をもらったことや、面接などの対応に感謝し、締めとします。

【パターン別】内定を辞退する際の例文

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電話でもメールでも伝える内容としては変わりはありません。大事なことは、まずは自分が何者なのか、大学名とフルネームをきちんと名乗ること、また、内容を伝えたい担当者名を言うことです。

下記では、電話で内定辞退する場合と、メールで内定辞退する場合の例文をそれぞれ紹介していきます。相手に伝えわりやすい内容を心がけていきましょう。

内定を辞退する際の例文：電話の場合

電話の場合、「先日は内定をいただきありがとうございました。今回は内定を辞退させていただきたく、お電話いたしました。」と電話した目的を言いましょう。

企業側が理由を聞かなかった場合は、スムーズに終わる場合が多いです。最後に、申し訳ないという気持ちと「失礼いたします」で終わりましょう。

また、理由を聞かれた場合は、「他社からも内定を受けており、自分の適性なども踏まえ検討したところ、このような決断となりました」など、噓のない理由を簡潔に述べましょう。

内定を辞退する際の例文：メールの場合

メールの場合は、「〇〇株式会社　〇〇部　〇〇様」と行頭に宛名、次に自分の大学名と名前を記載します。

始まりは「この度は内定をいただき、誠にありがとうございます」と感謝を述べ、そのあとに「大変恐縮なのですが、内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました」と意思を伝えます。

その後、改行し、内定辞退の自分なりの理由を答えます。そして、最後に、「誠に申し訳ございません。」と謝罪やお礼で締めると良いでしょう。

また、電話したときに担当者様が不在だった場合は、「先ほど連絡いたしましたが、ご不在でしたので、メールにて失礼いたします」など一言添えると良いでしょう。

内定辞退を止められた場合の正しい対応方法とは？

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内定辞退の連絡をした際に、「直接会って話しませんか？」などと引き止められる場合があります。企業から呼び出しがあった場合は、素直に従いましょう。その際に、いかに説得されても曲げない強い意思を持つことが重要です。

説得に承諾し、第一希望ではない企業に就職をしても、後々お互いに後悔してしまう可能性が高くなります。どうしても曲げられない理由があることをしっかりと伝えましょう。

企業の引き止めを無視してしまうと、大学に迷惑がかかってしまう可能性があるため、誠意をもって対応することが重要です。

内定を辞退する期限を守って正しく対応しよう

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内定辞退は、準備にかけてもらった期間やコストなど、企業に多大な迷惑をかけてしまいます。ただ、私たちには職業選択の自由があり、第一志望の企業から内定をもらえた場合は、他企業の内定辞退はやむを得ないでしょう。

企業には誠実さをもって、内定辞退の意思をきちんと伝えましょう。また、本記事を読んでいる大学生のみなさんは、将来の自分としっかりと向き合い、心から働きたいと思える企業を選択しましょう。